Какво е спедитор и каква е ролята му в бизнеса

Транспортирането на стоки е комплексен процес, който трябва да бъде планиран спрямо множество фактори, някои от които непредвидими. Координацията на търговския транспорт е част от отговорностите на спедитора.

В тази връзка днес ще разбереш какво е спедитор, каква е ролята му и защо той е ключова фигура при установяването на ефективни процеси за транспорт в един търговски бизнес.

Какво е спедитор – определение и видове

Спедиторът е професионален експерт, който се занимава с организирането на транспортната логистика на един бизнес. Това включва планирането и управлението на транспортните процеси и доставката на стоки.

Той използва контактите си с различни доставчици и отговаря за установяване на възможно най-безопасните и достъпни линии за транспорт по вода, въздух или земя.

Важно е да се отбележи, че спедиторът обикновено е външно лице – може да е самостоятелен експерт или спедиторска фирма. Има случаи, в които някои по-големи компании наемат спедитор, за да бъде част от логистичния им екип.

Роля на спедитора в бизнеса

Ролята на спедитора е неизменно важна. Той организира или допринася за осъществяването на всеки процес, свързан с превоза на стоки. Чрез неговата експертиза се гарантира навременното транспортиране, като се намалява рискът от повреда при пътуване.

Спедиторът също се занимава с подготовката на нужните транспортни и експортни документи, подпомага за изграждането на складовите процеси, договаря транспортните такси, както и изготвя застраховката на товари.

Инвестирането в спедиция може да доведе до значителна възвръщаемост, защото изборът на правилен маршрут и метод за доставка има директно влияние върху ефективното управление на разходите за транспорт, обработка и складиране на стоки.

Организиране на транспорт и доставки

Спедиторът (или спедиторската компания) не транспортират стоките на твоя бизнес, а е посредник между бизнеса и различни външни транспортни услуги.

Опитните спедитори разполагат с широка мрежа от доставчици в сферите на въздушния, железопътния, корабния, сухопътния транспорт и всеки друг вид транспорт. Използвайки тези връзки и знанията си за индустрията, спедиторът следва да установи най-икономичния и подходящ маршрут.

Професията спедитор изисква проактивност – истинският експерт ще разгледа цялата ти верига за доставки и ще се увери, че продуктите ти стигат от производство до крайния клиент по възможно най-ефикасния и надежден начин.

Избор на оптимални маршрути и транспортни средства

За успешния превоз на товара спедиторите имат предвид няколко различни фактора, играещи ключова роля в дейността.

Това са:

• Време за доставка: В зависимост от обещаното време за доставяне, трябва да се избере маршрут и метод за доставка, който покрива нужната времева рамка. Освен това се предвиждат евентуалните закъснения;
  
• Разходи: Разликата в цената на транспорта между два доставчика може да е драстична. Спедиторът открива най-бюджетния метод на превоз, имайки предвид желаното време за доставка и без да компрометира безопасността на стоката;
  
• Същност на стоката: Някои стоки с големи размери изискват транспорт по вода чрез кораб. Други са твърде чупливи, за да бъдат превозвани с камион. В трети случаи, поради срока на годност на дадена стока се изисква по-бърза доставка. Спедицията зачита всички тези фактори, за да избере правилния доставчик на продуктите;
  
• Рискове: Съществуват множество фактори, които са извън контрола и на най-компетентния спедитор. Те включват климат, природни бедствия, възможните повреди и закъснения и приемат мерки за минимизирането на рисковете през процеса на транспорт. Въпреки това, идеалното превозване не може да бъде гарантирано и затова застраховането е част от отговорностите на спедиторите.
  

Спедиторите обикновено си служат със софтуери за логистика, които оперират с помощта на изкуствен интелект. Това им помага да открият оптимален маршрут според спецификата на товара, сроковете и всички фактори около транспортирането. Използвайки тази информация, те могат да се свържат с правилния превозвач.

Управление на товарите и контрол на доставките

Сред задачите на спедитора са и да наблюдава доставката на товари в реално време, за да може да се справи с всички възникнали проблеми, като също оцени ефективността на избрания маршрут с цел бъдеща оптимизация.

Това изисква постоянен контакт с клиента (бизнеса), превозвача и митническите служби. Работата на спедитора е многозадачна и изисква прецизни разпределение на вниманието.

Същевременно той трябва да осигури нужните разрешителни и документи. Дори и след като стоката мине границата, тя трябва да бъде под постоянен надзор от спедитора, за да се увери, че пристигането и разтоварването ще се извърши спрямо условията в подписания договор.

Преговори с транспортни компании и агенти

Сключването на правилните партньорства е ключов аспект от отговорностите на спедитора. Тези партньорства се легитимират чрез договор, който е взаимно изгоден и трябва да бъдат поддържани чрез постоянна прозрачна връзка.

Опитните спедитори често имат изградена мрежа от фирми, предлагащи транспорти услуги. Всъщност, много бизнеси решават да работят със спедитори, които се специализират в един конкретен вид транспорт.

Например, някои спедитори предлагат единствено услуги, свързани с мореплавателен транзит и обикновено имат много връзки в тази конкретна ниша на индустрията.

Преговорите включват установяване на тарифи, честота и системност на съвместна работа, процеси, протоколи и работни стандарти.

Застраховане на товарите и рисковете

Спедиторите отговарят и за застраховката на товарите срещу непредвидими фактори, за които фирмата не може да поеме отговорност. Повредата на стоки по време на транспортиране е често срещано явление, затова тази задача е изключително важна.

Имай предвид, че някои спедитори подписват спедиторски застраховки. Така, при повреда на стоката, отговорността не е тяхна и разходите се поемат от фирмата-клиент.

Митнически формалности и разрешителни

За да се увери, че транспортът на стоката ще премине безпроблемно, спедиторът съветва клиентите си относно нужните разрешителни.

Това могат да бъдат:

• Декларация за въвеждане;
• Митнически тарифен код;
• EORI номер;
• Декларация за произход;
• Декларации за ДДС;
• Сертификати за хигиена;
• Фактури;
• Лицензи за работа със специфични материали или животни.

Спедиторът е запознат с граничните мерки и ще работи с теб, за да се изведе нужната документация. Освен това, той ще се заеме с комуникацията с митническите органи, за да ускори провеждането на формалните процеси като проверката и разтоварването на стоката.

Съответствие със законовите изисквания

При въвеждането или изнасянето на стоки, официалните изисквания трябва да се спазват за да се постигне съответствие със законовите изисквания. Спедиторът може да помогне при процеса на деклариране на стоки, техния режим и плащането на наложения при транспорта ДДС.

Ключов аспект е спазването на изискванията за етикетиране и опаковане на стоки. Също така, стоката трябва да бъде натоварена правилно и покрита и закрепена по адекватен за категорията си начин.

Комуникация и информационно управление

Спедицията може да е изключително стресова професия, тъй като специалистите трябва да бъдат на линия денонощно, за да действат като медиатори между различните играчи в транспорта на стоката.

Те притежават централната база данни, съдържаща бюджет, графици, контакти, документи и са отговорни за тяхното управление и осигуряване при нужда.

Спедиторите трябва да следят всяка стъпка от доставъчния процес и да управляват връзката между клиент, превозвач и законовите органи.

Избор на спедиторски решения за онлайн търговия – какви са опциите

Ако имаш нужда от спедиторски услуги, имаш три главни опции, между които можеш да избираш.

Те биват следните видове:

• Самостоятелен спедитор: Индивидуалният външен спедитор работи самостоятелно като фрийлансър. Той използва мрежата си, за да управлява логистиката на клиентите си, но няма възможността да се справя с големи количества работа. Това решение е най-подходящо за малки и средни бизнеси;
  
• Спедиторска фирма: Спедиторските фирми също са външни специалисти, но разполагат с по-голям капацитет и по-широка мрежа от контакти. Те могат да са по-скъпи, но много средни и големи фирми ги наемат при установяване на транспортната си система;
  
• Вътрешен спедитор: Установяването на вътрешен екип за спедиция е подходящо за всеки бизнес, който обработва голям обем доставки. Създаването и поддържането на вътрешен екип може да е по-скъпо от работата със спедиторска фирма, но ти осигурява по-добър контрол върху операциите.

Изборът на спедиторско решение зависи от размера на бизнеса, бюджета ти и предпочитания метод за транспорт. Например, някои спедитори работят само с доставки между производители и бизнеси, които търгуват на дребно. Други доставят стоката от бизнеса до крайния клиент (още познато като “спедиция от врата до врата”).