Всичко, което трябва да знаеш за наредба Н-18 през 2024 година

Наредба № 18 или Н-18 е един от документите, чрез които се следи законовата страна на търговската дейност в България. В него се посочват изискванията към търговците по отношение на регистриране и отчитане на продажбите им чрез фискални устройства.

Това е законът, който трябва да спазват търговците, когато издават касови бонове, за да може отчитането да се счита за легално.

В тази статия ще научиш следното:

• Кое е най-важното, което Н-18 засяга;
• Валидна ли е наредба Н-18 за твоя бизнес;
• Какви допълнения в закона са направени досега;
• Как се наказват нарушенията;
• Какви ресурси могат да ти помогнат, ако искаш да разчиташ и разбираш тази наредба в бъдеще.

Основни принципи и цели на наредба Н-18

Наредба Н-18 за касовите апарати е въведена с цел да осигури прозрачност в търговската дейност в България и да предотврати укриването на данъци. Идеята зад нея е да се гарантира, че всички продажби се отчитат коректно и че потребителите получават фискален бон за всяка направена покупка.

Основният принцип на тази наредба е изискването за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти. Казано иначе, това значи всеки търговец да има касов апарат и да го използва, за да отчита продажбите си.

За управление на продажбите в наредбата се посочват изискванията към софтуера, който да извършва техническите операции, както и изискванията към лицата, които работят с този софтуер. Самият софтуер трябва да бъде в съответствие с изискванията на наредбата.

Очакванията към лицата, които извършват продажби чрез електронен ПОС терминал, са, че те трябва да се преминали през обучение и да бъдат вписани в търговския регистър.

Разбира се, тук става въпрос за юридическите лица, собственици на даден бизнес. Що се отнася до обучението за работа със самото устройство, то важи и за всички назначени служители.

Интернет продажбите също са засегнати от наредба Н-18. Електронен магазин без специализиран софтуер, който да отчита продажбите и да издава фискални бонове, не се зачита като законно опериращ в рамките на страната.

Обхват на наредба Н-18 и приложимост

Наредба Н-18 от 2006 г. за управление на търговската дейност урежда условията, реда и начина на работа не само с фискални устройства, но и елементи на търговията.

Те включват:

• Сервизно обслужване;
• Експертизи;
• Контрол на осчетоводяването на продажби;
• Изисквания към софтуерите в областта;
• Изискванията към лицата, извършващи продажби чрез електронен магазин.

Като за начало, важно е да се уточни, че този документ се отнася както за физически,  така и за електронни магазини.

Приложимостта му се простира върху всички лица, използващи:

• СУПТО – софтуер за управление на продажбите в търговския обект (всеки магазин като цяло);
• ЕСФП – електронни системи с фискална памет (за регистриране и отчитане оборотите от продажби на течни горива);
• ИАСУТД – интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност (софтуер, подобен по своята функционалност на ФУ (фискално устройство като касов апарат).

В това число влизат и лицата, които предоставят тези софтуерни решения. Такива са разработчиците на софтуер за управление на склад, гореспоменатите системи за управление на продажбите и т.н.

Исторически допълнения и изменения

От момента на въвеждането и в сила от 2006 г., наредба № 18 е претърпяла множество промени, които отразяват динамиката на търговския сектор и технологичните нововъведения.

В своя първоначален вид наредбата предимно се фокусира върху това как се използват касовите апарати в търговските обекти, каква информация е редно да съдържат и по какъв начин следва да се отчита всяка продажба. 

Този фокус на документа не се изменя и остава актуален и до днешна дата. Разликите в някои от подробностите, свързани с изискванията, са това, което следва да се има предвид, когато се разглеждат различните версии на Н-18.

Към настоящия период най-актуалните версии на наредбата се намират на сайтовете на НАП и Държавен вестник, където се публикуват всички изменения и допълнения към тази и други наредби.

С развитието на технологиите и появата на нови форми на търговия, каквито са онлайн магазините, се наблюдават изменения в някои от условията на наредбата. 

Така през годините са въвеждат и подробности, които уреждат въпроси, възникнали по време на проверка на търговски обекти. Крайният резултат, търсен от законодателните органи, е всеобщо да има коректно отчитане на продажбите, да се намалят случаите на укриването на данъци и да се увеличи прозрачността на търговците в общ план.

След навлизането на България в Европейския съюз наредбата е актуализирана, за да отговаря на европейските изисквания и стандарти. Това включва и изменения в употребата на фискални устройства, както и въвеждането на нови стандарти за сигурност и защита на потребителските данни – GDPR регламента.

По-късно се правят още промени в наредба Н-18, които да отговарят на разрастващия се електронен и конкретно мобилен пазар.

Последни допълнения и изменения

Най-новите промени в наредбата са обнародвани на 26 февруари 2021 г в бр. 17 от Държавния вестник. Те засягат лицата, използващи СУПТО, ЕСФП и ИАСУТД, както и отмяната на срокове, чиято цел дотогава е била да регулира дейността на търговските лица, преди да се нанесат текущите изменения.

Относно лицата, използващи СУПТО: 

• Съгласно чл. 118, ал. 14 от ЗДДС (Закон за данък върху добавената стойност) производителите и разпространителите на СУПТО следва да подадат декларация по образец в НАП (Национална агенция по приходите) преди предвиденият софтуер да бъде разпространен.
  
• Декларацията се подава по електронен път. Нужен е квалифициран електронен подпис, достъпен на страницата на НАП. Подаването става чрез електронната услуга в портала за е-услуги на агенцията.
  
• Информацията, която се подава, трябва да съответства с изискванията на наредбата, уточнявайки повече за софтуерния продукт. НАП няма да тества софтуера, но по чл. 52в, ал. 6 в срок до 7 работни дни от подаване на декларацията ще потвърди, че той е включен в публичния списък на СУПТО или ще уведоми декларатора за нередности в подадената декларация.

Относно лицата, използващи ЕСФП:

• ЕСФП средствата преди изпитване в реални условия трябва да са преминали метрологичен контрол по БИМ (Български институт по метрология) по реда на Закона за измерванията (ЗЗИ). И тук е необходима заявка – в този случай трябва да се подаде в 7-дневен срок преди регистрацията на ЕСФП в НАП.
  
  Има няколко етапа на действие. Първо се издава протокол в три еднообразни екземпляра, който се съхранява в обекта, за да може да се докаже, че изпитанията са одобрени от комисия.

След това се издава свидетелство за типа ЕСФП или добавено ново средство, включително при демонтажа на ФУ и монтажа на ФП. Накрая се подава заявление по образец в БИМ за първоначална проверка, което БИМ препраща към НАП.

• Съгласно чл. 16, ал. 3 при работа с ЕСФП всички средства за измерване трябва да са преминали метрологичен контрол от органите на БИМ по реда на ЗЗИ.
  
• В случаите на откриване на нов обект или смяна на собственост органите на НАП и БИМ извършват проверка в обекта в 7-дневен срок от датата на регистрация на ЕСФП в НАП. Протоколът, издаден след проверка, се съхранява в дадения обект.
  
  До извършване на проверката не се допуска продажбата или зареждането на течни горива и на пропан-бутан в бутилки за битови нужди чрез електронни везни. Съгласно чл. 16а, ал. 4 самата проверка следва да бъде извършена в 30-дневен срок от подаване на заявлението, за да бъдат одобрени желаните промени в блок-схемата.

Относно лицата, използващи ИАСУТД:

• След 31 януари 2022 г. всички лица, регистриращи и отчитащи продажби с ИАСУТД, следва да са превели дейността си в съответствие с изискванията на наредбата.
  
• Предишно издадените удостоверения за сервизни организации са валидни до 31 декември 2021 г., което значи, че ако твоето е такова, е нужно преиздаване или превалидиране.

Отменените срокове се отнасят до лицата, упоменати до момента, както и до производителите и разпространителите на СУПТО. Отменя се § 74, ал. 2; § 75, ал. 1 – 5; § 13 от раздела Преходни и заключителни разпоредби, гласящо съответните лица да могат своевременно да съобразят дейността си с действащите до промяната изисквания.

Регулации и санкции при неспазване на наредба Н-18

В случаите на неспазване на наредба №18 следва налагането на административни и финансови санкции.

Видовете регулации и свързаните с тях санкции се определят според нарушението:

• Глоби. Размерът им варира в зависимост от характера и тежестта на нарушението, като те могат да достигнат значителни суми. Например при работа с касови бележки от кочан може да се наложи ремонт на фискалното устройство.

Според чл. 40, ал. 4 без направено вписване в паспорта на ФУ от сервизния техник устройството не се признава за валидно. Съответно се налага и санкция, която в случая взема предвид времето, в което ФУ е било в ремонт, и приходите, натрупани през този период.

• Временно прекратяване на дейността. В случай на сериозни или многократни нарушения, регистрирани от държавните органи, търговската дейност на предприятието може да бъде прекратена безсрочно, докато не бъдат изпълнени съответните условия.
  
  Например според чл. 45, ал. 1 и чл. 47 на лицата, нерегистрирани по Търговския закон или Закона за кооперациите, или по чл. 3, ал. 1, т. 5, буква “а” от Закона за регистър БУЛСТАТ, може да бъдат отказани техническо обслужване и ремонт.
  
• Отнемане на лиценз. Поначало това важи за всяко законово нарушение, ако е отразено по такъв начин от съответния орган – търговската дейност на лицето, извършило нарушението, може да бъде забранена, което би засягало не само единичното предприятие, а всичките предприятия под името на лицето.
  

Всяко неспазване на точките в наредбата води до последици за репутацията на бизнеса, ако това бъде отчетено от административните органи. 

В днешно време информацията тече бързо. За подобни нарушения тя достигне ли до клиентелата на предприятието, освен всичко останало би въздействала и отрицателно на отношенията с клиентите и репутацията на цялостната търговска дейност.

Ресурси и източници за разбиране и прилагане на наредбата

Правилното прилагане на наредба Н-18 изисква следеното на законовите промени.

Ако искаш да си наясно с всички актулизации към документа препоръчваме следните ресурси:

• Официалния сайт на Националната агенция по приходите (НАП): Актуализации към съществуващи документи и други допълнения, включително разяснения и инструкции за изпълнението на определени процедури, се публикуват в сайта на НАП.
  
• Държавен вестник: Резултатите от редовните събрания на Народното събрание се публикуват тук, като в някои броеве на вестника има и актуализации към активните закони. Това е и мястото, където най-често се публикуват промени, преди те да бъдат обявени в новинарски или други сайтове като този на НАП.
  
• Консултации със специалисти. Юристи и счетоводители обикновено имат нужните познания за повечето видове закони, когато става дума за правомерно изпълнение на търговска дейност и осчетоводяването на продажбите. Именно затова е важно да използвате правни и счетоводни услуги като собственик на бизнес.
  
• Правна документация. Прочитането на законите за себе си ще ти помогне да схванеш от първа ръка как са навързани различните точки, освен че ще улесни разбирането ти на подобни документи за в бъдеще.

Наредба №18 е важен документ, който е редно да се има предвид от всеки търговец. Ако желаеш да намериш отговори на някои от тези въпроси и да разбереш как да използваш фискални устройства като СУПТО, изпрати запитване на NEXT BASKET.

Източници

1. Наредба Н-18 от 13 декември 2006 г. , дата на публикуване 24 декември 2021 година – https://nra.bg/wps/portal/nra/zakonodatelstvo/zakonodatelstvo_priority/238edf96-5722-4993-9eeb-1ab7082e6e7b 
2. ДВ бр. 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107 и 108 от ноември и декември 2023 година – https://dv.parliament.bg/DVWeb/broeveList.faces 
3. Закон за измерванията в сила от 09.11.2002 г. Български правен портал lex.bg – https://lex.bg/laws/ldoc/2135449088