Какво е SWOT анализ и как се прави: стъпка по стъпка

Промяната е неизменна част от развитието на един бизнес. Ако успееш да идентифицираш силните и слабите страни на организацията, шансът ти за успех става значително по-голям.

SWOT анализът е метод, който можеш да използваш, за да идентифицираш вътрешни и външни фактори, които влияят на работата ти. Изграждането на такава цялостна картина на бизнеса ти позволява да мислиш стратегически и да вземаш информирани решения.

Въведение в SWOT анализа: дефиниция и цел

Целта на SWOT анализа е да изгради ясна, синтезирана картина на бизнеса ти. Тя се постига, като се разгледат основните елементи на анализа.

Акронимът се състои от четири елемента:

• Силни страни (Strengths)
• Слаби страни (Weaknesses)
• Възможности (Opportunities)
• Заплахи (Threats)

Чрез обективното изследване на вътрешната и външната среда, бизнесът може да оцени собственото си представяне, както и конкурентото такова. Това е безценен инструмент за всякакъв вид организация, която цели развитие на бранда си, или неговото преустановяване.

Важно е да се отбележи, че същността на един SWOT анализ е емпирична – базирана на факти и данни. Като се разгледат слабите и силните страни, възможностите и заплахите на бизнеса, не трябва да се намесват лични предразсъдъци. Въпреки това, извлечените данни от SWOT не бива да се считат за абсолютни, а за напътствия за стратегическо планиране.

Елементи на SWOT анализа

Всеки SWOT анализ е съставен от четири основни елемента. Те се разделят мисловно и практически на вътрешни и външни фактори.

Силни страни (Strengths): вътрешните предимства

Силни страни на организацията са тези, които описват аспектите, в които бизнесът е успешен и чрез които се отличава от конкуренция по положителен начин. 

Вътрешните предимства на една бизнес стратегия могат да са присъствието на уникална брандова концепция, специална технология или успешна маркетингова перспектива. В повечето случаи се препоръчва компанията да инвестира повече време и ресурси в силните си страни.

Например, една фирма за дрехи може да установи, че предлага най-разнообразната стока в определена ниша. В такъв случай може да се наблегне върху това конкурентно предимство, като се изтъкне в рекламните материали.

Слаби страни (Weaknesses): вътрешните слабости

Вътрешните фактори включват и слабите страни на бизнеса. Те го спират от оптималното му представяне. Ако бъдат идентифицирани, могат да се отстранят или поставят в нов контекст, който не наранява бранда.

Примери за слаби страни могат да бъдат наличието на стара технология, липсата на капитал, неефективен маркетинг или проблеми с вътрешните процеси.

Повечето вътрешни слабости могат да бъдат решени чрез пренасочване на ресурси или като се установят нови процеси. В други случаи, бизнесите се възползват от слабите си страни, като репозиционират бизнеса си или инвестират в правилните партньорства, които да допълнят техните недостатъци.

Възможности (Opportunities): външните възможности за развитие

Възможностите се отнасят до благоприятните фактори, които се дължат на външна среда. Конкуренцията ти също има достъп до съществуващи и нови възможности, но чрез анализ на SWOT, твоят бизнес може да е с крачка напред.

Някои възможности са под формата на социални, икономически или пазарни тенденции. Други се съдържат в законите и регулациите, свързани с индустрията или продукта ти. Възползвай се от тях, за да придобиеш конкурентно предимство, както и по-добро разбиране за бизнес средата си.

Заплахи (Threats): външните заплахи за бизнеса

Заплахите са ситуации, фактори и условия, които могат да навредят на бизнеса ти. Те са рискове или предизвикателства, които трябва да адресираш, за да минимизираш или отстраниш тяхното негативно влияние.

Съществуват устойчиви заплахи, които винаги ще играят роля в дадена индустрия. Но имай предвид, че постоянно се появяват нови заплахи, за които трябва да е готов бизнесът ти – те могат да бъдат икономически кризи, намаляващо търсене на продукта или въвеждането на ключови промени в законодателствата и релевантните регулации.

Как се прави SWOT анализ – стъпка по стъпка

Преди да се заемеш със самото проучване и съответния анализ, трябва да се отделиш от своята субективна представа за организацията си. Твоите предположения могат да се окажат грешни и да навредят на проучването, поради наличието на предразсъдъци.

След като установиш целта или целите за SWOT анализ на бизнеса си, се препоръчва съставянето на 2х2 матрица, разделена на две колони, в които ще се отбележат съответно вътрешните и външните фактори.

Стъпка 1: Събиране на информация и данни

Но преди да идентифицираш силни страни, слаби страни възможности и заплахи за бизнеса си, трябва да събереш релевантните данни.

Данни, свързани с вътрешните условия на бизнеса ти, са:

• Финансови данни – като доходи, печалби и разходи
• Клиентски данни – като анкетни отговори, интервюта и демографична информация
• Маркетинг данни – като нива на ангажираност и статистически успех на кампаниите
• Данни от човешки ресурси – като служителска удовлетвореност и ангажираност, организационна структура и успех на обученията
• Технологична инфраструктура – релевантност на хардуер, софтуер и различните технологични системи
• Операционни данни – като продуктивност, ефективност на процесите и разпределение на ресурсите.

Данни, свързани с външни на бизнеса ти фактори, са:

• Пазарни проучвания – настоящи тенденции, растеж или спад на потенциала на пазара, нови ниши и приоритети
• Анализ на конкуренцията – разглеждане на конкурентните стратегии, успехи, техните силни и слаби страни
• Икономически данни – като нивата на инфлация и платежоспособността на целевата ти аудитория
• Обновления в законодателства и регулации – нови правила, които могат да засегнат индустрията ти
• Технологични обновления – като ново оборудване, системи и възможности за устойчивост и запазване на околната среда.

Тази информация е основата на твоя SWOT анализ. В следващите стъпки ще разгледаме как можеш да я използваш за да осигуриш на бизнеса си по-голям шанс за успех.

Стъпка 2: Анализ на вътрешната среда на бизнеса

При анализа на вътрешната среда, по-точно силните и слабите страни на бизнеса, разглеждаме организационните аспекти на една компания, които са под наш директен контрол. 

Двата аспекта, които спадат към тази категория, са слабите и силните страни на един бизнес. 

За да илюстрираме аналитичния процес, нека вземем за пример хипотетичен онлайн магазин за плувно оборудване. 

Открива се, че продажбите на детско оборудване са значително по-високи. Впоследствие, фирмата намира корелация между този успех и липсата на магазини в региона, които предлагат тази категория продукти. 

Съответно, можем да отбележим, че силната страна (и конкурентното предимство) на този магазин е, че предлага продукти за възрастова група, която не може да намери плувно оборудване другаде.

На свой ред данните показват, че определени продукти водят до значително по-малко продажби. Разглеждат се маркетинг стратегията и кампаниите, провеждат се А/Б тестове, но не се забелязва промяна. 

Провеждат се няколко интервюта с клиенти и се установява, че някои продукти не отговарят по размер на най-заинтересованата демографика. Това разминаване между нуждите на клиентите и продуктите на магазина е слаба страна на бизнеса, която трябва да бъде адресирана.

Отбележи откритията си в левите квадранти на своята матрица. 

Стъпка 3: Анализ на външната среда и пазарната конкуренция

От дясната страна на таблицата ще отбележим откритията си за външната среда. Това включва възможностите и заплахите, към които е предразположен бизнесът. Познавайки ги, можем да предприемем мерките, чрез които да позиционираме бизнеса си в оптимално положение.

Външните фактори могат да бъдат свързани с настоящия или бъдещ икономически климат, конкуренцията, тенденциите в пазара, законовите регулации и други.

Ако откриеш нова технология, която може да подпомогне на процесите и в съответствие на успеха ти, това е отличен пример за възможност в интерес на компанията ти.

От друга страна, ако се предвижда значителна инфлация, това представлява заплаха не само за активите на бизнеса ти, но и за платежоспособността на клиентите ти.

Стъпка 4: Идентифициране на стратегически възможности и предизвикателства

На този етап от SWOT анализа, ти ще имаш много по-ясна представа за външната и вътрешната среда, както и тяхното влияние върху бизнеса ти. Въз основа на тези открития, ще можеш да откриеш нови възможности за развитие, но и предизвикателства, които трябва да превъзмогнеш.

Не винаги ще си напълно оборудван да обработиш събраните данни с максимална точност. В някои случаи се препоръчва сключването на стратегическо партньорство или работата с фрийлансър или компания трето лице, които могат да ти помогнат с идентифицирането на тези ключови възможности и заплахи за бизнеса.

Стъпка 5: Формулиране на стратегии и действия въз основа на SWOT анализа

Вземането на решения на този етап е подкрепено от емпирични данни и тяхното внимателно анализиране. Но тази ключова стъпка се състои от изготвянето на практически стратегии, които ще отразят тези открития.

Изготви план, който включва бюджет и отговорни лица. Някои проблеми ще са по-наложителни от други, затова изгради и списък с приоритети и последователност на действията.

Добрите практики включват работа върху четирите елемента:

• Възползвай се от силните си страни, като инвестираш повече ресурси и време в това, което вече работи.
• Премахни слабостите или инвестирай в тяхното изглаждане.
• Възползвай се от възможностите на пазара, като развиеш краткосрочни и дългосрочни стратегии.
• Справи се с предизвикателствата, като управляваш рисковете с помощта на експерти.

Стъпка 6: Имплементация и мониторинг на стратегическите решения

Използвай данните си, за да достигаш до информирани заключения, но имай предвид, че понякога определени корелации могат да бъдат грешни.

С други думи, дадени данни могат да доведат до грешни заключения. Затова трябва да тестваш стратегиите си системно, като така ще определиш дали установените мерки имат реален ефект върху представянето ти.

Интегриране на SWOT анализа в бизнес плана и стратегическия процес

Информацията, извлечена от SWOT анализа, е изключително полезна при изграждането на истински ценния и продуктивен бизнес план. Добави откритията си в секцията, посветена на изследването на бизнес средата, като ги опишеш изчерпателно.

На базата на тези резултати определи какви са ключовите индикатори за успех (KPIs) и състави стратегически цели и практически стъпки за тяхното постигане. Съответно, пресметни нужните ресурси – човешки, финансови и технологични.

Когато добавиш откритията си в централен документ като бизнес плана, създаваш възможност за взимане на квалифицирани и информирани решения, базирани на реални, релевантни и персонализирани данни. Затова е от ключово значение да споделиш тези открития с твоите колеги и дори инвеститори.

Предимства и ограничения на SWOT анализа като инструмент за стратегическо планиране

SWOT анализът е централизиран източник на релевантна и лесна за разбиране и прилагане информация – затова този метод е златен стандарт при малки и големи бизнеси. Той предоставя структуриран и методичен начин, чрез който един бизнес може да опознае своята структура, както и външните фактори, от които зависи успеха му.
Но е от важно да се отбележи, че SWOT анализът има ограничения. Той зависи от предходна информация и подлежи на промяна. Затова е препоръчително да се подновява системно.