От кого, кога и как се подава VIES декларация

Ако бизнесът ти се разраства на европейско ниво, осчетоводяването става по-комплексно, тъй като различните страни работят с различни правила за начисляване на ДДС. За да се улесни сравняването и уединяването тези правила, трябва да се подаде VIES декларация.

Тук ще разгледаме каква точно е ползата от VIES декларацията и как се подава тя.

Какво е VIES декларация

VIES е информационна система за обмен на ДДС между държавите членки на ЕС. Тя е електронна база данни, съставена от VIES декларациите на бизнеси, опериращи в в съюза. VIES декларацията се подава по електронен път и служи за да регистрира фирма в тази база данни.

Целта на VIES системата е да предостави достъп до данни за фирми, регистрирани по ДДС, в различните държави. Когато се извършва международна сделка между две страни в рамките на ЕС, данъчните ставки трябва да се сравнят, за да се осчетоводят правилно. Ако имаш затруднения с подаването на декларацията, може да използваш счетоводни услуги, с чиято помощ да въведеш правилно цялата необходима информация.

Подаването на VIES декларация е задължително и ако не се извърши правилно е възможно налагането на санкции. VIES декларацията се счита за полезна практика, тъй като подпомага за предотвратяването на измами и улеснява счетоводния процес на бизнесите в държавите членки на ЕС.

Кой е задължен да подава VIES декларация

Ако имаш бизнес, регистриран за целите на ДДС в България, но извършваш доставки на стоки в друга държава членка на съюза, като Испания, следва да подадеш VIES декларация.

Нека видим и другите случаи, при които трябва да се подава декларация:

• Когато се осъществява бизнес транзакция или партньорство между два бизнеса, регистрирани в различни държави-членки на ЕС, декларацията се подава задължително и от двете страни.

• При доставки на услуги с място на изпълнение на територията на друга държава членка (доставка на услуги по чл. 21, ал. 1 по ЗДДС). Ако българска фирма предлага консултации на фирма, която оперира на територията на Германия, консултантската компания трябва да отрази тази транзакция във VIES декларацията;
  
• Ако фирма действа като посредник в тристранна операция между търговци, регистрирани за целите на ДДС в други държави членки. В този случай, фирмата е задължена да подаде VIES декларация, заедно със справката-декларация по ЗДДС (по чл. 17, ал. 3)

Ако български доставчик работи с френска фирма, която препродава стоката на клиенти в Италия чрез дропшипинг модел, българската фирма трябва да осъществи доставката на стоки директно към Италия. Доставчикът-трето лице трябва да отрази тази транзакция и отговаря на условия за подаване на VIES декларация.

Изпращането на мостри или стока с рекламна цел не отговаря на условията за подаване на VIES декларация.

Как се регистрираш за VIES системата

За да можеш да се регистрираш за VIES системата, бизнесът ти трябва да е регистриран за целите на ДДС. След това ще можеш да подадеш апликация за VIES към релевантната данъчна институция, която в България е НАП (Национална агенция за приходите). 

Ако подадената информация покрива нужните условия, ще можеш успешно да се регистрираш в системата, получавайки VIES номер. Този номер ще бъде използван при попълване на VIES декларация.

Какви данни се включват в VIES декларацията

VIES декларация следва определен образец, в който трябва да се попълнят различни данни за бизнеса, данъчния период  и извършената услуга.

По-долу ще намериш подробна информация за необходимите данни:

• Данни за регистрирано по ЗДДС лице или бизнес: Номер за целите на ДДС, бизнес адрес.

• Данни за подаващия декларацията: Име, ЕГН/ЛНЧ, адрес за кореспонденция.

• Период: Данъчния период, за който се подава декларацията.
• Сума на данъчните основи:  Обединява всички извършени доставки, с посоченото място на изпълнение.

• Тип доставка: Тип извършена доставка (услуга, стока или посредничество), както и общата сума на данъчните основи за доставката.

• ДДС номер: Номер по ДДС на другата или другите страни в транзакциите;

Не забравяй да провериш въведената информация в декларацията за съответния данъчен период, тъй като въвеждането на грешна информация може да доведе до налагането санкции.

Кога и как се подава VIES декларация

VIES декларацията се подава само за данъчните периоди, в които са били извършени вътреобщностни доставки извън територията на страната. Срокът за подаване е до 14-то число включително на месеца, следващ данъчния период, за който се отнася.

Декларацията се подава пред НАП от регистрирано по ЗДДС лице по електронен път, освен в специфични случаи, определени от ЗДДС. Изисква се електронен подпис (КЕП). За да се използва портала на НАП, заявяващото или упълномощено от него лице трябва да заяви това предварително.

Електронни методи за подаване на VIES декларацията

Можеш да подадеш VIES декларация за обмен на ДДС информация през портала на НАП. Тъй като се използва стандартизиран формат за попълване на информация, вероятността за допускане на грешка е по-ниска.

В определени случаи може да се наложи подаване на VIES декларация в хартиен формат. Ако това се налага, трябва да се увериш, че всичката въведена информация отговаря на тази, въведена в електронния формат.

Как да провериш валидността на VIES номер на доставчика

Преди да стартираш работа с чуждестранна фирма в Европейския съюз, трябва да се увериш, че тя е регистрирана не само по ДДС, а и в системата на VIES. 

За целта можеш да използваш официалния проверяващ инструмент в сайта на ЕС за да определиш валидността на номера. Така също можеш да провериш дали даден ДДС номер е свързан с наименование и адрес.

Санкции при невъвеждане или грешки във VIES декларацията

Неподаването на VIES декларация до 14-то число включително на месеца (стига да са били проведени вътреобщностни сделки в рамките на месеца) е основание за налагане на глоба.

За еднолични търговци и юридически лица, глобата може да е в размер от 500 до 10,000 лева.

Възможни проблеми и как да ги отстраните

Един от най-често срещаните проблеми при подаването на VIES декларация е работата с невалидни номера по ДДС на доставчици и бизнес партньори. За да отстраниш този проблем, трябва да се свържеш с тях, като ги информираш за проблема. Има вероятност номерът да е бил валиден при стартирането на съвместната ви работа, но да е изтекъл в последствие.
Освен това, често се допускат грешки при въвеждането на данни в самата декларация. Всякакви такива грешки могат да бъдат коригирани, ако се подаде нова VIES декларация до крайния срок за това.