Каква програма за фактури да използваш за е-търговия?

Една фирма трябва да разполага с подходящата програма за фактури – това не само помага на бизнеса да изгради база данни с всички предходни транзакции, но също е от съществена полза при декларирането на задължителните данъчни документи.

Днес ще разгледаме какво представлява ефективната програма за фактуриране и как да избереш подходящата за твоя онлайн магазин.

Функции на програмите за фактуриране за е-търговия

Всеки софтуер за фактури е различен и съдържа разнообразни функции, които могат да са полезни на твоя бизнес. За да подбереш правилния софтуер за фактуриране, трябва да познаваш бизнеса си, както и очакванията на клиентите си. 

Съществуват много и различни функции, които можеш да срещнеш при работа с програма за издаване на фактури, които ще ти помогнат да избереш на коя да се довериш.

Ще изредим най-ключовите  от тях:

• Лесно изпращане на фактурите: Ефикасната програма за издаване на фактури трябва да разполага с опции за лесно изпращане на фактурите по имейл – ръчно или автоматично.
• Експорт в различни формати: Обикновено справки за фактури се изпращат вградени в имейл, но е важно програмата да съдържа възможности за създаване на PDF и други файлове.
• Поставяне на лого: За да изглежда професионално фактурата, е желателно програмата да позволява интеграцията на фирмено лого вътре в нея.
• Работа с различни валути и езици: Това е особено важно, ако работиш с интернационални клиенти.
• Работа с различни формати: За работа с други фирми или предприемачи може да ти се наложи издаването на проформа фактура. В други случаи стандартният формат за фактури ще е достатъчен.
• Анулиране на фактури: В случай че се допусне грешка, условията на сделката се променят, или се откаже продукт или услуга, опцията за анулиране на документа е нужна. Освен това възможността за автоматично изпращане на фактури, кредитни и дебитни известия също е от значителна важност.
• Достатъчен брой фактури: Ако използваш безплатна програма за фактури и финансови справки, вероятно няма да можеш да издаваш неограничен брой фактури, а ще имаш месечно ограничение. Увери се, че очакваните продажби отговарят на възможностите в софтуера.
• Създаване на справки и статистики: За да организираш всички документи в базата си данни, трябва да можеш да ги филтрираш спрямо различни елементи. Така ще улесниш своя достъп до архивираните фактури.

Интеграция с електронни платформи и онлайн магазини

Значително предимство е да работиш с програма, която може да се интегрира директно в онлайн магазина ти. Така се извършва автоматично попълване на продуктовите данни и количествата във фактурата, която може да бъде изпратена на клиента.

Някои онлайн платформи за е-търговия разполагат с вграден безплатен софтуер за фактуриране или поддържат възможността за инсталиране на външни плъгини за фактуриране.

Интегрираната програма за фактуриране създава удобство за всеки. От клиентската страна, фактурата бива издадена бързо и точно. За бизнеса, работата с програмата става по-бърза и спестява ресурси.

Създаване на професионални и персонализирани фактури

Визуалните дизайнерски възможности на програмата също са от съществено значение. Препоръчва се видът на фактурите да отговаря на стила на бранда и/или уебсайта, за да се постигне последователност, която да вдъхне доверие у клиента.

Фактурите трябва да съдържат цялата релевантна за клиента информация:

• Крайната сума
• Сумата за доставка
• ДДС
• Адрес
• Дата
• Име на бизнеса
• Име на клиента
• Условия за плащане
• Срок на плащане. 

Увери се, че при добавяне на данните те не се застъпват и че могат да бъдат издадени в онлайн и хартиен формат.

Автоматизация на процеса на издаване на фактури

Автоматизацията на издаването на документи е ключова практика при спестяването на време и ресурси в онлайн търговията и съответно е приоритет при работата с фактури. Освен че спестява време, автоматичното отразяване на информация намалява човешките грешки и подобрява точността.

Важна част от автоматичното издаване на фактури е генерирането на уникален номер на фактурата. Така се улеснява следенето и управлението на голям брой документи.

Важна функция, свързана с автоматизацията, е възможността за автоматично обновяване на статуса на фактурите в съответствие със статуса на поръчката. Например, когато дадени стоки и услуги бъдат приети и заплатени, това да бъде отразено във фактурата, като после автоматично се архивира.

Управление на инвойсите и генериране на отчети

Ефективната програма за фактури позволява на бизнеса да държи отчет за всички предходни и текущи фактури. Този архив е важен, защото чрез него се водят финансови отчети и данъчни справки и се третира като история на транзакциите.

За лесно навигиране из архива е нужно наличието на правилните филтри. Например, можеш да подреждаш фактурите си в зависимост от избрания начин на плащане, клиента или статуса на плащане. Според тези параметри можеш да извеждаш и справки.

При поява на проблем с поръчката, служителите могат да се обърнат към архива и да разберат какво е състоянието на поръчката, за да се установи източникът на проблема.

Съответствие със законодателството и данъчните изисквания

Всяка фирма трябва да отговаря на определи закони и регулации, обикновено свързани с декларирането на данъчни облаги и провеждане на системни инвентаризации. В тези случаи, програмата за издаване на фактури може да бъде много полезна.

Софтуерът може да генерира данъчни декларации, съставени от транзакции в определен срок от време във формат, който може да се представи пред данъчните органи. Бързият експорт на тези данни може да ти спести много време и усилия, свързани с осчетоводяването в електронната търговия на голям брой поръчки.

Интегриране с разплащателните методи

За да се осъществи функционална автоматизация, разплащателните методи трябва да отговарят на възможностите на програмата. Така ще се увериш, че при извършено плащане, статусът на фактурата ще се обнови.

Бъди сигурен, че разплащателните методи са удобни за твоите клиенти и приемат различни валути. Най-вече – вземи мерки, които предпазват данните на твоите клиенти и партньори.

Преглед и проследяване на плащанията и задълженията

Установи параметри, които могат да те уведомят при закъснели плащания. Така ще имаш по-добра представа за финансите си и ще можеш да изпращаш автоматични съобщения за напомняне.

Някои транзакции работят въз основа на частични плащания и програмата ти за фактури трябва да разполага с тази опция. Ако програмата за фактури не разполага с опцията за изплащане, можеш да обновяваш тези фактури ръчно.

Система за управление на клиенти и контакти

Много бизнеси разчитат на т.нар. система за управление на клиенти (CRM), за да държат отчет за транзакционната история на индивидуалните клиенти. Интегрирането на програма за фактури в CRM може да улесни значително работата с клиенти, като ти даде много по-богата картина за тяхната платежоспособност и история. 

Това ти позволява да сегментираш аудиторията си по-лесно и да определяш нови целеви групи за бъдещи маркетингови стратегии. От друга страна, това също ти дава възможност за по-лесен процес на обслужване на клиенти.

Архивиране и сигурност на фактурната информация

Работата с клиентски данни и финансови отчети определено подлежи на вниманието на злонамерени лица като хакери. Увери се, че архивираната информация е криптирана – така ще предпазиш данните на своите клиенти и ще се увериш, че бизнесът ти спазва законовите изисквания, свързани с тяхната защита.

Системното копиране на базата данни и запазването на резервни копия също е препоръчителна практика.

Популярни решения на българския и европейския пазар

По-долу ще изброим няколко надеждни опции за софтуер за фактуриране.

Български програми за фактури

Ето и няколко български програми:

• Microinvest Invoice Pro (безплатна)
• PlusMinus (безплатна)
• CityFree (безплатна)
• Faktura-bg (безплатна)
• Rila Tools (безплатен първи месец)
• Фактурник

Европейски и интернационални програми за фактури

От чуждестранните решения, препоръчваме следните:

• FreshBooks
• QuickBooks Online
• Xero
• Zoho Invoice (безплатна)
• Wave Invoicing (безплатна)
• Invoice Ninja (безплатна)

Вградената ERP система на NEXT BASKET е популярно решение както в България, така и в чужбина, поради разнообразието си на функционалности, една от които е издаване на фактури.