Какво е СУПТО: изисквания, регулации и процедури

Софтуерът за управление на продажбите в търговски обект или накратко СУПТО е термин, отнасящ се към различните програми, ползвани при издаване на фискален бон, нужен по закон за извършване на продажби законно в рамките на страната.

Текущата статия цели да предостави изчерпателна информация относно:

• Какво е СУПТО;
• Какви са изискванията му;
• Какви документи са нужни;
• По какъв начин се извършва процедурата за получаване на СУПТО; 
• Какво е нужно откъм оборудване и обучение на персонала;
• Как да се поддържа актуално.

Научете всичко за СУПТО и правилната му интеграция в редовете по-долу. 

Основни понятия: дефиниция и обхват на СУПТО

Всеки търговски обект се нуждае от продажби, за да оперира дългосрочно. При обработка на информация за покупки от клиентите обаче се налага и проследяване на движението на стоките или изпълнението на паричните потоци и транзакциите.

За тази цел служи т.нар. софтуер за управление на продажбите в търговския обект (СУПТО). На практика всяка ERP (англ. и-ар-пи; Enterprise Resource Planning) система – софтуер за планиране на ресурсите на предприятието – и складов софтуер, какъвто предлага NEXT BASKET, може да се разглежда като СУПТО.

Съгласно § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС (допълнителните разпоредби на Закона за Данък върху добавената стойност) софтуер от типа СУПТО е: 

“всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.”

В допълнение към това съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба Н-18/2006 г. се упоменава, че управление на продажби чрез СУПТО е автоматизирана обработка на информация, която се съхранява в база данни, където се включват най-малко вид, брой и единична цена на стоките или услугите за проследяване процеса на продажба от подаване на заявка от клиента до доставката или заплащането им. 

Казано на по-прост език, бизнесите трябва да разполагат с програми и технологии, които им позволяват да издават касови бонове, щом клиентите решат да закупят нещо. Такива програми и технологии са компютърните софтуери и касовите апарати например.

Тези касови бонове служат за документиране на всяка покупка и отразяването ѝ като извършена. На базата на тези документи се плащат данъци в зависимост от печалбата и други фактори. Така се и проследява доколко законно бива извършвана търговската дейност.

Като клиенти поради същата причина е добре да си пазим касовите бележки, преди да напуснем търговския обект и дори след това. Те са нашето законно удостоверение за покупка. Това важи и за фактурите и други подобни документи, доказващи законността на покупко-продажбата на стока или услуга.

Законодателна рамка: ключови изисквания и нормативни актове

Преди всичко да отговорим на водещия въпрос по темата: СУПТО задължително ли е?

За всеки търговски обект, който извършва търговия на стоки и/или услуги и приема плащания в брой или с дебитни и кредитни карти, за които издава фискален бон, отговорът е: Да.

С други думи – продажби без СУПТО има там, където не се извършват плащания по описаните начини. Или още по-ясно казано – в текущото ни общество фактуриране без нужда от СУПТО няма как да има, тъй като това е основата на законовата рамка, що се отнася до този въпрос.

В този ред на мисли, на въпроса дали може да се извършва онлайн фактуриране без СУПТО отговорът е същият. Повече информация относно това може да се намери в измененията от 28.09.2018 г. в Наредба № Н-18 от 13.12.2006г., където се засягат продажбите в електронни магазини.

Задължително е в тези търговски обекти СУПТО да управлява всички фискални устройства. Не бива да се работи едновременно с няколко такива софтуерни решения.

Търговците са длъжни да информират НАП в срок от 7 дни след инсталирането на СУПТО, че софтуерът функционира успешно, като попълнят и подадат декларация за СУПТО. Колкото до мястото за съхранение или базата данни – тя трябва да е на сървър в България или в страна-членка на ЕС.

Подготовка и документация: какви документи са необходими

За правилното и навременно задействане на СУПТО в съответствие със закона е нужно да се спазят правилният ред от документи и стандартните срокове за деклариране на СУПТО.

Основният документ, който всеки търговец трябва да подготви и подаде, е декларация за СУПТО по чл. 118, ал. 14 от ЗДДС. Не се изисква подаване на такава декларация, ако лицето е оторизирано от производител или разпространител да разпространява софтуер, за който вече са декларирани обстоятелствата.

Заедно с декларацията следва да се подаде и информация относно софтуера съгласно чл. 52в, ал. 2 от Наредба Н-18/2006. Периодът за изпълнение на тази процедура е 7 дни от момента на инсталация.

При каквито и да е обновления на софтуера за управление винаги следва да се подава коригираща декларация, ако промените водят до несъответствие в декларираните обстоятелства, когато е подадена първата декларация. Срокът за изпълнение е 7 дни от промяната в обстоятелствата.

В случай че има промени във функционалността и/или структурата на базата данни на новата софтуерна версия и те са в обхвата на приложение №29 от същата наредба, се подава и информация и за тях.

Когато има преустановяване на производството или разпространението на деклариран софтуер, се подава информация за това обстоятелство в 14-дневен срок, след като е настъпило. Първоначалният декларатор е лицето, който изпълнява тази стъпка.

Процедури за получаване на СУПТО: стъпка по стъпка

Стъпките за получаване на СУПТО започват от избирането на софтуера и привършват с поддръжката на постоянна документация относно своята фискална дейност.

Нека видим точно какъв е процесът:

• Попълване и изпращане на декларация. Това става в портала на НАП, след като вече знаеш какъв софтуер е най-подходящ за твоя онлайн магазин. Добре балансиран избор откъм цена и услуга е и ERP системата на NEXT BASKET.
  
• Закупуване на оборудване. Това включва касови апарати, софтуер и други компоненти, необходими за функционирането на системата.
  
• Инсталация и конфигурация. Следва задействането на софтуера. При работа с NEXT BASKET към цената за оборудването са включени безплатна инсталация и свързване с вече съществуващи системи, което значително улеснява процеса за търговеца.
  
• Обучаване на персонала. Обучение относно основните функционалности и операции на СУПТО, както и процедурите за справяне с технически проблеми и затруднения.
  

Не на последно място от значение са поддръжката и техническите одити. Те са важна стъпка, която помага за намаляване на техническите грешки.

Същевременно чрез тях се правят по-лесно и обновявания на софтуера и съответно подаване на корекционни декларации при значими промени.

Технически стандарти и изисквания за оборудване и системи

Главните стандарти и изисквания за оборудване и системи засягат надеждността и легитимността на софтуера.

• Основни характеристики. Стандартите за СУПТО са оформени така, че да гарантират безопасност, надеждност и ефикасност при обработката на фискална информация, покривайки аспекти като хардуер, софтуер, комуникационни интерфейси и др.
  
• Хардуерни изисквания. Техническите критерии трябва да отговарят на очакваната производителност на системата, броя касови апарати и СУПТО сървъри, които да устояват на натоварването от поръчки, различаващи се по количество, вид и продажна цена на стоките.
  
• Софтуерни изисквания. Софтуерът трябва да е сертифициран и одобрен от компетентните органи, преди да влезе в експлоатация в съответните търговски обекти.
  
• Комуникационни стандарти. Различните компоненти на СУПТО следва да комуникират по сигурен и защитен начин. Стандартите предвиждат ползването на криптирани комуникационни протоколи и сертификати за сигурна комуникация.
  
• Защита и сигурност. Висока степен на защита е нужна при работа с фискални данни, включително криптиране на данните, ползване на сигурни протоколи и механизми за автентикация и оторизация.
  
• Съвместимост. СУПТО трябва да е съвместим с вече съществуващи устройства и системи за обработка на информация.
  

Последно, но не по важност, е техническата поддръжка. Доставчикът на СУПТО е редно да предлага качествено и бързо съдействие при технически затруднения и въпроси.

Обучение на персонала: курсове, сертификати и компетенции

С въвеждането на новости в бизнеса се създава и нуждата от обучение на персонала. 

Повечето СУПТО днес не само идват с документация, но и с обучение под една или друга форма. В немалко случаи това са курсове, предлагащи практически умения и знания, били те на живо или онлайн.

След завършване на обучението участниците получават сертификат, който потвърждава техните компетенции и знания. Обучението гарантира, че всички СУПТО оператори са акредитирани и притежават нужните умения, за да боравят с дадения софтуер.

Когато става дума за сложна система, това е доста важно, тъй като обучението често включва упражнения и симулации, които помагат на служителите да се адаптират към реалните условия на работа със СУПТО без особени затруднения.

Промените и обновленията в софтуера трябва да бъдат последвани от допълнително обучение, което позволява преходът да е гладък и качеството на работа да не бъде повлияно.

Някои фирми предпочитат вътрешни обучения, което налага още разходи, но дава възможност всичко да бъде точно адаптирано към конкретните нужди на предприятието.

Периодични проверки, одити и обновяване на СУПТО

Проверяващите органи на НАП посещават търговски обекти периодично, за да правят СУПТО проверка. Търговците са длъжни да им предоставят одиторски достъп до данните на всички устройства и обекти, които се управляват от СУПТО.

Достъпът, който ще е нужен, за да се направи одитът, е до специализиран акаунт, създаден с тази цел. С него трябва да могат да се чете и извлича цялата информация, налична в базите данни на предприятието.

Независимо каква форма на база данни се използва, тя трябва да бъде направена достъпна до нужния акаунт по време на проверката. В случай че такъв акаунт няма, може да се използва всеки профил на СУПТО оператор, който работи със системата и притежава достатъчно права.

СУПТО е сложна система за осъществяване и документиране на фискалната дейност на един бизнес. Специализиращите компании, които предоставят такъв софтуер, са експерти в сферата.
Ако търсиш достъпен и удобен вариант за придобиване на СУПТО и използването му в твоя магазин, препоръчваме ти да изпратиш запитване до екипа на NEXT BASKET, за да получиш нужната информация конкретно за твоя бизнес.