Видове ERP системи и персонализация според нуждите на бизнеса

ERP системите (Enterprise Resource Planning) са софтуер решения, които централизират множество бизнес процеси, позволявайки на компанията да проследява, управлява и автоматизира почти всички основни аспекти на една организация. 

Тук ще разгледаме какви опции за ERP системи съществуват и кой е подходящият за бизнеса ти.

Кога имаш нужда от автоматизирано планиране на ресурсите

За много бизнеси, които планират експоненциално развитие, интеграцията на ERP система е почти наложителна. С растежа на компанията, съхранението и проследяването на данни става все по-трудно. Управлението на толкова много информация, особено чрез различни и несвързани системи, може да е скъпо, неефикасно и неорганизирано. Ако не се интегрира подходящият ERP софтуер, рискът от последици, свързани с грешното управление на данни е висок.

Въпреки че няма установен стандарт за времето на въвеждането им, ERP системите могат да намерят полза и в самото начало на един бизнес. Ранното въвеждане спестява средства и усилия от евентуалната миграция на данните и  помага за установяването на автоматизирани процеси за управление на ресурси и процеси.

Дори и първоначалните финансови изисквания да са високи, ранното въвеждане на ERP система има голяма вероятност да ти спести ресурси в дългосрочен план.

Как работят ERP системите

ERP софтуерите централизират данните и процесите на организацията в една обща система. Така цялата информация на предприятието, или голяма част от нея, се намира в една база данни и управлението на бизнеса е много по-лесно и организирано.

Тези софтуери разполагат с различни модули – те представляват отделните системи, които отговарят за съответен аспект от управлението на един бизнес. 

Една ERP система може да включва:

• Счетоводство и финанси. Ако този модул се свърже с останалите, той може да ти обновява финансовите данни в реално време, спестявайки изключително много ръчен труд. Чрез събирането на данни от останалите модули и процеси, осчетоводяването става много по-ефикасно и надеждно. Системата за водене на счетоводство и финанси е една от най-големите ползи на ERP системата, както и най-използвания модул.

• Управление на човешките ресурси. Това е ключов елемент от почти всяка ERP система. Чрез този модул се управляват човешките ресурси и човешкия капитал като се съхранява и обработва база данни, съдържаща контактна информация, заплати, присъствие, представяне и повишения на работната ръка. Модулът за човешки ресурси улеснява спазването на регламентите за съхранение на подобна информация и автоматизира процеса на заплащане, наемане и цялостната организация на човешките ресурси.

• Управление на взаимоотношенията с клиентите. Повечето ERP софтуери идват с интегрирана система за управление на взаимоотношенията с клиенти, още позната като CRM система (Customer Relationship Management). Този модул позволява на бизнесите да проследяват и управляват връзките си с потенциални клиенти и бизнес партньорства, както и фунията на продажби.

• Управление на веригата за доставки. Повечето ERP системи, пригодени за електронната търговия, включват този модул. Той позволява проследяването и управлението на всяка фаза от създаването на един продукт или услуга преди тяхната дистрибуция. От управление на производството до доставката в склад. Дори за компании, които не отговарят за своето производство, този модул е изключително полезен, защото предлага по-ясен поглед над качеството и скоростта на доставъчния процес.

• Управление на склад и складови наличности. Този модул следи с точност различните аспекти на инвентара, като наличностите, обработката на поръчките, сроковете на годност и други. Системата може да подобри ефикасността на складовите процеси и да намали значително риска от “човешка” грешка.

• Управление на проекти. Още познати като Project Management Modules, това са модули, които предоставят инструменти за управление и развитие на проекти. Това включва визуализиране на сложни и многослойни идеи, инструменти за планиране на ресурсите, планиране и разпределение на задачи.

• Business intelligence (BI). Това са инструменти и системи, които използват събраната от целия ERP софтуер информация, синтезирайки я лесно разбираеми бизнес анализи и данни. Това ефективно създава data warehouse (централизиран склад за данни) – много надежден източник на информация, която може да се използва при оптимизирането на процеси и разпределението на ресурси.

Видове ERP системи според функционалностите

В зависимост от нуждите на предприятието, изборът на ERP система може да варира. Тук ще разгледаме различните софтуери според техните технически възможности.

Решения с фиксирана функционалност

Тези ERP системи са изградени предварително с ясно установени рамки. Функционалностите им не подлежат на промени или допълнения. Те са подходящи за малки и средни бизнеси, които следват определен бизнес модел, като например дропшипинг, стандартния търговски бизнес или SaaS бизнес. 

Процесът на въвеждане на такава система в съществуващ бизнес е бърз и достъпен – всъщност, това обикновено е най-евтината и автономна опция за enterprise ERP система.

Естественият недостатък на тези софтуери е липсата на свобода при надграждането на системата спрямо специфичните нужди на растящия бизнес.

Тези ERP системи в България могат да струват между 200 лв. и 400 лв. (еднократно заплащане).

Обширен функционален обхват

При опциите с обширен функционален обхват, бизнесът има свободата да променя настройките на системата спрямо нуждите на бизнеса си. В повечето случаи се изисква професионално внедряване на софтуера от експерт или представител на специализирана компания за внедряване на ERP системи.

Гъвкавостта на това решение е висока, но идва със своите лимитации. Нивото на персонализация на този тип система е по-високо, но репертоара от опции е базиран на предварително изградени ограничения – в повечето случаи не могат да се въведат процеси, които са специфични за конкретния бизнес.

Цената е по-висока – минимум 500 лв. за самия софтуер и над 2,000 лв. за наемането на експерт по внедряване – но този вариант е обикновено достатъчен за повечето предприятия.

Висок клас ERP системи с пълна персонализация

Възможно най-персонализираните ERP системи могат да се изготвят по поръчка, спрямо нуждите на един бизнес. Поради спецификата на тази задача, особено при големи бизнеси и корпорации, нуждата от компетентен консултант е задължителна и скъпа.

Внедряването на такава система може да струва над 15,000 лв., в зависимост от размера и структурата на бизнеса.

Видове ERP системи според размера на предприятието

Различните ERP системи за управление на ресурсите могат да бъдат разделени и според размера на бизнеса, за който са подходящи.

ERP решения за малък бизнес

Обикновено, малките бизнеси се възползват от решения с фиксирана функционалност, поради достъпната им цена. Стига бизнес форматът да не твърде нестандартен, повечето ERP, BI и CRM системи на тези софтуери изпълняват отлично организационните нужди на растящия бизнес.

Пример за такова ERP решение е Syspro.

ERP решения за среден бизнес

Най-често, средните бизнеси също разчитат на решенията с фиксирана функционалност, стига инфраструктурата да запълва нуждите на бизнес модела. Но ако се изисква повече техническа свобода и специфични функционалности, гъвкавите опции могат да са по-подходящи за предприятието.

Пример за такова ERP решение е Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Корпоративни ERP софтуери

Мащабната организация с установена идентичност и уникална динамика се нуждае от абсолютна свобода при изграждането на процеси свързани с работата, съхранението на информацията, разпределението на ресурсите на предприятието, следенето на продажбите и пр.

Изграждане на ERP системи предвид специфичните изисквания е приоритет и инвестирането във висок клас ERP системи може да е отлична инвестиция за бизнеса в дългосрочен план.

Примери за такива ERP решения, които се използват успешно, са SAP и Oracle.

Видове ERP според начина на използване

За управлението на ресурсите могат да се използват и системи с различен модел на работа и начин на използване.

Софтуер като услуга (SaaS)

SaaS ERP системата е модел, при който услугата се предоставя на организацията през уеб браузър, без да се налага да се инсталира софтуер. Обикновено, тези услуги се активират срещу месечен или годишен абонамент.

SaaS моделите имат най-ниския финансов праг за стартиране и се внедряват лесно в съществуващата инфраструктура на бизнеса. Освен това, тъй като е онлайн услуга, обновяването на софтуера е автоматично, лесно и не изисква допълнителни такси.

Същевременно, SaaS услугите се предоставят от трето лице – компания, която обикновено предлага обслужване на своите потребители, както и допълнителна поддръжка. Това значи, че бизнесът ти не се нуждае от отделен експерт, който да отговаря за ефективната работа с ERP системи.

Недостатък е, че информацията ти се съхранява в облак, притежаван и поддържан от SaaS компанията. Така нямаш пълен контрол над данните си и достъпът до тях зависи от външна организация и интернет връзка.

Лицензионен софтуер (On-Premises)

Този тип софтуер се инсталира върху хардуера на организацията или нейните компютърни системи.

Обикновено, лицензионните софтуери са много по-гъвкави и персонализирани, но най-вече, те позволяват тотална автономия при управлението на системите и процесите на предприятието, тъй като няма зависимост от външни лица или компании (освен при първоначалното инсталиране).

С правилната експертиза, можеш да обновяваш софтуера си с по-голяма свобода и персонализация, което прави тази опция предпочитана от средните и големите бизнеси.

Тази опция е по-скъпа. Изискват се по-компетентни служители, които да оперират системите, по-висока първоначална инвестиция, както и повече общи такси за поддръжка. Различните отдели трябва да бъдат обучени в употребата на съответните модули.

On-Premises решенията отнемат много повече време за установяване и инсталиране, с цел да се удовлетворят нуждите на бизнеса. 

Видове внедряване на ERP

От страна на технологии за внедряване, също ще откриеш няколко опции, чрез които ERP може да работи. 

Облачни ERP системи

Облачните системи се съхраняват онлайн в дигитални облаци и са достъпни от разстояние при наличието на интернет връзка. Обикновено, SaaS решенията работят на този принцип, но е възможно да съхраняваш информация от персонализирано лицензионно решение на собствен облак. 

Тъй като не са лимитирани до едно или няколко устройства, облачните ERP системи ти позволяват достъп и от мобилни устройства, което може да увеличи гъвкавостта и мобилността на работния процес.

Локални ERP системи

Локалните (On-Premises) системи се съхраняват и поддържат във физическо пространство – компютър или вътрешни сървъри на предприятието. Те не са достъпни от разстояние, но са най-добре защитени и бизнесът разполага с най-много контрол върху тях.

Хибридни ERP системи

Това е комбиниран между предходните два метод за внедряване и съхранение. Начинът, по който тези системи работят силно зависи от предпочитанията на бизнеса, но най-често представляват ERP софтуери с локално съхранение, които са достъпни онлайн, при наличие на релевантните разрешения.

Как да изберете правилната алтернатива

Да разгледаме някои добри практики при избора на ERP система, според нуждите на твоя бизнес.

1. Оцени текущите бизнес процеси

Първата стъпа при избора на правилната ERP система е да се оценят текущите процеси в предприятието. Кои са слабите страни? Тези, които могат да се подобрят или автоматизират?

Така ще търсиш само софтуери с модули, които могат обективно да подобрят съществуващите процеси.

2. Състави списък с нужни функции и приоритети

Една от най-важните стъпки е изграждането на списък с функционалностите, които искаш да присъстват в бъдещата ти ERP система. Според възможностите на бизнеса, може да нямаш пълната свобода на избор – затова е добре да знаеш кои функционалности са с приоритет и ще помогнат най-много за управление на бизнеса.

3. Разгледай съществуващата експертиза в предприятието

Разбери какво е нивото на техническа компетентност в съществуващия екип. Ако, например, има експерт с опит в управление на клиенти, той или тя може да бъде допълнително обучен за използването на CRM модула или други видове информационни системи. Така може да се избегне наемането на допълнителни служители.

4. Установи бюджет

Определи финансовите ресурси, които са на разположение за инвестирането в ERP система и разгледай различните алтернативи в зададените рамки.

Имай предвид, че някои ERP решения се нуждаят от системна поддръжка и софтуерни ъпдейти, които могат да костват повече в дългосрочен план.

5. Съвместимост с други софтуери

Съществуващите ти софтуери и системи може да не са съвместими с дадени ERP решения, затова внимателно проучи съвместимостта преди да предприемаш действия свързани с интеграция или внедряване.

6. Имай предвид дългосрочния си план

Избери ERP система, която може да се развива заедно с твоя бизнес. Трябва да се предвиди възможността за добавяне на нови функционалности, нужни с разширяването на мащабите на организацията.

7. Приготви се за миграция

Въвеждането на нова система изисква миграция на информация от съществуващи системи и документи. Разбери дали избраната ERP система предлага лесен метод за прехвърляне на данни и дали ще се наложи наемането на външна помощ с миграцията.