Какво може един добър софтуер за управление на бизнеса

Успешният онлайн търговец знае точно кой софтуер за управление на бизнеса да използва. Автоматизацията на бизнес процеси и дигиталните оптимизации са в основата на всеки конкурентоспособен онлайн и дори физически магазин.

В тази статия ще обърнем внимание на най-важните функции на един софтуер за управление на бизнес, както и специфичните софтуери, които можеш да използваш за всяка от нуждите си.

Интегриране на бизнес процесите и отделните функции

Една от ключовите системи за управлението на една организация е тази, с помощта на която се автоматизират бизнес процесите.

Тези системи интегрират процесите на различните отдели на твоя бизнес в едно централно място. Така се създава възможност за колаборативна работа и синхронизация между различните департаменти, като например продажби, финанси, производство и човешки ресурси.

ERP системите са най-общо приетото решение за такъв вид централизирано интегриране на бизнес процесите. Те са съставени от различни модули, които покриват множество аспекти на една организация, за да отговарят максимално добре на нейните нужди.

Управление на продажбите и отношенията с клиенти

Търговските бизнеси и особено тези, които предлагат услуги, се нуждаят от система за сортиране и управление на своите клиентски профили. Това им позволява да създават различни потребителски сегменти и персонализирани маркетингови кампании. 

Предвид факта, че около 60% от доходите на повечето бизнеси идват от връщащи се отново клиенти, инвестирането в този вид инструменти е почти задължително.

CRM софтуерите изпълняват тези и много други функции. Те ти дават достъп до профилите на твоите клиенти, както и до аналитична информация за техните преференции и поведение.

Финансово управление и бюджетиране

Интегрираните решения за управление на финансите може да ти помогне с управлението на бюджетите, фактурирането и финансовите анализи. Това не само забързва работата с финансови данни, но и намалява риска от допускане на човешки грешки.

Много фирми използват счетоводен софтуер, за да улеснят финансовите си процеси. Особено популярно е използването на финансов ERP модул, тъй като той може да се интегрира със складовите изменения, обновявайки данните в реално време, вместо да се налага ръчното им въвеждане.

Друга полза на тези програми е, че ти помагат при изготвянето на задължителни данъчни доклади, както и за постигането на съответствие със законовите изисквания на финансовите институции.

Управление на инвентара и доставките

Оптимизирането на складовите процеси и движения е изключително важно в областта на търговията. Работата на складовия софтуер за управление е да проследява наличността и движението на поръчките, като същевременно оптимизира процесите за тяхното обработване. Така се гарантира възможно най-доброто обслужване на твоите клиенти и се предотвратява вероятността от излишък или липси на стоки.

За тази цел повечето бизнеси използват SCM (Supply Chain Management) системи или други подобни програми за складови наличности. Обикновената ERP система също предоставя такъв модул за складова автоматизация.

Анализ и отчетност за бизнеса

Информираните решения за развитие на бизнеса изискват наличието на точни и разнообразни аналитични данни. Така се идентифицират тенденции, причини за спадове и други ключови индикатори, които могат да повлияят на успеха на един бизнес.

Източниците на релевантни данни обикновено са разнообразни – някои от идват директно от уебсайта, докато други идват от социалните мрежи и търсачките.

BI (Business Intelligence) софтуерите представят тези данни в лесен за разбиране формат. Освен това, различните уебсайт платформи и социални мрежи разполагат с интегрирани аналитични табла.

Разбира се, ERP системите също разполагат с възможности за събиране и интерпретиране на данни, свързани с вътрешните процеси, производство и продажби.

Човешки ресурси и управление на персонала

Управлението на човешките ресурси в организацията може да е наистина комплексно. Обикновено то включва организирането на документи, провеждането на обучения и наемането са сложни процеси, които изискват подготовката на голямо количество документация. Изборът на добър софтуер за управление на бизнеса може да автоматизира рутинните HR процеси, осигурявайки по-ефикасно и ефективно управление на персонала.

Подходящ избор на софтуер за управление на човешките ресурси е HRMS (Human Resource Management System). Това е идеалното решение за рекрутиране, разпределяне на заплати, организиране на служебна информация, индивидуално служебно представяне, работа с отпуски и обучение и често се намира като ERP модул.

Производствен процес и управление на доставчиците

Ако си производител на твоята собствена стока, знаеш, че най-малката оптимизация може да доведе до драстично изменение в разходите, съответно и до крайните доходи. Използвайки правилния софтуер, ти ще си в позиция да следиш производствения процес и да координираш различните му фази отблизо.

MES (Manufacturing Execution System) е вид система, която ти позволява да следиш производствените центрове, процесите и качеството на крайния продукт. 

Ако не отговаряш за производството на стоката, а разчиташ на партньорство с един или повече доставчици, SRM (Supplier Relationship Management) системи са по-подходящия избор за твоя бизнес. С тях можеш да управляваш веригата на доставки и взаимоотношенията си със своите партньори, като централизираш своите договори и преговори.

Освен това, системите за логистика са много полезни при определянето на доставъчната линия и откриването на подходящи доставчици, особено ако търгуваш международно. Тези софтуери работят с помощта на изкуствен интелект и ти помагат да откриеш най-ефикасните и достъпни маршрути.

Управление на проекти и задачи

При развиване на нови проекти и особено в стартъп среди, софтуерите за управление на проекти, са нужни, за да могат да се разпределят различните отговорности и задачи на различните членове на екипа. Включени са календари, срокове, специфични задачи и приоритети, като по този начин се структурира работата и се отчита прогреса.

Въпреки че много ERP системи разполагат с такива модули, най-ефективните платформи за координиране на проекти са PM (Project Management) софтуерите. В повечето случаи, те са сравнително лесни за използване и позволяват създаването на проекти, задачи и подзадачи във формата на камбани и календари.

Общите дизайн инструменти също могат да играят ключова роля в изобразяването и колаборативното изграждане на нови идеи и проекти.

Автоматизация на повтарящи се задачи и процеси

Всеки бизнес има своите стандартни процеси и много от тях могат да бъдат автоматизирани. Това не само спестява ръчен труд, но и значително намаля риска от неточности и допускане на човешки грешки. Модерните софтуери предоставят различни решения, които ти позволяват да си спестиш този труд, а същевременно минимизират възможността от неточности.

Подготвянето на документация е един от най-характерните процеси в един бизнес и е релевантен за почти всеки отдел. DMS (Document Management System) системите са отлично решение за обработката на данни и превръщането им в документи.

BPM (Business Process Management) софтуерите също предлагат структуриран подход за оптимизирането и автоматизирането на множество повтарящи се задачи и процеси. Той интегрира технологии, инструменти и методи, които не само ти помагат да изградиш нови процеси, но и да анализираш тяхното представяне в действие, за да можеш да ги надграждаш.

Интеграция с външни системи и приложения

Почти невъзможно е един бизнес да разчита изцяло на собствени системи и инфраструктури. Важно е да се създаде възможност за интегриране на външни такива, които да функционират паралелно с вече изградената ти бизнес структура. Тези външни системи могат да са платежни системи, плъгини за сайт, аналитични инструменти и много други.

За да се осигури достъп до твоите системи, те трябва да разполагат с т.нар. API (Application Programming Interface). Това е връзка с кода на твоите системи, която осигурява на външни програми достъп за съвместна работа.

Елементи, които изискват API връзка и могат да са полезни на бизнес са разплащателни методи, софтуери за складови наличности, логистични услуги, софтуер за проследяване на доставките, CRM системи, ERP системи, счетоводни софтуери и много други.

Съществуват и платформи, които служат като медиатори между бизнеси и външни приложения. Те улесняват интегрирането, като го представят с интуитивен интерфейс.

Омниканални интеграции и функции

Този аспект на един бизнес се отнася до гарантирането на еднакво, но персонализирано преживяване във всички релевантни платформи – в сайта, социалните мрежи, имейла или други канали. Целта е да се хомогенизира потребителското преживяване, като се изгради последователност на бранда.

Например, ако един клиент види твоите продукти в реклама в социалните мрежи, той може да иска да го закупи без да влиза в твоя сайт. Правилната интеграция ще му позволи да завърши своята покупка директно в платформата.

От друга страна, клиент може да започне поръчката си от компютър, но да реши да я завърши от телефона си. Оптималното потребителско изживяване се състои от възможността клиента да запази своите данни, за да спести време при завършването на поръчката си.

Много от тези функции са интеграции, присъщи за специфичната SaaS платформа, която използваш за създаването на онлайн магазин. Други съществуват във формата на външни апликации и плъгини.

Мултисклад и мултистор системи

В случай, че имаш няколко магазина, изборът ти на софтуер за управление на бизнес трябва да ти позволява да ги управляваш паралелно. Това е особено важно, ако имаш онлайн бизнес и физически обект. Така ще можеш да контролираш и наблюдаваш общите наличности в реално време и да съставяш анализи за цялостното ти представяне като мултистор бизнес.

Тази функция е полезна и при преразпределянето на стоки при евентуалната липса в един обект и излишък в друг. Мултистор системите унифицират различните части на един бизнес, за да могат да се координират.

Сигурност на данните и защита на личната информация

Търговските бизнеси работят с големи количества клиентски данни. Тяхната загуба или кражба може да доведе до сериозни последици и затова защитата им трябва да бъде приоритет.

Много от потенциалните заплахи могат да бъдат предотвратени с вградени решения, но съществуват и външни такива, които са изключително полезни. Например, SSL сертификатите могат да защитят клиентските ти данни като ги шифроват. По този начин добавят допълнителен слой информационна сигурност на сайта ти.
Други софтуери предпазват сайта и служителите ти чрез инсталацията на програми, блокиращи злонамерени софтуери. Също така, за защита на потребителските данни се препоръчва инсталацията на DLP (Data Loss Prevention) софтуер.