Как се води счетоводство на онлайн магазин – принципи и изисквания

Постоянното водене на счетоводство на електронен магазин е задължителна част от ефективното управление на финансите при електронната търговия. За много предприемачи, счетоводството е законово задължение. 

Въпреки, че някои аспекти на счетоводството се изискват от съответните институции, то има и добавената стойност на това, че позволява на един бизнес да държи ценни финансови отчети, които са от изключителна стойност в дългосрочен план.

Счетоводство в електронната търговия – основни принципи

Тук ще разгледаме кои са главните цели и принципи при счетоводство на електронен магазин.

Съответствие с данъчните закони и институции

Преди всичко, един електронен магазин трябва да отговаря на всички законови изисквания на финансови и данъчни институции като НАП. 

Легитимирането на търговската дейност се случва чрез регистрация на електронен магазин в НАП, системната годишна данъчна декларация, регистрация на фирма за електронна търговия и следенето на динамично променящите се стандарти и закони в България.

Регистриране на транзакциите

Всички транзакции трябва да бъдат отчетени, за да могат да бъдат отразени в данъчните доклади. От друга страна, точното документиране на транзакциите може да бъде от полза във вътрешните финансови отчети, които служат за подробни финансови анализи.

Сегрегиране и оптимизиране на разходите

Мрежата от разходи на електронния магазин може да е широка. Разходи за доставка, уебсайт платформа, афилиейт комисионни и хостинг са само няколко примера от комплексната инфраструктура на сайт за електронни продажби. 

С правилната система за счетоводна отчетност, можеш да наблюдаваш разходите си по отделно и да оценяваш стойността на съответните продукти или услуги, от които се възползва бизнеса ти, както и да ги регистрираш като фирмени разходи.

Разпределение на финансовите ресурси

Информираното наблюдение на всички активи, транзакции, разходи и финансови процеси на онлайн бизнеса ти дава много по-ясна представа за цялостната финансова картина на организацията. То ти представя данни, с които да управляваш ресурсите си по-добре. 

В дългосрочен план можеш да оптимизираш разпределението си на ресурси и да наблюдаваш подобрение в представянето си.

Видове счетоводни дейности в електронната търговия

Нека вникнем в специфичните дейности, включени в ежедневното счетоводство на електронен магазин, както и някои от задължителните практически стъпки при реализирането му.

Регистрации и узаконяване

На първо място, един електронен магазин и фирмата зад него трябва да спазват актуалния закон за електронна търговия:

• Ако притежаваш активен електронен магазин е необходимо да регистрираш фирма.
  
• Последващата регистрация по ДДС е задължителна, ако електронният ти магазин предлага или получава услуги. Това включва използването на онлайн уебсайт платформи използването на хостинг или домейн услуги, употребата на темплейти или плъгини в сайта, плащането за Facebook и Google реклами, както и предлагането на всякакъв вид търговия в чужбина или дропшипинг през чуждестранни пазари като Ebay, Amazon и други.
  
• Регистрация на електронен магазин в НАП не е задължителна, освен ако не извършваш продажби с наложен платеж в чужбина или имаш комбинация от електронна търговия и физически магазин.

Осчетоводяване на разходи

Правилното отчитане на разходите свързани с електронна търговия е изключително важна стъпка. Освен заплати, софтуер решения, продукция и доставка, това включва разходи за реклама и афилиейт комисионни, които приспадат към маркетинг категорията. 

При счетоводно приключване, можеш да използваш тази информация за да си осигуриш данъчно приспадане.

Бюджетиране и прогнозиране

Ефективното онлайн счетоводство дава възможност за по-прецизно определяне на бюджета. Същевременно, емпиричните данни свързани с печалби и разходи биха могли да дадат надеждни прогнози за бъдещото представяне.

Фактуриране и издаване на касови бележки

Издаването на фактури не е задължително за физически лица, а само за бизнес клиенти на електронните магазини. Изключение в Европа за това е Румъния, където се изисква клиентът да получи фактура. В останалите случаи, на физически лица се издава касова бележка.

Управление на склада

Воденето на отчети свързани с наличие, продажба на стоки и престой на стоката е препоръчително за ефективното управление на складовите процеси. 

Интегрирането на програма за складови наличности може да автоматизира тази част от счетоводството на електронен магазин.

Данъчно деклариране

Освен издаването на ежемесечни данъчни отчети, системното осчетоводяване на финансовите процеси в електронната търговия улеснява подготовката на трудоемкото, но задължително годишно счетоводно приключване. 

Това е и моментът в годината, в който фирмата може да възстанови разходните си данъци.

Управление на заплати и осигуровки

При счетоводство за електронен магазин се пресмятат и заплатите и осигуровките на екипа. 

Много от малките електронни магазини се ръководят изцяло от един човек. В този случай, той или тя най-често се осигурява на 170 лв месечно, освен ако не работи и на друго място, което вече покрива осигуровката.

Програми, инструменти и софтуери за счетоводство на електронен магазин

Нуждата от качествени счетоводни услуги може да е стресираща за някои собственици на електронни магазини, но съществуват специализирани програми, които автоматизират почти всички счетоводни процеси. Тези софтуери регистрират автоматично всяка продажба на стоки и услуги и са способни да издават фактури и отчети.

Добрите платформи за създаване на уебсайт идват с вградени счетоводителни инфраструктури и са удобни за интегриране на външни плъгини. Такава програма можеш да откриеш и в NEXT BASKET, в комбинация с готови интеграции за различни складови и ERP системи.

Необходимите счетоводни услуги за електронните търговци

За да поддържаш ефикасност и коректност на счетоводните си процеси, трябва да имаш достъп до релевантните ресурси и услуги.

Консултации

Провеждай системни консултации със счетоводител. Дори и да имаш установени автоматични системи за осчетоводяване, лицензираните експерти могат да те уведомят за новостите в законодателството, както и да те съветват относно оптималните практики в сферата.

Счетоводен софтуер

Повечето счетоводни софтуери изискват единично заплащане и са ценна инвестиция в цялостната операция на търговския бизнес в интернет. Твоята счетоводна програма трябва да има функции, съобразени с характера и размера на бизнеса ти, като по този начин си гарантираш оптимална инвестиция без излишни разходи. 

Софтуер за складови наличности

Интегрирането на софтуер за складови наличности дава много по-ясна картина на състоянието на наличните артикули във всеки един момент. Освен информация за склада и стоката, тези програми могат автоматично да издават информация, която се изисква от НАП, под формата на фактури и касови бележки.