Как се прави инвентаризация на стоки

Инвентаризацията представлява проверката на на активите и пасивите на предприятие към определена дата с цел достоверното им следене и осчетоводяване. Установяването на подходящ процес за инвентаризация на стоки е от изключителна важност за всеки бизнес, защото могат да се открият липси, повреди и излишъци на материални запаси.

Също така, ефикасният процес на инвентаризация може да помогне на бизнеса да осигури точност при извършването на задължителна ревизия, спрямо законовата наредба за провеждане на инвентаризация.

В тази статия ще разгледаме кои са най-ефективните методи за извършване на инвентаризация, какви са нужните документи за инвентаризация и защо този процес е от изключителна важност за бизнеса.

Методи за инвентаризация на стоки

В следващите редове ще разгледаме най-популярните видове инвентаризация и в какви условия се използват. Инвентаризацията се провежда за материални и нематериални активи, като ще разгледаме само методи за инвентаризация на материални запаси.

Нека видим кои са те:

• Ръчна инвентаризация: Тук се изисква ръчно преброяване и отчитане на всеки артикул един по един. При този метод, обектът, в който се извършва инвентаризация не работи до нейното приключване.
  
• Циклична инвентаризация: Вместо да се проведе мащабна инвентаризация на веднъж, бизнесът може да отчете отделни части от инвентара си на отделни етапи. Така се избягва нуждата да се прекъсва потока на работа.
  
• Постоянна инвентаризация: Този метод обикновено разчита на постоянното отчитане на стоката при всяка транзакция, катко и при всяко зареждане.
  
• Инвернтаризация с технология: Всеки от горепосочените методи биха могли да се проведат с помощта на технология. Тя е изключително полезна при автоматизацията на процеси за инвентаризация и включва различни видове, включително използване на баркодове, RFID и IoT.

Изборът на подходящ метод зависи от предмета на дейност на бизнеса, изградената инфраструктура и бюджета.

Инвентарна политика и правила за класификация на стоките

За да се изгради предвидим и гладък процес на инвентаризация, трябва да се установят фундаментални правила, които да го улеснят.

Политиката на инвентаризацията се влияе от видът на стоката и индустрията. Част от нея се отразява в честотата на проведените инвентаризации. Различните срокове и поводи за провеждането им са определени от Закона за счетоводството.

Ето какви са сроковете за провеждане на инвентаризация:

• Проверка на дълготрайни материални и нематериални активи: Извършва се на всеки всеки 2 години.
• Инвентаризацията на материалните запаси: Поне веднъж годишно.
• Книги в библиотека: Веднъж на пет години.
• Други: Инвентаризация на всички други активи и пасиви се извършва през всеки отчетен период във връзка със съставянето на годишен финансов отчет.

Инвентаризация се провежда и при извънредни случаи, като:

• Смяна на МОЛ (материално отговорното лице).
• По искане на ръководителя на предприятието.
• В случай на неочаквани или на естествени загуби, като например при природни бедствия, кражби и др.
• По искане на съда, прокуратурата и др.

Тъй като същността и честотата на инвентаризацията могат да варират, препоръчва се изготвянето на календар и график на всички наложителни проверки, както и изготвянето на процес за всяка от тях. Имай предвид, че на някои от тези проверки подлежат само средни и големи предприятия.

За да улесниш работата по време на инвентаризацията на стоките, те трябва да бъдат класифицирани. Това може да включва установяването на категории с различен срок на годност, сезонност и степен на важност. Тези категории ще ти помогнат да приложиш правилния метод за инвентаризация, както и да държиш по-точен отчет за тяхното представяне на пазара.

Използване на технологии за автоматизирана инвентаризация

Ръчната инвентаризация не е ефикасен подход, особено за средния и големия бизнес. Поради тази причина, много фирми използват софтуер за да го улеснят и за да се уверят, че резултатите от процеса са максимално точни.

В следващите редове ще разгледаме три от инструментите, които автоматизират процеса по инвентаризация.

Баркодово сканиране

Инвентаризацията с баркодова система е една от най-разпространените, защото е достъпна и лесна за разбиране. При нея ще ти е необходим баркод генератор на продукти, за да имаш отчетност и проследимост. Също така, много стоки идват с приложен баркод още от самия доставчик.

Един от недостатъците на този вид инвентаризация е, че не могат да се сканират множество баркодове едновременно.

RFID (Radio-Frequency Identification)

Технологията RFID използва радиовълни, за да сканира кодовете на различните артикули. Тя са изключително ефикасна, защото с нейна помощ могат да сканират над 100 кода едновременно.

Също така, RFID идентификацията не изисква пряк достъп до кода на съответния артикул. Това е особено важно, защото при използването на системи като баркодовата, има вероятност да не бъдат сканирани конкретни стоки в склада. Това може да повлияе негативно върху достоверното им представяне в резултатите от инвентаризацията.

Чрез RFID значително се опростяват първите етапи на инвентаризация, като се представя информация за текущото състояние на склада. От друга страна, RFID системите могат да бъдат сравнително скъпи и трудни за интегриране към съществуващи системи за инвентаризация и складови програми.

IoT (Internet of Things)

IoT е система, която позволява на бизнеса да следи стоките си в реално време чрез сензори, които обновяват статуса и наличностите на продуктите. По този начин целият процес по инвентаризация може да бъде напълно автоматизиран. 

Тази технология автоматично обновява инвентаризационния опис, който може да бъде изведен и представен пред инвентаризационната комисия, или при вътрешни процеси като осчетоводяване на липси при инвентаризация.

Минусът на използването на такъв вид система е количеството информация, която се генерира, както и нуждата от инфраструктура, която да я обработва и поддържа. В много от случаите това изисква значителни парични средства, които да бъдат инвестирани от бизнеса.

Подготовка и планиране на физическата инвентаризация

Успехът и точността при инвентаризацията се градят на адекватната подготовка за нея.

За да планираш правилно физическата инвентаризация трябва да определиш следното:

• Тип инвентаризация: Определи дали това е годишна инвентаризация, или се провежда, за да се изведе протокол от извършена инвентаризация на съответните външни органи.
• Цел на инвентаризацията:  Определи с каква цел се извършва тя.
• Обхват на инвентаризацията: Какъв е нейният обхват – цялостен или частичен.

Избери датата на инвентаризацията внимателно. Провеждането на проверка на активите и пасивите на предприятието се препоръчва в периоди на минимална активност – когато няма активност в предприятието или когато е затворено. В повечето случаи бизнесите провеждат инвентаризация на активите и оценка представянето си в началото на годината.

Процесът на оценка на липси и наличности може да бъде трудоемък – затова е приоритет изграждането на ефективен екип. Най-често, той е координиран от ръководителя на предприятието. Екипът трябва да е обучен в употребата на необходимите софтуерни решения и инструменти.

Не забравяй да съставиш план и документация, която може да бъде попълвана по време на целия процес за да не се губи отчетът на стоки, излишъци и липси при инвентаризация. В повечето случаи се препоръчва повторно провеждане на физическата инвентаризация.

Правилно идентифициране и маркиране на стоките

За да се избегнеш грешки се препоръчва поставянето на уникален идентификационен номер или код на стоките. Някои артикули идват с баркод от доставчика и често споделят един и същи такъв, което може да доведе до смесвания или повторно маркиране. Затова е добре предварително да маркираш стоките с уникален баркод, QR код или друг идентификатор.

Организирай, групирай и сортирай стоката така, че да бъде лесна за виждане и четене от скенерите. Задължително обозначавай стоката, която е вече маркирана, за да избягаш повторното и отчитане. Това не е нужно при използването на някои софтуери, които не позволяват повторно маркиране.

Определение на точния начален и краен баланс на стоките

Проверката на началния и краен баланс на стоките е от съществено значение за провеждането на успешна инвентаризация.

Преди да се започне със самия процес, трябва да се изведат текущите записи относно инвентара. Те трябва да са актуални и всички транзакции свързани с тях – завършени.

Крайният баланс се оформя след успешното завършване на инвентаризацията. Въвеждат се внимателно всички налични стоки и релевантната за тях информация. Крайните документи са ключови за счетоводството и финансовите одити, както и за стъпките, които предстои да опишем.

Проверка на физическото наличие на стоките

При самата физическа проверка се използват за ориентир предварително изготвени списъци и документи съдържащи ключова информация за стоките, подлежащи на инвентаризация – наименования, количества, индентификационни номера и други.

Маркират се наличните стоки докато не се стигне до съответствие или отклонение в регистрираните складови наличности. В други случаи, този процес може да е автоматичен, стига предварително да се въведат инвентаризационни параметри в използвания софтуер.

Регистрация, анализ и корекция на отклонения и разлики

Отчетът за разликите между начален и краен баланс служи за установяване на липси и излишъци при инвентаризация. Сравнителният документ се нарича сравнителна ведомост. Тя се използва за бъдещи анализи, актуализиране на инвентара и в някои случаи за молби свързани с данъчни облекчения за липсващи или повредени стоки.

Можеш да използваш информацията, съдържаща се в сравнителната ведомост, за да откриеш източника на разминаването между наличностите и инвентарната система. Не забравяй да разгледаш историята на поръчките си, както и други движения или събития, които могат да ти подскажат относно промените в инвентара. Така можеш да предотвратиш такива разминавания в бъдеще.

Също така е необходимо да се увериш, че информацията в инвентарната система е актуална и точна – това включва цени, наличности и състояние. 
Тези промени трябва да се отразят и във финансовите документи и отчети, както и да бъдат съхранени за бъдеща употреба и анализи. В зависимост от мащаба на предприятието, може да се изисква съхранение на документацията в срок до 5 години или повече.