Как се прави товарителница за онлайн продажби

Създаването на товарителница за продажби в онлайн магазина ти позволява да имаш сигурността, че стоките ти се доставят както подобава – от продавач до купувач с всеки етап от процеса, документиран и достъпен за преглед.

Товарителници се използват в куриерските фирми постоянно. Това са официални документи, съдържащи важни данни за пратката, като идентификация на стоките, информация за изпращача и получателя, както и подробности относно превоза.

В тази статия ще научиш какво е товарителница, за какво се използва, кой е отговорен за изготвяне на товарителницата, що е то електронна товарителница и как действа, какви закони я регулират, как се интегрира с различните куриерски платформи и как се съхранява.

Какво е товарителница и за какво се използва

Товарителницата е документ, използван при транспортирането на стоки и служещ като доказателство за договора за превоз между изпращача и превозвача. 

В товарителницата се посочват подробности като:

• Описание на товара;
• Стойност на товара;
• Брутно тегло на товара;
• Брой на колетите, маркировката и номерата им;
• Данни на изпращача и на получателя, включително имена, място (адрес) на приемане и на доставяне на товара.
  

На базата на тази информация товарителницата може да се използва като документ за застраховка при рекламация поради повреди или загуба на стоки по време на превоза. С това ниво на прозрачност много по-лесно се гради доверието на клиентите, именно поради сигурността на доставяните услуги.

Ролята на товарителницата е и да се проследява до митниците, където се налага митническо оформяне при освобождаване на международни пратки. В такива случаи се подават допълнителни документи от получателя, служещи за удостоверяване на покупката и съдържанието ѝ.

Логистиката и логистичният процес се опростяват, когато организациите използват товарителница за изпращане на товари поради удобството при проследяване и сигурността при доставка. Това гарантира сигурност, защото притежаването на номер на товарителница не се счита като доказателство за собственост на стоките, а единствено за тяхното превозване.

В онлайн търговията автоматично се генерира т.нар. електронна товарителница, за която ще говорим по късно. Това се случва на етап обработка на поръчката, като документът се изпраща електронно към съответната куриерска компания.

Кой, кога и как изготвя товарителницата

Обикновено една товарителница се изготвя от изпращача или продавача на стоките веднага след като поръчката е обработена и готова за изпращане.

Когато се използват услугите на логистични компании, изготвянето на документа може да бъде извършено чрез техните услуги. Важното е да бъде готов преди самия процес на превозване, за да може куриерът да го приеме заедно с пратката.

При изготвянето на товарителницата е необходимо информацията, която подадеш, да бъде точна и пълна – спрямо пратката и спрямо лицата, които ще я изпратят и приемат. В повечето страни е стандартно да се вписва и датата на изпращане.

Понякога допълнителни подробности като начина на превоз също биват упоменати. Тогава се уточняват условията и отговорностите на превозвача и на получателя.

При онлайн продажби изготвянето на товарителница се автоматизира чрез интеграция със системите за управление на поръчки. И в двата случая документът трябва да съдържа подпис от изпращача – физически или електронен – който да служи като потвърждение за предаването на съответните пратки на превозвача.

В България и други европейски страни в куриерски фирми като Еконт или Спиди често се изисква попълването на конкретна бланка за товарителница съгласно техните формати и изисквания.

Съдържание на електронната товарителница

Що се отнася до електронната товарителница, тя е същата като обикновената, но е адаптирана в дигитален формат. 

Основните данни, които трябва да присъстват в нея, са:

• Информация за стоките: Описания, количество, тегло и специфични характеристики (ако има такива) на стоките като стойността на всеки от продуктите, ако пратката съдържа няколко поръчки;
  
• Данни за изпращача и получателя: Имена, адреси, информация за контакт и данни за фирмата (когато е приложимо);
  
• Дати на превоза: На коя дата са предадени стоките на превозвача и на коя дата се очаква да пристигнат (ако се изчислява от търговеца);
  
• Номер на товарителница: Уникален идентификатор на документа, който улеснява проследяването и управлението на пратката;
  
• Допълнителни документи: Фактури, гаранции, сертификати за качество, инструкции и т.н;
  
• Подпис или електронен сертификат от изпращача и/или от превозвача: Служи като юридическо потвърждение за правилността на предоставената информация.

Генериране на електронна товарителница за онлайн продажби

Процесът по генериране на електронна товарителница за онлайн продажби може да бъде напълно автоматизиран чрез различни софтуерни решения. При създаването ѝ, данните биват извличани директно от страницата на поръчката, което от своя страна минимизира възможността за грешки.

Ако вече разполагаш с платформа за електронна търговия и логистична система, софтуерът за генериране, който избереш, следва да е съвместим с нея. Някои системи за управление на поръчки позволяват персонализиране на шаблоните за товарителници, подпомагайки брандирането и спазването на корпоративния стил.

Препоръчително е софтуерът за електронна товарителница да прави лесни за добавяне и редактиране всички необходими данни. Интеграцията с официални приложения на куриерските фирми, стига те да са съвместими, прави тази част от процеса още по-бърза.

Законови изисквания за електронните товарителници

На територията на България електронните товарителници следват един общ закон и няколко закона според начина на придвижване на стоката.

Ето относно кои аспекти на електронните товарителници може да се разглежда всеки от тези закони:

• Търговския закон (ТЗ): Засяга определението на договора за превоз и товарителния запис, който се извършва (чл. 367 и чл. 371)
  
• Закон за автомобилните превози (ЗАП): Отнася се към условията за издаването на товарителницата, нейната доказателствена сила като цяло и в различни ситуации, когато има проблем с нея или липсва (чл. 51).
  
  Посочва задълженията и отговорностите на изпращача и на превозвача, как трябва да е описано и да се проверява съдържанието на документа, какви други данни могат да се включат освен задължителните и как може да се използва товарителницата като доказателство в процеса на доставка (чл. 52, ал. 1 и 2; чл. 53, ал. 1 и 2; чл. 54; чл. 59, т. 1 и 2; чл. 60 и 61).
  
• Закон за железопътния транспорт (ЗЖТ): Същите като горе, но в рамките на железопътния транспорт (чл. 81, ал. 1 и 2; чл. 82, изр. 1; чл. 83; чл. 84, ал. 1 и 2; чл. 85; чл. 87, ал. 1-4).
  
• Закон за гражданското въздухоплаване (ЗГВ): Същите като горе, но в рамките на въздушния и морски транспорт (чл. 84, ал. 1 и 2; чл. 86; чл. 89).

Автоматизации и интеграции за създаване на товарителници

Автоматичното създаване и проследяване на товарителница се използва от компаниите, чиито системи се интегрират с тези на съществуващи куриерски фирми.  Нека разгледаме повече относно по-големите куриери в България, а и Европа.

Еконт

Модулът Доставки на Еконт и модулът на външни разработчици са решенията за интеграция, които компанията предлага.

Предимствата им са:

• Лесен за инсталация и поддръжка инструмент;
• Автоматична актуализация;
• Бърза настройка за доставка от и до магазина;
• Продажби на 3 пазара – България, Румъния и Гърция – с форма за доставка на местен език;
• Опция за задаване на гъвкави правила за плащане при доставка;
• Опростена форма за въвеждане на адрес за доставка;
• Избор на точно място на доставка с помощта на технологията what3words;
• Поръчки до адрес на клиента или офис на Еконт;
• Създаване на Еконт товарителница с два клика.

Възможните интеграции на Еконт системата са с XML, SOAP/JSON или с модул за платформа за електронна търговия.

Спиди

Решенията за създаване на Спиди товарителница освен всичко друго, което Speedy предлага на клиентите и партньорите си, са два вида.

Те биват следните: 

• Приложно-програмен интерфейс REST API: Използва модерната и популярна технология, достъпна през GET схема и POST заявки с JSON структури, като това прави интеграцията по-лесна, стабилна и бърза.
  
• Програмен интерфейс EPS, базиран на SOAP Web Services. Уеб услугите SOAP, ползващи XML, са по-стари и вече не толкова популярни, поради което не се разработват нови функционалности за тях и поддръжката също в даден момент ще приключи, но за определени клиенти този интерфейс все още е предпочитаният избор.

Пълна интеграция може да се постигне с внедряване на функционалността MySpeedy към платформата, която използваш, за да управляваш своя бизнес.

DHL

Ди-ейч-ел предлагат решения за интеграция чрез онлайн уеб услуги, като те дават различен тип информация.

Тя включва следните неща:

• Сервизните възможности на DHL, включително създаване на DHL товарителница;
• Транзитно време;
• Жени;
• Заявка за куриер;
• Проследяване в над 140 страни по света.

С използването на тази интеграция получаваш достъп до функционалностите за управление на пратките, системите за обслужване на клиенти и системите за обработка на заявки в сайта ти. 

euShipments

Опциите за интеграция на euShipments с цел създаване на товарителници включват няколко основни неща.

Това са следните типове:

• Единна API интеграция: Дава достъп до международни доставки в над 20 европейски страни, автоматично генериране на товарителници и автоматични актуализации.
  
• API документация: Куриерската компания поема отговорност да вземе всяка пратка от твоя склад и да я достави до получателя. Това се отнася единствено до сухопътния превоз.
  
• Библиотека с отворен код – SDK: Общодостъпно софтуерно решение за бизнесите, които искат да спестят време при разработка, ползвайки библиотека от функционалности с примерен код.

Вграждането на куриерската мрежа на euShipments отнема минути и ти спестява време, усилия и пари.

Други популярни куриерски компании

Освен изброените досега куриерски фирми има много други, които са разпространени по света, из Европа и в България.

Някои от тях са:

• UPS (United Parcel Services): Широка мрежа за доставка по целия свят с много предложения за превоз на тежки и обемни товари.
  
• FedEx (Federal Express Corporation): Специализира в бързи и безопасни доставки с фокус международни експресни доставки.
  
• TNT Express: Търговски и промишлени доставки с фокус върху транспортиране на големи стоки, правейки компанията подходяща за търговците на едро.
  
• DPD (Dynamic Parcel Distribution): Разпространена предимно в европейските страни, като дава опции за проследяване на всеки етап от доставката и пренасочване в реално време.
  
• GLS (General Logistics Systems): Отделя повече внимание на малките и средните предприятия, предлагайки персонализирани решения за доставка и връщане.

Архивиране и съхранение на електронните товарителници

Документите за изпращане на пратки е редно да бъдат съхранявани по същия начин, по който и всеки друг документ, съдържащ личните данни на потребителите. При това наличието на архиви служи за доказателство в случаите на правен или друг вид спор.

Много системи за управление на поръчки и куриерски софтуери предлагат вградени функции за архивиране на електронни товарителници, включвайки всичките подробности от съответния документ, като номер, адреси, имена и т.н. 

Тъй като електронната товарителница засяга дигиталните данни на потребителите, тя следва да се третира като част от общата практика за защита на данните, наложена по закон от GDPR регламента. В някои случаи обаче се изисква и физическо отпечатване, което налага използването на минимални мерки за сигурност при архивиране и съхранение на документите.

Онлайн продажбите на продукти съчетават множество компоненти в едно цяло, което клиентите в електронните магазини днес приемат за даденост. За да можеш да отговаряш на тези очаквания, е необходимо да имаш ясна представа как работят стандартните и електронните товарителници.

Източници

1. Търговски закон, в сила от 01.07.1991 г.
   https://lex.bg/laws/ldoc/-14917630
   
2. Закон за автомобилните превози, в сила от 17.09.1999 г.
   https://lex.bg/laws/ldoc/2134681088
   
3. Закон за гражданското въздухоплаване, в сила от 05.07.1999 г.
   https://lex.bg/bg/laws/ldoc/-19874815
   
4. Закон за железопътния транспорт, в сила от 01.01.2002 г.
   https://lex.bg/bg/laws/ldoc/2134950912