Как се пише и кога се издава проформа фактура

Проформа фактурата е често използван документ, който се използва предимно в B2B взаимоотношенията. Тя често се сравнява с търговската фактура и това води до допускане на грешки при форматирането и осчетоводяването на двата вида документа.

В тази статия ще разбереш какво е и кога се издава проформа фактура, за да подобриш комуникацията си с твоите клиенти.

Какво е проформа фактура

Проформа фактура е вид отчетен документ, в който търговецът представя на клиента си информация, свързана с неговата поръчка. Съдържанието на проформа фактурата включва описание на стоките, броя на артикулите, техните цени и ДДС и всички други детайли, който могат да са полезни за клиента.

Проформа фактурата не е данъчен документ, който е нужно да се осчетоводява. Той не е правно обвързващ, а служи, за да подобри комуникацията между продавача и купувача, като в последствие се осъществи по-прозрачен и официален процес за плащане.

Кога се издава проформа

Издаването на проформа фактура се извършва преди осъществяването на търговската сделка. Тя се издава, за да предостави информация относно цените и условията на доставка, както и декларирането на стоките на митница, ако се извършва международна сделка.

Друг основен момент, при който се издава проформа фактура, е при установяването на нови бизнес взаимоотношения с клиенти. Така могат да се предначертаят условията за предстоящата работа чрез прозрачното посочване на конкретните очаквания на двете страни.

Как се пише проформа фактура

Проформа фактурата е законно необвързващ документ. Структурата ѝ подлежи на промени в зависимост от спецификите на сделката.

Проформа фактура може да съдържа:

• Име, лого и адрес на продавача;
• Думи и фрази, уточняващи същността на документа (проформа и това не е данъчна фактура);
• Текуща дата и дата на изтичане на валидността;
• Списък с предлаганите артикули и/или техни описания;
• Количество на артикулите;
• Обща наложителна сума;
• Евентуални данъчни ставки;
• Друг специфични разплащателни детайли.

Съставянето на проформа фактури следва специфично структуриране според особеностите на бизнеса ти.

Каква е разликата между проформа фактура и стандартна търговска фактура

Основната разлика между проформа фактурата и стандартната търговска фактура е, че проформа фактурата не е правно обвързваща. Ако тя бъде анулирана, купувачът не е задължен да извърши плащане за купуване на стоката или услугата. Въпреки, че двата документа са сходни, е необходимо да се следват условията, представени в търговската фактура.

Също така, ключово за проформа фактурите е, че не се осчетоводяват и съответно не се регистрират като търговски фактури.

Възможни проблеми

Като продавач, трябва да издадеш ясен документ, който да бъде одобрен от купувача, преди да процедираш с неговата обработка. Това е особено важно във външната търговия и работата с ДДС и други митнически такси. Несъответствието на данните в проформа фактурата и реалната търговска сделка могат до доведат до загуба на доверие между двете страни.