Какво е Принцип на Парето и как да го използваш

Всички искаме да сме добри в управлението на времето за осъществяване на проектите ни, и да контролираме риска, асоцииран с тях. Много от нас желаят да прилагат тези знания в различни области, включително и що се отнася до нашата работа.

Принципът на Парето или правилото 80/20, отговаря на нуждите и желанията ни, като изтъква, че 20% от усилията произвеждат 80% от резултатите.  

Чудесно, но как можеш да установиш кои дейности влизат в тази група и по какъв начин да приложиш наученото в своите бизнес стратегии, за да се развиваш като търговец?

Тази статия отговаря на тези въпроси и още, като засяга какво точно е правилото на Парето, как може да бъде изобразено и какви са затрудненията, когато разчиташ на него, за да взимаш важни решения в професионален план.

Какво е Парето диаграма: история и цели

Парето диаграмата е графичното представяне на правилото, формулирано от италианския икономист Вилфредо Парето през XIX в. Тя помага на анализаторите да идентифицират най-важните причини за даден проблем или явление. 

Данните в една Парето диаграма са изобразени така, че по-лесно да се вижда кои фактори са от съществено значение за постигането на даден резултат. Тя съдържа колони, сортирани в низходящ ред, и линия, представляваща натрупващия се общ процент, стартирайки от 20% и достигайки 100%.

В икономиката диаграмата на Парето е един от седемте основни инструмента за управление на качеството. Тя служи за откриване на проблеми и установяването ефективността на различните подходи.

Направата ѝ изисква:

• Списък с променливите за проследяване;
• Проучване относно всяка от тях;
• Подреждане на променливите въз основа на техните абсолютни стойности в низходящ ред;
• Добавяне на натрупаната честота, която помага да се види натрупването на резултата спрямо променливите.

Приложението на диаграмата на Парето за управлението на проекти позволява да установиш кои са факторите, влияещи най-много за постигането на даден резултат. 

Да разгледаме като пример случай, в който искаш да разбереш коя част от страницата кара най-много потребители да изберат да закупят даден продукт. Променливите в такъв случай могат да са отделните екрани, през които потребителите преминават, скролвайки от началото на страницата до края ѝ, където се намират и различните призиви за действие.

За проучването си можеш да използваш инструментите, проследяващи потребителското поведение. Възможно е и да направиш отделни запитвания към някои от потребителите, които да ти посочат кое точно ги е привлякло да вземат това решение. 

След като подредиш променливите в таблицата си, сортираш ги в низходящ ред и по желание добавиш кривата с натрупваща се честота, ще забележиш нещо. 

Първите няколко стойности ще са индикатор за 20-те процента от фирмените усилия, които са довели до 80 процента от желания резултат – продажба. Съответно останалите 20 процента от резултата ще идват от всички други стойности.

В исторически контекст Парето диаграмата е използвана за анализ на данни в по-голям мащаб, като такива, засягащи проблеми в качеството на производството, производителността на служителите и дори клиентското удовлетворение. 

Най-осезаем е приносът на този вид диаграма в ситуации, където ресурсите са ограничени и е необходимо да се идентифицират онези области, които ще допринесат значително повече от останалите, когато се инвестират в тях време, усилия и пари. 

Когато знаеш как причините се натрупват в общ план, можеш и да заложиш на онези с най-висока възвращаемост.

Основни принципи и формулировка на правилото 80/20

Вилфредо Парето, формулирал правилото 80/20, е не само икономист, но и признат социолог и инженер. 

Един от трудовете му под името “Наръчник по политическа икономия” от 1906 г. засяга въпроса относно разпределението на площта в Италия. Парето открива, че приблизително 80% от площта в страната е собственост на около 20% от населението.

Десетилетия по-късно американският инженер Джоузеф Джуран (англ. Joseph Juran) попада на работата на Парето и споделя наблюдението, че 80% от един проблем произхожда от 20% от причините, когато прилага принципа в проследяване качеството при производство. 

Той говори за “малкото жизненоважни и многото полезни” променливи, припомняйки, че не бива да се пренебрегват 80-те процента от причините. Ролята на Закона на Парето е да ни даде яснота как да подредим приоритетите си, без да ни ни казва дали е редно да обръщаме внимание на нещата, допринасящи по-малко.

Трудът на Парето е многослоен смислово и като формулировка. Той използва променливи, които днес носят неговото име, тъй като те могат да се пренесат в почти всякаква среда с всякакви условия. Много хора наричат принципа на Парето закон именно защото той е приложим почти универсално.

Основните елементи, заложени в правилото на Парето са:

• Неравенство: Преди всичко останало идва разпознаването на вродения дисбаланс в отделните системи. Правилото постулира, че резултатът или изходящата информация често е вследствие на входяща информация, която не е линейно разпределена. Така се стига до крайното твърдение, че малка подгрупа от причини обикновено води до голяма част от резултатите.
  
• Ефикасност. Правилото 80/20 предполага, че вследствие на идентифицирането или разпознаването на 20-те процента от факторите, които създават 80% от резултатите, и концентрирането на ресурсите в тях (време, усилия, пари), се постига по-голямо ниво на ефикасност. На практика това значи да се приоритизира и да се взимат стратегически решения, които поставят на преден план малцинството с голям принос вместо мнозинството с малък.
  
• Предсказуемост. Когато си наясно с това кои 20% от причините водят до 80% от резултатите, можеш да предвидиш и да повлияеш на резултатите си съзнателно. В бизнес средите да знаеш кои продукти или клиенти са водещи за това да имаш високи продажби може да ти помогне да се ориентираш както когато изграждаш своята маркетингова стратегия, така и когато мислиш за цялостната ти фирмена стратегия за развитие.
  
• Гъвкавост. Формулата на Парето за разпределението 80/20 не е задължително винаги да отговаря на точни проценти. Тя позволява да получиш приблизителна стойност, която да ти покаже определена тенденция. Понякога дистрибуцията е 90/10 или 70/30. Друг път общата стойност на факторите, които се вземат предвид, не достига 100. Идеята на Принципа на Парето е да се покаже каква е силовата връзка между елементите, тъй като тя може да се наблюдава в нещата, направени от човека, но и в природните феномени, като например земетресенията и горските пожари.

Ако желаеш да проследиш определен процес, можеш да го направиш, използвайки диаграма на Парето, почти без значение коя е областта ти на дейност.

Приложения на Принципа на Парето в областта на търговията

Търговията е област, в която се изисква много внимателно управление на риска. Същевременно, трябва да планираш и управление на времето си и ресурсите си, за да бъде рентабилен бизнесът. 

Обръщайки внимание на факторите, които задвижват предприятието ти, можеш и да взимаш по-добри решения относно посоката, в която то да се развива.

В търговията приложенията на Принципа на Парето могат да са например:

• 80% от продажбите ти идват от 20% от клиентите ти;
• 80% от продажбите ти идват от 20% от продуктите ти;
• 80% от продажбите ти идват от 20% от продавачите ти;
• 80% от доходите ти идват от 20% от времевата инвестиция на работниците ти;
• 80% от посещенията на сайта ти идват от 20% от използваните ключови думи;
• 80% от потребителите ти стават клиенти заради 20% от съдържанието ти;
• 20% от клиентите ти заемат 80% от времето на екипа за обслужване на клиенти;
• 20% от фирмените ти усилия ти допринасят за 80% от общата възвращаемост.

Това са все показатели, които можеш да проследиш сравнително лесно. Когато не просто се уповаваш на общи твърдения, а докажеш някои от тях, че важат и за твоята компания, можеш да използваш откритията си, за да увеличиш общите си ефективност и качество на работа. 

Идеи за приложения, които да проучиш според това кое колко е значимо за твоето предприетие, включват:

• Реклама на продуктите: Идентифицирайки онези продукти, които генерират най-голям дял от продажбите, знаеш кои продукти се нуждаят от допълнителни реклами и кои – от постоянни. По същия начин се разбира и кои продукти се нуждаят от най-много складово пространство, имайки предвид и физическите им пропорции.
  
• Отношения с клиентите: В управлението на клиентските отношения да разпознаеш кои клиенти ти носят най-голяма печалба е предпоставка за това да поддържаш отношенията си с тях дълго време, като им предоставяш допълнителни условия, от които да се възползват, защото са доказали лоялността си.
  
• Нови продукти и услуги: Разработването на следващата серия продукти или услуги, с които да плениш аудиторията си, винаги започва с етап на проучване за това кои страни на най-продаваните артикули в магазина ти се харесват най-много на клиентите ти, за да ги подтикнат към покупка.
  
• Управление на риска: В предприемачеството рисковете могат да са големи дори когато сумата пари е сравнително малка, но могат и да са малки дори когато става въпрос за много пари. Ако можеш да си наясно с малкото фактори, внасящи най-голям риск в един проект, можеш да се подготвиш и да вложиш внимание и ресурси в тях, за да предотвратиш по-голямата част от щетите.
  
• Развитие на служителите: Принципът на Парето много лесно би могъл да покаже кои са малцината, работещи усилено, и мнозината, които имат затруднения в постигането на достатъчно високи резултати. Справящите се добре можеш да поощриш, а затрудняващите се можеш да разпиташ, да научиш  за причините, които ги спират, и да се опиташ да им помогнеш да израснат.

До момента нещата на теория нещата звучат разбираемо, но как точно се откриват тези златни 20 процента? Да видим подробно в следващия раздел.

Идентификация на ключовите 20% за създаване на максимален ефект

Достигането до същността на това какво повлиява за постигането на даден резултат не е особено лесно, но то има своите предимства, освен че ти дава яснота по зададения въпрос. 

Веднъж щом си наясно с начина, по който можеш да определиш значението на всеки от факторите, поставянето на тази оценка в бъдеще не коства почти нищо откъм време и други ресурси.

Има много начини да идентифицираш ключовите 20%. Два от най-ползваните са анкетирането и анализирането на потребителското поведение.

Като пример за първото можем да разгледаме проучване от 2019 г., публикувано в икономическото списание “Международни рецензии върху управление и маркетинг”, относно намерението на потребителите да ползват Netflix (англ. Нетфликс) – платформа за излъчване на филми и предавания в реално време в интернет. Това проучване открива, че основните причини множеството от зрителите да прииждат са няколко водещи продукции.

Статистически излиза, че около 20% от филмите и сериалите в платформата генерират приблизително 90% от гледанията. От всички фактори, които влияят на избора на потребителите, проучването показва, че два са най-значимите – личната ефикасност в смисъла на предприемане на действие, облагодателстващо индивида, и притежаването на определени знания за съдържанието в платформата. 

Разбира се, дори в такива проучвания е трудно да се направи категорично заключение, ако няма възможност да се изследва целият диапазон от данни. Изследователите в труда, посочен по-горе, също посочват това. Те споменават, че при допълнително разискване не е изключено да се открие релевантност и при други външни променливи като лична иновативност, възприета стойност и възприето качество.

В случай че предлагаш консултантски услуги за фирми или си собственик на бизнес и искаш да научиш повече за него, то има няколко начина да определиш кои точно са 20-те процента, когато търсиш главните причини за конкретен резултат.

Тези начини са:

• Задай началния въпрос: Кои са факторите, водещи до най-много продажби; кои са най-скъпите оперативни дейности на компанията откъм разходи спрямо производителност; и т.н. Постави казус, който искаш да разрешиш, преди да задълбаеш в прилежащите му фактори.
  
• Анализирай групи от данни: Първоначално може да се наложи да тръгнеш не от отделни стойности, а от общи такива, за да подбереш групата с най-голямо влияние. Ако направиш диаграма на Парето, както е описано в първия раздел, фокусирайки се върху групи фактори, понякога това ти разяснява достатъчно, за да навлезеш в конкретиката на нещата.
  
• Разясни условията: Резултатите от анализа ти са по-точни, когато имаш ясни условия, в рамките на които разглеждаш причините. Ако става дума за управление на качеството например, следва да имаш предвид компонентите за качество – разходи за отделните етапи от продукция, процесите, стъпките за изпълнението им и др.

Парето първоначално разглежда кой колко площ притежава в Италия, като така достига до пропорциите 80/20. Той поставя граници, в които прави своите изчисления така, че те да бъдат точни. Именно границите са това, което ни позволява да различаваме едно от друго, дори когато двете са близки по същност и приложение.

Приложение на правилото 80/20 в бизнес стратегиите ти

Наличието на качествено превъзходство води до натрупвания, които с времето дават огромно надмощие. В природния свят това е видимо, когато се погледнат екосистемите от растения или животинската йерархия в джунглата.

В бизнес света индивидите с най-развити способности също царуват, но тук идва въпросът: какви са тези способности? 

Малкото превъзходство в твоите стратегии се натрупва с времето и води до качествени и количествени изменения, които с помощта на допълнителни финансови инвестиции допълнително популяризират бранда ти. По този начин стойността на всяка реклама и публикация се повишава също.

Принципът на Парето може да се приложи за оформление на ефективни бизнес стратегии, отнасяйки се към различни аспекти от дейността на предприятието, които описваме по-долу.

Маркетингови канали

При провеждане на общ анализ с цел установяване на най-доходоносните маркетингови канали и стратегиите за всеки от тях ще забележиш тенденциите в подхода си и резултатите от тях.

Използвайки описания Закон на Парето, можеш да откриеш, че например дигиталната реклама в социалните медии генерира значително повече продажби в сравнение с други канали като печатната реклама или телевизията. Така разбираш къде да продължаваш активно да вливаш ресурси и къде да ги ограничиш, докато не започнеш да виждаш подобни проценти в конверсиите.

Ако задълбаеш още повече в това от кой канал идват най-много продажби, ще можеш да проследиш конкретната стратегия там и да преосмислиш подхода си в останалите си канали, за да оптимизираш и тяхното представяне.

Вътрешни процеси

Производителността на една компания разчита на всички установени процеси до някаква степен, но онези от жизненоважно значение са малка част от общата бройка.

Правилото 80/20 може например да ти покаже, че няколко ключови операции в производствения процес предизвикват по-голямата част от дефектите или забавянията.

Съответно фокусът ти следва да бъде насочен към подобряването на тези конкретни области. Това може да стане чрез инвестиция в нови технологии, преустановяване на част от работните процедури, обучение на персонала, консултация с външни специалисти и пр.

Финансови ресурси

Ефективността при разпределението на бюджета разчита на строго и целенасочено управление на финансите чрез следене и контролиране на приходите и разходите.

Законът на Парето ти помага да проследиш кои инвестиции ти дават най-голям принос за постигане на даден резултат и да преразпределиш паричния поток в тази посока. По подобен начин се открива и къде влагаш пари, но получаваш най-малко резултати спрямо вложената сума.

Например, когато направиш анализ, не е изключено да се окаже, че не отделяш достатъчно бюджет за иновации и развитие там, където всъщност има най-много интерес. Друг вариант е да установиш, че част от продуктите ти, които не се продават особено, всъщност са и водещата причина да имаш високи производствени разходи.

Целта за един бизнес при употребата на подобни формули и принципи е винаги оптимизиране. Ако взимаш решения на базата на изведените заключения, се постарай да зададеш правилно основните параметри при изчисленията си.

Предизвикателства и ограничения в Принципа на Парето

Принципът на Парето не е закон и не бива да бъде приеман за такъв. Той е по-скоро ориентировъчен метод, който насочва вниманието към малцинството с влияние, без да отписва ролята на мнозинството за постигането на резултата.

Ето какви предизвикателства и ограничения е възможно да забележиш в това правило:

• Не е винаги универсално приложим. Въпреки широкото приложение на този принцип във всякакви области, той невинаги ще може да спомогне за разчитането на ситуацията. В някои случаи разпределението е различно от 80/20, а в други не са видими всички възможни фактори.
  
• Има опасност от пренебрегване на малките детайли. Съсредоточаването върху 20-те процента помага за идентифициране на най-важните компоненти, но то може да доведе до пренебрегване на останалите 80 процента, които също могат да имат значимо въздействие в дългосрочен план.
  
• Резултатите зависят от пазарната обстановка. Потребителското поведение се изменя и заедно с него в пазарната обстановка също настъпват промени. Жизненоважните 20% днес може да са част от полезните 80% утре.
  
• Прекомерната употреба може да доведе до неточни заключения. Концентрацията на усилия, време и пари в малцинството клиенти, процеси и продукти е полезно само до един момент. Ако не се предприемат и други действия като привличане на подобна клиентела и натрупване на капитал, рано или късно бизнесът бива засегнат сериозно.
  

Вилфредо Парето показва, че има зависимост между елементите в една система, отразяващи се на резултатите в нея. Предприемачеството е професия, в която няколко системи функционират едновременно и обикновено са обвързани така, че си влияят помежду си.

Ако изпитват затруднения в оптимизирането на част от своята фирма или търсиш нова гледна точка, Принципът на Парето може би ще ти помогне. Но не забравяй – важността на малкото причини с голям принос не означава, че задължително трябва да захвърлиш многото причини с по-малък.