Как протича процесът по бракуване на Стоки

Бракуването на стоки е естествена част от поддръжката на успешен бизнес, особено такъв, който работи с голямо количество разнообразна стока. Но е от съществено значение бракуването да се следи изкъсо за да се оптимизират организационните процеси и да се намалят разходите, които идват с него.

Днес ще разгледаме какво представлява бракуването на стоки, как да го анализираме, предотвратим и какви документи се използват, за да се документира той.

Какво означава бракуване на стоки

Бракуването на стока е процес на отстраняване на продукти, които не отговарят на фирмените или законни стандарти за функционалност, качество, безопасност или срок на годност.

Освен отстраняване на стоки, процесът включва документиране и осчетоводяване на брак на стоки, за да може бизнесът да намали разходите си и да получи ясна картина относно представянето си. Това не само помага за да се изготвят точни доклади в края на всеки счетоводен период, но може да послужи за оптимизиране на процеси в организацията.

Всеки бизнес, който разчита на продукция или съхранение евентуално разполага със стока за брак – ако разходите за бракуване са ниски, повечето фирми могат да ги документират като режийни разходи. Но ако разходите са значителни, те трябва да бъдат осчетоводени отделно.

Какви дефекти и проблеми водят до бракуването на стоките

Дори и в най-добре управляваните среди, такива с изключително силни и устойчиви процеси, възникват причини за бракуване на стоки. Важно е да се идентифицират проблемите, които водят до повредата на инвентара, за да усъвършенстват складовите и продукционни процеси. Тук ще разгледаме кои са най-характерните дефекти и проблеми, които водят до бракуване на стока:

Некачествени материали или суровини

Една от главните причини за бракуване на стоки всъщност намира произхода си преди самата продукция. Нискокачествените суровини могат да бъдат причината за неадекватен краен продукт – това важи за текстилни, хранителни и дори технологични продукти, чието качество зависи от суровите материали.

Например, използването на некачествени или развалени съставки за продукцията на храни може да доведе до нискокачествен и дори опасен за консумация краен продукт.

Грешки в производството

При проблем с производството или при допускане на човешка грешка е възможно да сe компрометиране качеството на продукта. Това е абсолютно естествено, но отстраняването и документирането на стоката, която не отговаря на определените стандарти за употреба е изключително важна стъпка.

Повреди при транспорт и съхранение

Бракуването е характерно и за стоки, които претърпяват щети по време на транспорт или при съхранение в склад. Най-често се бракува стока, която е била повредена при човешка намеса (като в случай на инцидент, управление на машина или по невнимание), но има случаи, в които околната среда е фактор. Например, температурата на склада или влажността на въздуха.

Изтичане на срока на годност

Бракът на стоки с изтекъл срок на годност е може би най-характерния, особено при големи търговски бизнеси. Това се отнася за храни, лекарства, хранителни добавки и дори продукти за лична хигиена.

Предотвратяването на този вид бракуване заслужава внимание, защото може да струва много на един бизнес.

Установяване на критерии и стандарти за бракуване

Кога един продукт се счита за негоден? С други думи, какви критерии трябва да бъдат покрити за да бъдат бракувани стоки?

Това са важни въпроси, защото от тях зависи поддръжката на висок стандарт за качество и навременното издаване на протокол за брак на стоки. Затова е от съществено значение да се определят ясно дефинирани стандарти за качество и допустими граници на приемливост според външни и вътрешни изисквания – такива, които трябва да се спазват по време на производството и след него.

Стандартите за бракуване могат да включват размери, тегло, функционалност, форма, вкус, миризма и други характеристики, в зависимост от същността на дадения продукт. Безопасността на самия продукт е особено ключов параметър, тъй като от него зависи здравето на екипа и на клиентите. 

От високо значение за безопасната и качествена работа е да се определят критичните точки от производствения, съхранителния и превозния процес. С други думи, местата, където рисковете са по-високи.

Методи и инструменти за оценка на бракуваните стоки

Тъй като бракуването може да доведе до значителни разходи за фирмата, важно е да се установят начини за установяване на качеството на отделните продуцирани партиди стока. Ето няколко метода за това:

• Функционални тестове – Този вид тестове целят да определят способността на стоката да извършва предназначената си функция. Продуктите се подлагат на ръчни тестове.
  
• Измервания на физически параметри – Чрез физически тестове се оценява теглото, размерите и другите физически аспекти на стоката. Освен това се разглежда за възможни драскотини, счупвания и дефекти. Прегледът най-често се извършва от обучени експерти, но в някои ситуации се използват машини.
  
• Химически и физични тестове – В индустрии като хранителната и фармацевтичната, могат да се извършват химически или физични тестове, тъй като безопасността на консумативите е от изключително голямо значение за здравето на клиентите и за съответствието с регулаторни стандарти.
  
• Статистически анализи – Използват се и статистически методи за въвеждането на качествен контрол. Статистически методи е общ термин, който включва подходи като обобщаващия тест, при който се определя качеството на един екземпляр от специфичната партида за да се установи общото качество. Статистическите методи са по-бързи и евтини от 100%-вия метод на инспекция, но са и по-неточни.
  
• Технологични или автоматизирани системи – В някои индустрии се използват рентгенови машини и ултразвукови тестове за да се определи вътрешната структура и функционалност на стоката.
  

В зависимост от същността на процесите за проверка на качеството, те могат да се провеждат преди, по време и след производството.

Документиране на процеса по бракуване и попълване на протоколи и отчети

ЗКПО (Законът за корпоративното подоходно облагане) третира по един и същ начин липси и брак на МЗ (на материалните запаси) – всички активи и стоки, които биват отписани от баланса на предприятието, поради негодност, тъй като не могат да се използват по предназначението си.

За да се извади дадена стока от официалния запас на предприятието, трябва да се издаде съответната документация на време – протокол за бракуване. Алтернативен формат на този документ е т.нар. акт за бракуване. 

Този документ трябва да съдържа всякаква информация, поясняваща основанието за брак или констатираща събитие, което е довело до бракуване на МЗ.

В повечето случаи, за да се извърши бракуване на стоки, следва да присъстват представители на съответния орган или комисия – например ДВСК или ИАЛ в контекста на съответно хранителната и фармацевтичната индустрия.

В един протокол за брак следва да се отговори на следните 4 въпроса:

• Защо се бракува (основание за брак и пояснение);
• От кого се бракува (не само лице или фирма, а също и състава на комисията за брак);
• Къде се бракува (обектът, в който ще бъде извършено бракуването);
• Как се бракува (унищожаване, рециклиране, продажба като отпадък…);

Задължително трябва да се поясни по чия вина е бракът – на фирмата или друго лице, тъй като осчетоводяването ще е различно.

Важно за счетоводни операции при брак на стоки: Фирмата следва да отчете счетоводно бракуваната стока в годината, в която е констатиран брака, вместо да се отлага за следващ период, в който артикулите вече са напуснали предприятието.

Управление на бракуваните стоки

Бракуваната стока може да бъде управлявана по няколко основни начина:

1. Продажба на стоката като отпадък – Има специализирани фирми, които приемат отпадъчна стока за обработка. Те могат да я използват за рециклиране, възстановяване или за генериране на енергия.
   
2. Унищожаване – В някои случаи, бракуваната стока не открива полза и бива унищожавана, особено ако тя е опасна за използване или съхраняване.
   
3. Преобразуване на стоката – В други случаи, бракуваната стока намира алтернативно приложение като се превръща в друг продукт или помага при производството на нов такъв. Например, част от стоката, като лого или друг естетически елемент може да се приложи върху друг артикул.
   
4. Благотворителност – Бракуваната стока може да бъде използвана в акт на благотворителност, като се дари на подходяща организация или хора в нужда.

Комуникация с доставчиците относно бракуваните стоки

Доставчиците винаги трябва да бъдат уведомени относно откритите нередности, довели до бракуването на дадена стока. Така може да се предотвратят бъдещи повреди при съхранението, превоза или произвеждането на артикулите.

От съществено значение за успеха на бизнеса като цяло е прозрачната и честна връзка с доставчика. Така бързо се подобрява качеството на доставките и складовите услуги и по-лесно се предотвратяват повторни грешки, тъй като бързо се установява произхода на инцидента.

Корективни мерки за предотвратяване на бъдещо бракуване

Като се анализира произхода на проблемите, които водят до бракуване, следва да се взимат релевантните корективни мерки за да се предотвратят бъдещи повторни инциденти. 

В зависимост от индустрията и модела на бизнеса, това може да включва допълнително обучение на персонала, преработване на работните процеси, установяване на нови стандарти за поддръжка на качеството и цялостно подобрение на всяка отделна контролна точка.

Правни и регулаторни изисквания за бракуване на стоки

Процесът по брак и и идентификацията на стоки, които подлежат на бракуване се определят от регулаторните изисквания, които са релевантни за индустрията. Да, важно е всеки бизнес да съставя свои стандарти за качество; Но също така, те са длъжни да спазват регулаторните рамки като тези на здравни институции като ИАЛ, НЗОК и Министерството на Здравеопазването. Съществуват и специфични индустриални стандарти и регламенти за производство.

Тези регулации, както и начините, по който се изразяват в законодателството подлежат на промяна и затова трябва да се следят системно с цел придържане към тях.

Несъответствието с наложените външни стандарти може да доведе до загуба на репутация, лошо потребителско преживяване, глоби и дори прекратяване на производствените процеси.