Кога са позволени продажби без касов апарат

В 21-ви век бизнесът е по-динамичен и разнообразен от всякога. Ето защо е нужно търговците да проявяват голяма гъвкавост, особено когато става въпрос за начина, по който извършват и управляват продажбите си. В тази връзка некасовите продажби стават все по-разпространени и представляват алтернатива на традиционните методи за търговия. 

Но преди да се заемеш с такъв вид бизнес, е важно да разбереш какво точно представлява некасова продажба, какви са нейните особености и кои са законовите изисквания, свързани с този тип продажби. 

В следващите редове ще разгледаме кога са позволени продажби без касов апарат, как да ги извършваш правилно и кои са най-добрите практики за спазване на данъчните закони и нормативни изисквания, свързани с тях.

Кога се изисква закупуване и регистрация на касов апарат и защо

Нека първо уточним какво е касов апарат и какви са изискванията свързани с него. 

Фискалните апарати са основно устройство за регистриране и отчитане на продажби на стоки и услуги. Te осигуряват издаване на фискални касови бележки за съхранение на данни във фискална памет. 

Работата с фискален апарат е задължителна за търговците, които продават стоки и/или услуги, и изисква издаването на фискална касова бележка за всяка транзакция.

Закупуването и регистрацията на фискален апарат са регламентирани от различни нормативни актове и законодателство. В България, например, нормативните актове, които регламентират тези процеси, се определят от Закона за фискалните устройства (ЗФУ),  Правилника за прилагане на ЗФУ и Наредба № Н-18/13.12.2006 г. 

Тази наредба задава изискванията за регистриране и отчитане на продажбите чрез фискални устройства и определя типовете фискални устройства, които могат да бъдат използвани в зависимост от спецификата на търговската дейност.

Фискалните устройства, които могат да се използват, включват електронни касови апарати с фискална памет, фискални принтери, системи за отчитане на оборотите от продажби на течни горива и фискални устройства, вградени в автомати на самообслужване.

Преди да започнеш работа с фискален апарат, е необходимо да сключиш договор за техническо обслужване и ремонт с лице, което е получило разрешение от Българския институт по метрология и притежава удостоверение за сервизно обслужване. Това е важна стъпка, която гарантира правилното функциониране и поддръжка на устройството.

Не забравяй и че фискалните устройства задължително трябва да разполагат с техническа възможност за дистанционна връзка, която позволява подаването на данни към НАП (Националната агенция за приходите). Така си гарантираш прозрачност върху данъчните транзакции и по-лесно документиране на операциите при данъчна проверка. 

Кога е необходим касов апарат

Ето кога се изисква закупуване и регистрация на касов апарат в страната:

• Физически търговски обект с присъствени плащания: За търговските обекти, където клиентите извършват плащания на място, изискването за закупуване и регистрация на касов апарат остава задължително. Те трябва да издават фискални бележки за всяка продажба. Освен ако плащането се извършва чрез банков превод, касовата наличност и последователният номер на бона трябва да се отчитат във фирмения фискален регистър.

• Онлайн магазин с присъствени плащания чрез дебитни и кредитни карти: За онлайн магазините, които приемат плащания чрез дебитни и кредитни карти на място, изискването за касов апарат остава, ако се издават фискални бележки. В този случай, ако търговецът избере алтернативния ред за отчитане и регистриране на продажбите, може да се избегне закупуването и регистрацията на касов апарат.

• Онлайн магазин с неприсъствени плащания чрез дебитни и кредитни карти: За онлайн магазините, които приемат неприсъствени плащания чрез дебитни и кредитни карти, изискването за закупуване и регистрация на касов апарат се отменя. Те могат да използват алтернативния ред за отчитане и регистриране на продажбите, като издават документи за продажбите, които не са фискални бележки.

Онлайн магазините, които избират алтернативния ред за отчитане на продажбите, трябва да изпращат информация до НАП чрез стандартизиран одиторски файл и да предоставят допълнителна информация за методите на плащане, предлагани от тях.

Има ли изключения и какви са

В България има няколко случая на освобождаване от фискализация:

• Продажби от физически лица: Физическите лица, които не са регистрирани като търговци и извършват случайни продажби на лични вещи или стоки, които не са част от тяхната редовна дейност, обикновено не са задължени да използват касов апарат.

• Малки продажби на дребно: В случаи на малки продажби на дребно, например продажби на пазари, фестивали или базари, търговците могат да бъдат освободени от използването на касов апарат за определен период или за продажби под определена стойност.

• Освобождаване за специфични дейности: За някои специфични дейности, като услуги в областта на здравеопазването или образованието, може да се приложат изключения от задължението за използване на касов апарат.

• Онлайн магазини с плащания по пощенски паричен превод (ППП): Ако управляваш онлайн магазин и клиентите правят плащания чрез пощенски паричен превод, няма задължение да издаваш фискални бележки за всяка продажба. В този случай трябва обаче да сключиш договор с лицензиран пощенски оператор и да спазваш изискванията, поставени от него за отчитане и обработка на твоите онлайн продажби.

• Магазини и офиси, които приемат плащания само по банков път: Ако приемаш плащания само по банков път, без клиентите да идват лично на място, не си задължен да разполагаш с касов апарат.

• Фирми със специфичен начин на плащане: Ако фирмата извършва своите продажби посредством други специфични методи на плащане (банков превод, плащания чрез електронни системи като PayPal, Stripe, криптовалути, купони, кредитни ноти, ваучери), които не изискват издаване на касов бон.

• Онлайн магазини без физически търговски обекти, които не приемат плащания с дебитна или кредитна карта: За онлайн магазините, които нямат физически търговски обекти и приемат единствено неприсъствени плащания (например онлайн плащания чрез банков превод или електронни портфейли), не е задължително да закупуват и регистрират касов апарат. Те могат да изберат 

алтернативни методи за отчитане на продажбите си.

Наредби за електронните магазини

Според последните промени в законовите регулации и по-конкретно Наредба № Н-18/2006 г., електронните търговци могат да се възползват от новия ред за отчитане и регистриране на продажбите. Тези търговци, които приемат неприсъствени плащания с дебитни или кредитни карти, вместо да издават фискален бон или системен бон, могат да регистрират и отчитат продажбите чрез издаване на документ за продажбата, който не е издаден от фискално устройство или интегрирана система за управление на търговската дейност.

Софтуерът, използван за управление на продажбите, трябва да отговаря на предвидените с наредбата изисквания за пълнота и интегритет на данните. Това включва задължителна регистрация в държавния данъчен орган и получаване на данъчен номер. Също така, трябва да е в съответствие със зададената данъчна ставка за дейността и да генерира уникален идентификационен номер за всяка поръчка. 

Освен това, софтуерът трябва да генерира отчети, които да бъдат използвани при данъчна ревизия. Всички данъчни и фискални регистри трябва да бъдат съхранявани съгласно регулациите за данъчно облагане, в съответната държава. Търговците (юридически лица), избрали този алтернативен ред, са задължени да изпращат по имейл на клиента документ, съдържащ реквизити на касовата бележка, както и QR код, номер на виртуалния ПОС, уникален номер на клиентската поръчка и други данни. 

В допълнение, те са задължени да подават към НАП стандартизиран одиторски файл – отчет за всички извършени чрез електронния магазин продажби. Информацията трябва да се подава до 15-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнася. 

Търговците, избрали да регистрират и отчитат продажбите си по предложения алтернативен ред, трябва да предоставят допълнителна информация в НАП при вписване на електронния магазин. Те трябва да опишат методите на плащане, които предлагат, доставчиците на платежни услуги, номер на виртуалния ПОС терминал и номера на сметките, по които получават плащания.

Защо има изключения?

Изключенията са въведени с цел да облекчат данъчното бреме върху онлайн търговците, които нямат физическо присъствие и се нуждаят от по-гъвкави методи за отчитане на продажбите си. Те предоставят възможност за спазване на законодателството по отношение на данъчните задължения, без да се налага използването на традиционни касови системи и се регулират от Наредба № Н-18/2006 на Министерството на финансите.

Въпреки това е важно да се има предвид, че изключенията се прилагат при определени условия и могат да бъдат променяни от страна на данъчните органи. 

Следователно, необходимо е да се консултираш с професионален данъчен съветник или да следиш актуализациите в данъчното законодателство, за да си сигурен, че дейността ти е съобразена със законовите изисквания.

Какви са изискванията за онлайн магазините?

Ако вече имаш физически магазин и развиваш онлайн бизнес допълнително, със сигурност имаш регистриран касов апарат. Но ако тепърва ти предстои да започнеш търговски бизнес и смяташ да бъде изцяло онлайн, ето кои са най-важните положения, с които трябва да си наясно.

Задължителна регистрация в НАП

Преди всичко друго, трябва да имаш регистрация в онлайн портала на Националната агенция по приходите. Ако дейността ти изисква да издаваш касови бонове, трябва да попълниш Приложение 33 от Наредба №Н-18.

Този документ ти е необходим също и ако ползваш алтернативната система за отчитане на плащанията. Тогава трябва да попълниш и Приложение 29.

Подробни инструкции и подробности около закона за електронната търговия можеш да намериш на онлайн портала на НАП.

Водене на електронни архиви

Ако правиш безкасови продажби, трябва да издаваш други документи за плащанията на клиентите си, например фактури или разписки за всяка поръчка. Съответно, трябва всички тези плащания да бъдат отчетени и съхранявани в електронен фирмен архив, с който НАП може да свери данните при данъчна проверка.

Всеки надежден счетоводен софтуер има функции за поддръжката на такъв архив. Също така, можеш да използваш ERP система със счетоводен модул като алтернатива.

Издаване на електронни фактури

Дори бизнесът ти за електронна търговия да не издава касови бонове за плащанията, например когато приемаш неприсъствени плащания с банкови карти, не забравяй за издаването на електронни фактури.

Тези документи показват какво и кога е закупил клиента, на каква цена и по какъв начин е направено плащането. 

Електронната фактура е важна както за твоето счетоводство, така и за клиента, който задължително трябва да има документ за плащането, което е направил към магазина ти. Тези записи са от съществено значение, ако възникне някакъв спор относно поръчки и плащания или пък проверка от НАП.

ERP системите обикновено имат автоматична функция да издаване на електронни фактури, която може да опрости този процес значително.

Какви са предимствата на електронните фактури?

Електронните фактури имат редица ползи за твоя онлайн бизнес:

• Те са лесни за автоматизация. ERP-тата и някои видове счетоводен софтуер могат да ги издават автоматично при всяка поръча, което спестява време и усилия.
• Автоматично архивиране. Когато издаваш фактури по електронен път, тяхната проследимост и съхранение на копие е изключително лесна. Шансовете да загубиш запис от някоя поръчка са много ниски.
• Предимства за околната среда. Електронните фактури означават по-малко употреба на хартия и по-малко генериране на отпадък. Това е особено важно, ако бизнесът ти има зелена насоченост.

Клиентите вече също масово предпочитат електронните фактури, които лесно могат да открият на в имейла си, вместо да трябва да съхраняват и търсят хартиени бележки у дома.

Как се осчетоводяват приходите със и без касов апарат

Осчетоводяването на приходите, независимо дали се използва касов апарат или не, изисква съобразяване със счетоводните стандарти и данъчните правила в съответната държава. 

В България, това трябва да е съобразено с Наредба за приходите, Общият данъчен кодекс и други приложими разпоредби. Разбери как се осчетоводяват приходите в двата случая в редовете по-долу.

С използване на касов апарат

Когато фирмата използва касов апарат, приходите от продажбите се записват в касовия регистър в момента на продажбата. В края на всяка работна седмица или месец, се прави отчитане на касовия регистър, като се съставя касов отчет. Този отчет показва общата сума на продажбите за периода.

Сумата от касовия отчет се вписва в счетоводните книги на фирмата като приходи. Обикновено това се прави чрез запис на касовите приходи в счетоводния софтуер или ръчно в счетоводната книга.

Без използване на касов апарат

Ако фирмата не използва касов апарат, приходите се отчитат чрез други методи за отчитане на продажбите, като например електронен банков превод, чекове, фактури и т.н.

В такъв случай, приходите се записват в счетоводните книги на фирмата според начина на плащане. Например, при получаване на банков превод, приходите се отчитат чрез банковите извлечения и банковата сметка. Фактурите и другите документи за плащане също се вписват в счетоводните книги и се отчитат като приходи на фирмата.

Въпреки че начинът на отчитане на приходите може да се различава в зависимост от методите за плащане и използваната счетоводна система, важно е да спазваш всички законови изисквания и да поддържаш точни и актуални записи за своите приходи. Така ще си спестиш данъчни проблеми и ще си осигуриш правилно функциониране на бизнеса, съгласно законодателството. 

Често срещани грешки

Някои от често срещаните грешки са свързани с непознаване на законодателството, погрешно разбиране или непълно разбиране на нормативните актове и погрешно осчетоводяване на продажбите, когато са извършени без касов апарат. 

Такива са например:

• Недостатъчна документация и отчетност: Важно е търговците да поддържат добра документация и отчетност за своите продажби, независимо дали използват касов апарат или не. Несъответствия в отчетността могат да доведат до проблеми при данъчните ревизии и проверки.

• Грешки при изчисляване на данъците: Често търговците, особено малките, използват данъчен калкулатор без да вземат предвид всички регулации и данъчни ставки. Това може да доведе до неправилно начислен данък и потенциални проблеми с данъчните органи.

• Проблеми с касовата наличност: Некоректното управление на касовата наличност може да предизвика затруднения при отчитането на продажбите и възникването на несъответствия. Необходимо е да се внимава при всяко взаимодействие с касата и да се поддържа точна касова наличност.

• Грешки във финансовите отчети: Важно е да се поддържа добра отчетност и да се следят всички финансови транзакции.

Всички тези грешки могат да бъдат избегнати с добро информиране, консултиране със специалист и спазване на законовите изисквания.