Необходими документи за отваряне на магазин: пълен списък

Има редица документи, които е необходимо да подадеш, преди да можеш да пуснеш в експлоатация своя виртуален или физически магазин.

Основните документи са свързани с регистрацията на фирмата или търговското лице, на част от продуктите и осчетоводяването на направените продажби. Допълнителните документи произлизат от наемането или закупуването на помещение за установяване на търговски обект, оборудването му с нужната техника и много други.

В тази статия ще научиш както за изискванията и документите във връзка с помещението, търговеца, продуктите, така и условията при отваряне на нов онлайн магазин.

Наред с това ще разбереш как да обвържеш физическия и електронния си магазин чрез модерен начин, без да се налагат значителни финансова инвестиция и технически познания.

Изисквания и документи за помещението

Помещението на едно предприятие в повечето случаи е там, където се извършва главната стопанска дейност. То може да се използва за директна продажба към крайните клиенти, като склад или и двете.

Някои от изискванията, които ще срещнеш при отваряне на търговски обект, са свързани с:

• Право на използване: Преди всичко е редно да се увериш, че сградата и конкретно помещението може да се използва за търговски цели, за което обикновено се изисква нотариален акт за собственост или договор за наем, в който това се упоменава.
  
• Данни за предприятието: Съгласно чл. 8, ал. 1 от Закона за защита на потребителите (ЗЗП) търговецът е длъжен да предостави в близост до входа на търговския обект основна информация относно магазина и лицето, което го стопанисва.
  
  Това включва:
  
  • Име на фирмата и адрес на управление;
  • Име и фамилия на лицето, отговарящо за обекта;
  • Работно време на обекта и времето, в което е затворен (напр. почивни дни, извънредно затваряне и т.н.).
    
• Етикети на стоките: Раздел II от ЗЗП засяга тази тема обстойно.
  
  Главната информация, която да присъства върху етикетите на продуктите, следва да е:
  
  • Наименованието на стоката на български;
    
  • Информация за производителя и вносителя (ако е внос), за вида на стоката, като се упоменават нейните съществени характеристики, срока на годност, условията на съхраняване и всякакви указания за употреба (ако е приложимо);
    
  • Лесно четима и разбираема информация, без да бъде подвеждаща;

• Допълнителни табели: Ако в обекта се извършват други дейности като видео наблюдение, е необходимо да поставиш табела или етикет, уведомяващ за наличието на съответните системи за сигурност.
  
• Мерки за безопасност: За пожарната безопасност на обекта се изисква да има приети правила за извънредни ситуации. Сключва се договор за поддръжка и се изготвя технологична карта, която описва помещението и посочва кои изходи могат да се използват като аварийни.
  
• Правила за трудовия ред: Това са условията, които определят как служителите в търговския обект извършват своите трудови отговорности. В него се включват подробности относно характера на работата, задълженията на служителите, както и допълнителни данни като график, работно време и почивки и др.

Регистрация на търговски обект

Основната правна норма, по която в тази статия е описано как се извършва регистрация на търговски обект, е Наредбата на столичен общински съвет за реда и условията за извършване на търговска дейност на територията на Столичната община. 

Всяка община в страната регулира условията за регистрация съобразно националните закони. Тази наредба не е такъв, затова е възможно да има някои разминавания.

Ако планираш отваряне на магазин в друга община, препоръчваме да провериш конкретните изисквания в съответната община. Работата с адвокатски кантори, специализирани в регистрационни услуги, може да ти бъде от полза.

Стационарни обекти за търговия по чл. 2 и чл. 3 от гореупоменатата наредба са:

• Обекти за търговия с хранителни стоки;
• Обекти за търговия с нехранителни стоки;
• Заведения за хранене и развлечения;
• Обекти за комунални и други услуги;
• Хотели и други места за настаняване.

Едно общо съображение, което рядко се споменава, е съвместната работа с ДДД фирма или фирма за дезинсекция, дезинфекция и дератизация. В етапа от регистрация, в който се изготвя система за самоконтрол, тези фирми могат да помогнат, като подготвят такава система за отбрана против вредители като гризачи и насекоми.

Заявление за работно време и часове за зареждане

Съгласно чл. 4 от гореспоменатата наредба физическите и юридическите лица имат право да извършват търговска дейност в такъв обект едва след като той е получил заверено Заявление за работно време от общината, в което се посочват и часове за зареждане.

То се подава в два екземпляра до кмета на района, като в него се посочват:

• Фирма и ЕИК (БУЛСТАТ);
• Вид на търговския обект;
• Адрес на обекта;
• Трите имена и телефон на лицето, отговорно за обекта;
• Номер на удостоверението за регистрация съгласно чл. 12, ал. 9 от Закона за храните, когато обектът е считан за магазин за хранителни продукти;
• Номер на удостоверение за вписване в регистър по Закона за занаятите и номер на майсторско свидетелство, когато се упражнява занаят в обекта като ключарство, обущарство, фризьорство и т.н.;
• Дали обектът е в жилищна сграда или не;
• Обектът се намира на повече или по-малко от 30 м от жилищна сграда.

В повечето случаи заявлението се подава заедно със съпътстващи документи, които могат да са различен брой според вида на търговския обект.

Такива биват следните видове:

• Удостоверение за актуалното състояние на фирмата, че е вписана в търговския регистър към Агенция по вписванията – отнася се за юридически лица, развиващи дейност като ЕТ, ООД, ЕООД, АД и пр.;
• Свидетелство и паспорт на касовия апарат;
• Разрешение за въвеждане в експлоатация на обекта по предназначение;
• Разрешение за водоползване по Закона за водите – за обекти, изискващи употреба на вода като част от дейността на обекта;
• Доказателствен документ за собствеността на обекта (пр. нотариален акт);
• Доказателствен документ за ползването на обекта, когато не е твоя собственост (пр. договор за наем).

Времето за изпълнение на тази процедура в общината е до 30 дни. След получаване на завереното заявление, то следва да се съхранява в търговския обект, тъй като се счита за документ, който позволява да се извършва търговска дейност в дадения обект в рамките на посочените работно време и часове за захранване.

Изисквания и документи за търговеца

Откриването на магазин е процес, в който се подават множество документи, както установихме по-горе. За функционирането на магазина като такъв – с повече от един служител – търговецът има отговорности, които трябва да спазва.

Тук не споменаваме притежаването на лиценз или търговски квалификации за извършване на конкретна дейност, тъй като тогава целта на предприятието се счита за специализирана. Това налага третирането му по други законови норми, които могат да са значително различни. Препоръчително е да направиш консултация с юрист, ако твоят магазин е от такова естество.

Фирмена регистрация

Най-напред е нужно търговецът да е регистриран като такъв, за да може да осчетоводява своите продажби, за които се налага да плаща и данък върху добавената стойност. В този контекст търговецът е собственикът на магазина, което значи, че той трябва да заеме ролята на юридическо лице според законодателството.

В България има няколко вида юридически лица:

• Едноличен търговец (ЕТ);
• Дружество с ограничена отговорност (ООД);
• Еднолично дружество с ограничена отговорност (ЕООД);
• Акционерно дружество (АД).

Собственик на малък бизнес в повечето случаи ще избере една от първите три опции в зависимост как предпочита да ръководи своето предприятие.

Регистрирането на фирма изисква първоначален капитал от 2 лв. За отваряне на магазин е нужен капитал, който да покрива първоначалните разходи, докато не започне да се извършва активна търговска дейност, която да покрива фирмените нужди.

Служба по трудова медицина

Съгласно чл. 14, ал. 2 от Закона за здравословни и безопасни условия на труд (ЗЗБУТ) работодателят носи отговорност за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд. Съгласно чл. 25, ал. 1 от същия закон работодателят е задължен да осигури и обслужване на работещите от регистрирани Служби по трудова медицина (СТМ).

Договорът се води формален, но ЗЗБУТ регламентира това изискване като част от задълженията на работодателя да гарантира превенция на определени рискове на работното място. Всички служители на трудов и граждански договор, включително и онези на няколко договора, трябва да имат обслужване от СТМ.

При установяване на неспазване на задълженията компетентните органи документират това и наказват ръководителя на предприятието или директно провинилото се лице чрез акт за установяване на административно нарушение и наказателно постановление.

Подготовка на оборудване за търговия

При издаване на фискален бон, нужен за законното извършване на продажби в рамките на страната, се използва фискален апарат или СУПТО (софтуер за управление на продажбите в търговския обект).

Търговските обекти със СУПТО могат да автоматизират обработката на информация, която се съхранява в базата данни на компанията. Касовите бонове документират покупките, а СУПТО отчита покупката като такава и помага за по-нататъшното ѝ отчитане.

Независимо дали твоето предприятие приема плащания в брой, с кредитни или дебитни карти, е задължително да имаш поне един начин, по който да издаваш фискални бонове. 

Изисквания и документи за продуктите: кога се налагат допълнителни разрешения?

Разрешенията, споменати дотук, са приложими за повечето видове магазини. Допълнителните разрешения се отнасят предимно за магазините, в които ще се продават и/или произвеждат и продават продукти като хранителни стоки, цигари, алкохол и др.

Търговията с хранителни стоки се регулира внимателно от българските управителни органи. Редовно има новости около нововъведени директиви към Закона за храните (ЗЗХ) или временни мерки за предотвратяване на ситуации, създадени поради нарушения и оплаквания в части от сектора. 

Има някои страни на хранителните закони обаче, които не са претърпели значителни промени през годините.

Разрешения за търговия с хранителни изделия

Процедурата по регистриране на един обект по реда на Закона за храните започва чрез подаването на заявление до Областната дирекция по безопасност на храните (ОДБХ) по местоположение на обекта.

Към него се добавят още няколко документа:

• Документите на новоучредената фирма;
• Списък на групите храни, които ще се продават в магазина.

Списъкът на храните трябва да е съотнесен с изискванията за безопасност на БАБХ. Препоръчително е да се включат и такива продукти, които може да не се продават първоначално, но има шанс да се продават по-нататък във времето.

Съгласно чл. 28 от ЗзХ Българската агенция по безопасност на храните (БАБХ) е институцията, извършваща официален контрол върху всички видове храни с изключение на бутилираните води. Тя проверява и поставя оценка на съответствието на хранителните продукти с установените стандарти.

Срокът за издаването на удостоверение за регистрация и вписване на търговския обект в регистъра е 15 дни, при условие че успешно е преминала проверка от инспектори на ОДБХ. 

Тази проверка се изпълнява с цел установяване и посочване на потенциални разминавания с хигиенните и/или ветеринарно-санитарните изисквания, но също така и преминаване през въведените методи за анализ на рисковете при търгуване с хранителни продукти. Времето за изпълнение на проверката е в срок от 30 дни след подаване на заявлението.

Когато липсват единствено системи за контрол на риска, е възможно да се издаде временно удостоверение за период от 3 месеца. След този срок се налага повторна проверка, която може да се проведе преди изтичането на срока, за да няма затруднения с регулярното извършване на търговската дейност.

Ако решиш да отвориш хранителен магазин без предварително получаване на всички нужни разрешения, при установяване на неспазване на закона от регулаторните органи следва наказателно санкциониране. Минималният размер на такава имуществена санкция е 2000-4500 лв, а при повторно нарушение – 4500-6000 лв.

Да обобщим – допълнителни действия, които трябва да предприемеш преди откриване на хранителен магазин, са:

• Издаване на удостоверение за регистрация по чл. 12 от Закона за храните;
• Регистрация на обекта в Областната дирекция по безопасност на храните.

Разрешения за търговия на алкохол и цигари

Регулаторните органи, що се отнася до търговията с цигари и алкохол в страната, са съответни Агенция “Митници” и Българска агенция по безопасност на храните.

Следващата стъпка идва след проверка и издаване на удостоверение от БАБХ в срок от 30 дни. Подава се заявление към Агенция “Митници” за разрешение за търговия с тютюневи изделия съгласно Закона за акцизите и данъчните складове (ЗАДС) и Правилника за прилагане на ЗАДС .

Документите включват:

• Свидетелство за съдимост (чл. 90а, ал. 2, т. 4) или декларация за съдимост, в случай че търговецът не е български гражданин;
• Декларация за обстоятелствата;
• Адрес и вид на търговския обект;
• Разрешително за въвеждане в експлоатация;
• Документ за собственост или договор за наем на обекта;
• Свидетелство за регистрация на касов апарат (фискално устройство);
• Доказателство за сключен договор за работа с тютюневи изделия и списък с доставчици;

Ако магазинът все още не работи, се прилага и заявление за работно време или удостоверение от БАБХ.

В срок от 14 дни след подаване на заявлението се получава и разрешението, а през този период има посещение на обекта от Агенция “Митници” за издаване на протокол относно изправността на търговския обект.

Различни ли са изискванията за онлайн магазин и има ли допълнителни?

Повечето от задължителните документи за отваряне на магазин, когато има физически търговски обект, не са нужни за откриване на онлайн магазин.

Едно от съвпадащите изисквания обаче е наличието на фирма. Електронен магазин без фирма също е възможно да се отвори, ако си физическо лице, регистрирано по Булстат като лице на свободна практика.

Също е възможно и като едноличен търговец (ЕТ), но тогава материална отговорност се носи от собственика и то с цялото му имущество (пари, вещи, имоти и т.н.), а не с фирменото имущество, което е ограничено до активите на предприятието.

В този смисъл нито физически, нито електронен магазин е добра идея да се отваря като ЕТ. Следователно за повечето хора е по-разумно да основат дружество с ограничена отговорност (ООД) или еднолично такова (ЕООД).

Останалите документи, които не се отнасят към регистриране на търговски обект, са задължителни според целите на предприятието. Например за продажби на хранителни продукти онлайн са нужни същите документи, както за физически магазин. Ако сайтът ползва склад, тогава според предназначението му той може да се зачита като търговски обект, което би наложило вече упоменатите изисквания.

Допълнително изискване за онлайн магазин е подаването на формуляр към Националната агенция за приходите (НАП).

Този документ включва:

• Данни на търговеца;
• Стоки и услуги, които ще се продават;
• Платформата за електронна търговия за осъществяване на продажбите.

Съответните данни ще могат да се предадат, когато присъстват списък с общи условия, структура на сайта, политика за обработване на данни в сайта и юридическа оценка на законността на сайта.

Платформата за електронна търговия може да е лична или вече съществуваща. Например NEXT BASKET предлага изграждане на електронни магазини, което значи, че ако използваш услугите на компанията, можеш да споменеш нейните корпоративни данни.

Как може да се направи връзка между физически и електронен магазин и какво е необходимо?

Обвързването на физически и електронен магазин е стъпка към създаване на омниканална търговия, която достига до повече клиенти и позволява свобода в изборите при пазаруване.

За да свържеш физическите си и онлайн продажби, най-лесният начин днес е като работиш с компании, които ти помагат да преминеш през този процес, каквато е NEXT BASKET. Така можеш да преминеш през всички етапи, без да изпускаш важни стъпки, каквито са съответствие с GDPR/ОРЗД, изготвяне на общи условия и политика за поверителност и др.

Начинът, по който NEXT BASKET ти помага да направиш връзката, е чрез инсталиране на вече утвърдена ERPсистема във физическия ти обект, за да можеш да управляваш ресурсите в своето предприятие изцяло по електронен път.

Също така много по-лесно можеш да настроиш своите методи за разплащане, включително и да добавиш виртуален ПОС терминал, за да приемаш плащания от всички части на света от всякакъв тип карти и устройства. 

Свържи се с нашия екип, като опишеш какво търсиш и какви са възможностите ти, за да получиш оферта, която да ти позволи да развиеш своя магазин свободно.