Стратегии за оптимизация на бизнес процесите с автоматизация

Всеки модерен бизнес се нуждае от една или друга форма на оптимизация на бизнес процеси. Въвеждането на нови технологични решения или принципи за работа може значително да подобри обема и качеството на работа.

Видове бизнес процеси в електронната търговия

Преди да се заемеш с оптимизация на бизнес процесите е важно да разбереш кои са стандартните процеси в повечето търговски онлайн бизнеси. В тази връзка е важно да добавим, че някои магазини имат специфични оперативни процеси.

Ето и кои от тях са най-характерните категории за електронната търговия:

• Производство: Управлението на производството е ключово, защото трябва да е ефективно, докато същевременно се поддържа висок стандарт на качеството и минимален бюджет. Не всеки бизнес се занимава със собствено производство, каквито например са дропшипинга или покупко-продажбата;
  
• Човешки ресурси: Интегрален аспект на бизнеса е управлението на данните на служителите. Процесите в ЧР включват обработката на болнични, заявки за отпуски, провеждане на интервюта при наемане на нови хора и други. Голяма част от работата на мениджърите и собствениците на различен тип бизнеси е точно такава. Управлението на толкова данни и административни процеси може да е изключително сложно без изготвянето на стратегии за оптимизация;
  
• Финанси и счетоводство: Повечето фирмени счетоводители също се занимават с оптимизацията на различните процеси, свързани с управление на финансовите данни. В повечето случаи те използват софтуерни решения, защото ефективните процеси за финансов отчет ти помагат за развитие на бизнеса и за съвместимост с данъчните регулации;
  
• Поток на работа: Ежедневните задачи и работа, използваният софтуер, разпределението на екипите, линията на комуникация – всички тези компоненти трябва да бъдат изгладени с цел намаляване на напрежението по време на работа и подобряване на продуктивността;
  
• Обслужване на клиенти: Клиентското обслужване е ключово при изграждането на доверие, надеждност и лоялност. Но особено когато обемът на поръчките е висок, обслужването може да изисква много по-големи усилия;
  
• Инвентар: Това включва приемането, изпращането и отчитането на стоки. Ефективните процеси за управление на инвентара могат да ти спестят много ръчен труд и да улеснят издаването на задължителни справки и счетоводни доклади;
  
• Маркетинг и продажби: Един търговски бизнес не би съществувал без клиенти. Един от приоритетите на компанията трябва да бъде създаването на инфраструктура, в която целият екип да е наясно с прогреса на кампаниите, за да могат различните отдели да работят ефективно паралелно.

Имай предвид, че всяка от тези категории се състои от множество процеси и системи, които могат да бъдат оптимизирани с помощта на модерни стратегии и софтуер. Предстои да разгледаме точно как можеш да го направиш.

Моделиране на бизнес процесите чрез човешки ресурс и автоматизации

Когато говорим за автоматизация, обикновено си мислим за технологични интеграции и оптимизиране на работния поток чрез технологии. Но това изисква съвместимост и баланс между технологиите и човешките ресурси и експертиза.

Човешкият елемент със сигурност изисква критично мислене, анализ на статуквото и опит, който може да помогне при вземането на правилните решения в ситуации, които са специфични за конкретния бизнес.

На свой ред, автоматизациите, като например подходящ софтуер за магазин, изкуствен интелект и други инструменти, служат като предварително направени решения за въвеждане на процесите, изготвени от човека.

Екипите в компанията, които са отговорни за внедряване на нови процеси, трябва да познават специфичните предизвикателства и нужди на бизнеса.

Например, много маркетинг специалисти провеждат имейл маркетинг кампании, при работа с онлайн магазин. В такъв случай маркетолозите трябва да въведат най-подходящия софтуер за имейл маркетинг, както и нови процеси за проверка и одобрение на маркетинг материалите.

Кои процеси подлежат на автоматизация и как?

Изграждаш стратегия за автоматизиране на процеси? Тук отново ще разгледаме различните бизнес аспекти, както и подходящите подходи за тяхното оптимизиране.

Производство

Процесите за производство могат да бъдат оптимизирани чрез подобряване на производствената линия, въвеждането на правилната технология и систематизирането на процеса за проверка на качеството. От логистична гледна точка, също трябва да се открият най-достъпните суровини или да се установи ефективен поток на работа при партньорство с външни доставчици.

В тези случаи може да се вземе следното предвид:

• Подходяща технология: Роботи, система за изпълнение на производство (MES), ERP системи.
• Подходящи методи: Just-in-time (JIT), “Flow” производство, масово производство, партидно производство.

Човешки ресурси

Документацията е голяма част от човешките ресурси. Една от първите стъпки при повишаване на продуктивността в ЧР отдела е създаването на шаблони и тяхното организиране.

Друга интегрална част от ЧР е подбирането на нови служители или рекрутинг. Съществуват софтуерни решения, които могат да автоматизират подбора, като сверят база данни от CV-та с изискванията на фирмата. 

От гледна точка на този бизнес аспект, ето и какви решения са препоръчителни:

• Подходяща технология: Системи за управление на човешките ресурси (HRMS), софтуер за ведомост, рекрутинг софтуер с изкуствен интелект, служебни портали за самообслужване, ATS.
• Подходящи методи: 360-градусова обратна връзка, Assessment Center, ЧР счетоводство, Management by Objectives (MBO), Field Review.

Финанси и счетоводство

Дейността на финансовите отдели е комплексна и подлежи на управление чрез автоматизация. От една страна, така се намалява ръчният труд за изпълнение на сметки, ведомости и доклади. От друга, системите за оптимизация на тези процеси на пресмятане и форматиране могат значително да намалят риска от допускане на човешка грешка.

Ето и как да управляваш процесите, свързани с финанси и счетоводство:

• Подходяща технология: Счетоводен софтуер, ERP система, софтуер за фактуриране, финансов календар.
• Подходящи методи: “Cash” метод, “Accrual” метод.

Работни процеси и поток на работа

Ключово е да се отдели време за развитие и оптимизация на работните процеси за всеки екип. Това включва определяне на йерархия за комуникация, изготвяне на протокол за одобрение на съдържание и създаване за структура за развитие на нов продукти, кампании и проекти.

Тези процеси са изключително важни, защото те обикновено определят по-голямата част от работния ден.

Ето и какво да вземеш предвид:

Подходяща технология: Канали за комуникация (като Slack), облачни бази данни (като Google Drive), инструменти за сътрудничество (като Figma), инструменти за определяне на задачи и отговорности (като Linear).

Подходящи методи: Канбан, стратегия “шест сигма”, агилна методология.

Обслужване на клиенти

За постигане на високо ниво на клиентско обслужване, особено при бизнеси с висок интензитет на продажби, трябва да се въведат множество оптимизации.

Това включва създаването на план за обучение на нов персонал, предварителното подготвяне на решения на често срещани оплаквания и автоматични имейли и методи за компенсиране на клиентите. Автоматизация може да се постигне чрез въвеждането на чатботове, които значително могат да смъкнат нивата на разходите, свързани с обслужването на клиенти.

Препоръчителни начини за оптимизиране на процесите, свързани с обслужването на клиенти са:

• Подходяща технология: CRM, чатботове (изкуствен интелект), хелпдеск софтуер.
• Подходящи методи: Персонализирани стратегии, мултиканална подкрепа (социални мрежи, изскачащ прозорец), системи за самопомощ.

Складиране и инвентар

Управлението на дейността в склад е сложно, но съществуват много и различни инструменти, които могат да ти помогнат.

Софтуерите и модерната технология за етикетиране ти помагат да държиш правилен отчет на наличните стоки с помощта на правилен метод за етикетиране.

В полза на твоя бизнес могат да бъдат следните неща:

• Подходяща технология: Софтуер за управление на склад, инвентарни модули в ERP системи, RFID.
• Подходящи методи: FIFO, LIFO, FEFO, Weighted Average.

Маркетинг и продажби

За развитие на маркетинг процесите, бизнесите трябва да изграждат маркетинг стратегии, които автоматизират разпределението на бюджет, анализа на данни и сегментирането на аудиторията.

Маркетингът включва много материали, които биват представяни публично. Затова част от бизнес процеса е добавянето на поддържащи процеси за проверка и одобряване.

От гледна точка на оптимизиране на маркетинг процесите и тези, свързани с продажби, можеш да се възползваш от следните решения:

• Подходяща технология: CRM, платформи за автоматизация на маркетинга (календари, имейл маркетинг софтуер), аналитични инструменти.
• Подходящи методи: RACE, AIDA, маркетинг, базиран на данни.

Полезни програми, софтуери и инструменти за оптимизация на бизнес процеси

Най-често използваните инструменти за оптимизация на бизнес процеси са:

• ERP (Enterprise Resource Planning) системи: Тези системи разполагат с множество модули, покриващи различни аспекти на един бизнес. За много организации, използването на ERP система е достатъчно за цялостна оптимизация на процесите;
  
• CRM (Customer Relationship Manager): CRM системите ти позволяват да създадеш база данни с информация за твоите клиенти. Така можеш да ги сегментираш и да им предлагаш специфични оферти, както и да извеждаш полезни аналитични данни;
  
• Изкуствен интелект: Изкуственият интелект може да е полезен в много от случаите – при логистика, обслужване на клиенти, счетоводство и дори дизайн;
  
• SCM (Supply Chain Management) системи: Това са системи и софтуери, които помагат при управлението на потока на стоки, инвентара, логистиката и цялостната верига на доставките;
  
• Софтуери за проджект мениджмънт: Приложенията за съвместна работа са изключително полезни, особено в стартъпи и при разработката на нови проекти. Чрез тях можеш да наблюдаваш прогреса, да назначаваш хора към дадени задачи и да разпределяш отговорностите;
  
• CMS (Content Management System): Системите за управление на съдържанието се използват за планиране, одобряване и автоматизиране на съдържание в социалните мрежи и други публични форуми и платформи. Те ти помагат да планираш дългосрочни стратегии и продажбени фунии.

За да избереш правилния софтуер или програма, трябва да познаваш бизнеса си и целите му.

Ползи от интелигентната автоматизация на процесите

Инвестирането в решения за оптимизиране на бизнес процесите може да ти осигури значителна възвръщаемост, тъй като можеш да отстраниш нуждата от ръчен труд. Същевременно, можеш да премахнеш и риска от човешки грешки, които могат да бъдат особено вредни при създаването на съдържание или издаването на финансови отчети.

Но едно от най-значителните предимства на планирането и автоматизирането е премахването на непредсказуемостта. Ако всеки служител знае точно какво да прави и към кого да се обърне при нужда, организацията ще може да оперира безупречно и да се развива.