Какво е аутсорсинг и кога е добро решение за бизнеса ти

Аутсорсингът е практика, която се използва от бизнеси, целящи да постигнат бърз растеж без наемане и обучаване на допълнителни екипи. 

В тази статия ще разгледаме точно какво е аутсорсинг и дали е подходящо решение за твоите бизнес нужди.

Въведение в аутсорсинга – значение и същност

Аутсорсинг е бизнес практика, при която компанията наема трето лице (друга компания или индивидуален експерт), което да извършва услуги или изпълнява задачи. По този начин се избягва нуждата от съставяне, обучаване и поддържане на вътрешен екип, тъй като третото лице служи като временно допълнение към настоящия човешки ресурс.

На външни изпълнители могат да се поверят управлението на процеси и услуги в ИТ сектора, човешки ресурси, счетоводство, маркетинг, продажби, дизайн и обслужване на клиенти, наред с много други полета на експертиза.

Икономически, оперативни и стратегически предисмтва на аутсорсинга

Популярността на аутсорсинга не е случайна. Причината е, че повечето бизнеси не могат да си позволят да имат сегрегиран отбор и работна ръка за всеки отделен аспект на организацията, а и обикновено нямат такава нужда в дългосрочен план. 

Ползите от аутсорсинга са много и в редовете по-долу ще разгледаме някои от тях.

Икономически предимства

Когато една дейност се даде за изпълнение на трето лице, бизнесът може да намали разходите си за:

• Заплати;
• Осигуровки;
• Обучение;
• Осигуряване на физически работни места;
• Оперативни процеси;
• Специализирано оборудване и/или софтуер.

Или иначе казано – единичното висококачествено извършване на услуги изисква по-ниски разходи когато се довери на аутсорсинг партньор.

Оперативни предимства

Въпреки временния характер на аутсорсинг партньорствата, те могат да бъдат с продължителен и латентен ефект върху процесите на компанията.

Тъй като специализираната компания се фокусира върху една единствена сфера на компетентност, тя може да подобри съществуващите бизнес процеси или да създаде изцяло нови такива. Това е от ключово значение за оптимизирането на ежедневните дейности и често води до по-добра колективна работа и клиентско обслужване.

Например, ако наемеш компания, която да изгради стратегия за SEO, тя ще може да ти даде достъп до информация, която можеш да използваш години напред – като ключови думи, добри практики за форматиране и други.

Стратегически предимства

Чрез прехвърляне на една част от задачите на външна компания, ти можеш да се фокусираш върху други аспекти на бизнеса. Това ще ти позволи да работиш върху това, в което отборът ти е най-добър – било то разработването на нови продукти или услуги.

Именно това е една от ползите от аутсорсинга – да си позволиш да се концентрираш върху бизнеса си, като гарантираш качество в непознатите за теб и отбора ти сфери.

Подходящи процеси за аутсорсинг

Типичните услуги и процеси, които се са подходящи за аутсорсинг са:

1. Информационни технологии и софтуерна разработка. Повечето бизнеси са частично или изцяло дигитални и затова много компании разчитат на външни експерти да развият техните сайтове, софтуери и вътрешни инфраструктури. Това е особено вярно за малките и средни фирми.
   
2. Маркетинг и SEO оптимизация за търсачки. Въпреки че повечето фирми имат маркетинг отдел, провеждането на единични детайлни SEO проучвания са изключително ценна инвестиция, тъй като класирането в Google е един от най-ефективните маркетинг инструменти.
   
3. Обслужване на клиенти. Някои бизнес модели неизбежно изискват голям отбор от експерти, които са специализирани в обслужването на клиенти. Затова често се наемат компании в чужбина, където такъв вид услуги са по-достъпни, а самите екипи са вече организирани и готови за работа.
   
4. Счетоводство. Това е един от най-често срещаните видове аутсорсинг – от данъчни консултации до финансово планиране, счетоводството е комплексна практика. Затова се наема релевантният експерт, който може да ти даде добро оценяване на разходите и всъщност да ти спести ресурси, чрез предотвратяването на критични грешки.
   
5. Дизайн на мултимедийни елементи и сайтове. Дизайнерите са още едни често наемани трети лица, способни да изготвят дизайни за определени нужди на бизнеса. Това може да включва уебсайт и брандинг материали, както и визуални елементи за социални мрежи, дизайн на продукти и много други.
   
6. Юридически услуги. При нужда от правен съвет или представяне, един бизнес може да се възползва от услугите на юрист. Изборът на експерт зависи от юрисдикцията, в която оперира бизнеса – било то в страната (например в България), целия континент или глобално.
   
7. Човешки ресурси. Правилното управление на човешките ресурси е интегрална част от всяка компания – особено когато компанията расте по-бързо от очакваното. Но от началото, наемането на служители на позицията може да се окаже твърде скъпо. За това се препоръчва аутсорсването на експерт, който е запознат с местните трудови закони и регулации.
   

В специфични случаи, компанията може да има нужда от специфичен съвет. Това може да включва маркетинг стратегия, изготвяне на презентация за инвеститори или генерална посока за бъдещето. В такива случаи може да се наеме временно експерт, който ще се наеме да помогне със задачата.

Кога аутсорсингът е добро решение за бизнеса

Предварителният анализ на текущите нужди на бизнеса ще те информира дали аутсорсингът е подходящото за теб решение. По-долу ще откриеш някои индикатори, че инвестирането в аутсорсинг партньорство е добра правилна следваща стъпка.

1. Когато трябва да намалиш разходите си

В много случаи, поддръжката на цял екип може да е твърде скъпо начинание. Особено когато бизнесът се разраства, финансовите ти приоритети ще са динамични – може би ще искаш да инвестираш повече пари в маркетинг, а може би процесът на наемане е твърде скъп и трудоемък за настоящите условия. 

В крайна сметка, ако има работа за вършене, а бюджетът е по-нисък, аутсорсингът е идеалния вариант.

2. Когато компанията се разраства бързо

Бързото разрастване е вълнуващо, но много бизнеси не могат да се справят с динамичната промяна. В такива случаи, често няма време за установяване на наемен процес – тук можеш да се обърнеш към трети лица. 

Аутсорсингът може да те снабди с вече обучен екип с установени процеси в същата ниша, в която се развиваш. Това спестява усилия, средства и време, което може да бъде инвестирано в поддържане на инерцията на растежа.

3. Когато трябва да се фокусираш върху критично важни дейности

Ако прекарваш твърде много време в административни дейности, то аутсорсингът може да бъде изключително полезен инструмент. Когато управляваш малък или среден бизнес, има голям шанс да изпълняваш ролите на много различни професионалисти, което не ти дава време да се фокусираш върху истински важните за растежа дейности. 

Използвай аутсорсинг на определени административни и времеемки процеси за да постигнеш потенциала на бизнеса.

Оценка и избор на подходящ партньор

Изборът на правилен партньор е особено важна част от успеха на аутсорсинг плана. 

Ето и някои от ключовите критерии, по които да се водиш:

• Опит. Увери се, че потенциалният ти партньор разполага с портфолио, което доказва компетентността му и отговаря на твоите изисквания.
  
• Съвместимост. Според това какви са били предходните проекти на експерта и разговорите ви, трябва да се прецени дали културите на организациите са съвместими и допълващи се.
  
• Тестов период. Изготвянето на груб план за работа или тестването на услугата преди подписването на договор. Важно е да се установи динамиката и качеството на работата.
  
• Ясни инструкции и очаквания. Ключова част от преговорите е двете страни да осигурят прозрачно информация относно ресурсите на разположение. В този списък влизат очакваните седмични работни часове, работната динамика, процесът на достъп до информация и всичко друго, което може да създаде потенциални несъвместимости.

Интеграция на аутсорсинга във вътрешните процеси

От първостепенна важност е партньорите ти да бъдат въведени в работните процеси правилно. Успешният аутсорсинг а този, при който партньорите биват разглеждани като такива – партньори, а не просто изпълнители на задачи.

Освен това, комуникацията е ключова и тов става все по-валидно в сценария на изцяло дистанционни сътрудничества. 

Трябва да се установят очаквания и от двете страни и да се осигури достъп до релевантните бази данни, ресурси и контакти за да могат работните процеси да са гладки и надеждни. Настоящият екип също трябва да бъде уведомен за присъствието на аутсорснатите партньори.

За да се управлява качеството и продуктивността, препоръчва се системен мониторинг и оценяване на работата, която е свършена.

Примери и приложения на аутсорсинга в различни сектори и индустрии

Ето кои са някои от секторите, които се възползват най-много от аутсорсинг услуги и партньорства:

1. Здравеопазване. За да могат служителите в болници и клиники да се фокусират върху пациентите, административните задачи се доверяват на аутсорсинг партньори.
   
2. Производство. Типичен пример за аутсорснати услуги в производството са управлението на инвентара и логистиката.
   
3. Информационни технологии. Аутсорсингът е все по-често срещан метод на работа в ИТ сферата, като целта е да се запази сравнително малък основен екип. Пример за това е установяването на облачно пространство за съхранение на данни.
   
4. Продажби на дребно. Инвентаризация, обслужване на клиенти, логистика, маркетинг – това са само няколко от обичайните аутсорсинг нужди на много търговски бизнеси.

Друга ниша, в която аутсорсингът е с нарастващо значение, е именно електронната търговия. Онлайн търговците често избират външни екипи за задачи като SEO, дигитален маркетинг, контактен център услуги и счетоводство за електронен магазин.