Как да инсталираш виртуален ПОС терминал в магазина си

Инсталацията на виртуален ПОС терминал в твоя онлайн магазин премахва нуждата от плащане на място и ти позволява да приемаш плащания от цял свят, направени от различни устройства и с карти от всякакъв тип.

Ролята на ПОС терминала е да улеснява търговеца и клиента при плащания в интернет. В зависимост от вида на търговския бизнес се подбира и подходящата система за приемане на плащания, включително и типовете устройства за инсталиране в магазина.

Тази статия разглежда начините за подбиране на най-подходящия ПОС терминал за твоят бизнес, на какви изисквания е редно отговоря той, как да се включи в ежедневната оперативна дейност на бизнеса и как да се поддържа най-добре.

Избор на виртуален ПОС терминал и доставчик

ПОС терминал идва английското съкращение за точка на покупко-продажба (POS; point of sale), като това е общоприетият начин за извършване на плащания – с карта – след традиционното плащане в брой.

Преди всичко е важно да разбереш кой ПОС терминал и доставчик отговаря най-много на нуждите на твоя бизнес.

Виртуалните ПОС терминали са различни и предлагат разнообразие от функции и услуги. Доставчиците със стабилна репутация и опит в областта, са стандартният избор поради своята утвърденост в предоставянето на сигурни начини да приемаш плащания с карти.

От съществено значение е да вземеш предвид условията на банката или финансовата институция, включително таксите като такса за устройство, за услуги и др. В днешно време повечето от ПОС терминалите са предназначени да приемат плащания с всякакви видове карти и банки.

Изборът ти на ПОС терминално устройство е редно да отразява и технологичната ти среда, от която са част системите ти за обработка на данни и поръчки. При затруднения е хубаво да има от страна на доставчика и безплатна техническа поддръжка и консултации.

Функциите на избраният от теб виртуален POS терминал също са фактор. Освен базовите, като поддръжка на различни видове плащания, е препоръчително да знаеш дали има опции за отчети и анализи, както и дали са взети качествени мерки за сигурност и защита на данните.

Съответствие със сигурността и регулаторните изисквания

За да започнеш да използваш ПОС терминал има някои изисквания, отговарящи за предоставяне на висока сигурност, които е добре да се спазват.

На първо място е избираемостта при кандидатстване за ПОС терминал. Всички юридически лица, регистрирани по Търговския закон, еднолични търговци и други физически лица, извършващи търговска дейност, могат да кандидатстват.

Съгласно чл. 2 от същия закон самоосигуряващи се и лица, упражняващи свободна професия, занаятчийска дейност или хотелиерски услуги (предоставяне на стаи в обитавани жилища) също са избираеми за кандидатстване.

В по-общ план регулаторните изискванията са следните:

Защита на лични данни: Мерките за сигурност при събиране, съхранение и обработка на лични данни е редно да бъдат съгласно GDPR, активен в рамките на Европейския съюз.
Съответствие със стандарта PCI DSS: Стандартът PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) е задължително да се спазва от всички организации, които приемат, обработват и съхраняват информация за кредитни карти. Той включва редица строги норми, които трябва да бъдат приложени за защита на финансовата информация.
Одити и проверки: Редовните проверки са част от поддръжката, нужна за гарантиране на актуалност и сигурност във взаимодействието между ПОС терминала и съпътстващите го системи.

Щом тези изисквания са покрити, можеш да започнеш да използваш избрания от теб виртуален ПОС терминал за обслужване на клиентите си.

Инсталиране на необходимия софтуер и компоненти

Инсталирането на ПОС терминалните софтуер и компоненти е различно по сложност в зависимост от избора ти на доставчик и система за плащане.

Обикновено с всяко устройство идва и препоръчителен софтуер, който да се инсталира. Има и такива, които работят с различни системи според магазина.

За да работи, софтуерът трябва да е инсталиран на устройство с интернет връзка и което ще се използва за обработка на транзакциите. Тук процесът варира в зависимост от конкретните продукт и платформа, които използваш.

По-сложните системи за приемане на плащания налагат и нуждата от допълнителни хардуерни компоненти. Освен четци за карти и принтери за касови бележки може да има и други устройства, които да помагат за осъществяването на сигурни и непрекъснати плащания.

Конфигуриране на виртуалния ПОС терминал

За безпроблемна работа и ефективна обработка на плащанията след инсталирането следва да се направи и конфигуриране на ПОС терминала.

Ето стъпките, които трябва да следваш:

Въвеждане на идентификационни данни: Данните, предоставени от банката или доставчика на платежни услуги (пр. уникални идентификационни номера, ключове за достъп и др.)
Настройка на платежни методи: Подбиране на плащанията, които да бъдат приемани, според вида – дебитна и кредитна карта, мобилни портфейли, виртуални валути и т.н.
Осигуряване на криптирана връзка: Настройките за сигурност са предвидени да предпазват данните на клиентите и да осигуряват безопасни транзакции.
Задаване на настройки за фактуриране: За коректното издаване на фактури, касови бележки и други документи, свързани с плащанията, включително ДДС, данъчни номера и пр.
Създаване на потребителски профили: Създаване на потребителските профили и задаване на роли, които определят различните нива на достъп и управление на виртуалните ПОС терминали.
Подготвяне на функции за отчет и анализ: Конфигуриране на това как и кога да се генерират финансови и транзакционни отчети, както и анализ на продажбите и плащанията.
Регистриране на технически параметри: Подготовка на техническите параметри, специфични за ползваните хардуер и софтуер, като IP адреси, портове за връзка и др.
Интегриране с други системи: При наличие на други бизнес системи – ERP, CRM, системи за управление на инвентара и др. се налага интеграцията им с ПОС терминала за автоматизация и синхронизация на данните.
Персонализация: Адаптиране на изгледа и усещането на терминала според твоите предпочитания и бранд стандарти.

Не на последно място, тестване. Не забравяй да извършиш няколко тестови транзакции, за да се увериш, че всичко работи.

Интеграция с платежни шлюзове и банкови системи

Интегрирането на терминала с платежни шлюзове (Payment gateways) и банкови системи е необходимо за обслужване на клиента бързо и сигурно, когато желае да плати по картов или друг безконтактен път.

Отправната точка е отново изборът на платежен шлюз. Това са междинните служби за оторизиране на плащанията.

След това се създава търговски акаунт, който да приема средствата от реализирани плащания, свързан с избрания платежен шлюз и твоята банка. Преди връзката между терминала, шлюза и акаунта да бъде установена, се въвеждат уникални идентификатори, ключове за API и пр.

Тук се подбират и валутите, които да бъдат поддържани. Често няма нужда от конкретен подбор, тъй като по подразбиране терминалите биват настройвани да работят с активните национални и международни валути.

Платформата за създаване на онлайн магазини NEXT BASKET предлага различни видове интеграции на методи за разплащане, с което лесно получаваш възможност да приемаш онлайн плащания.

Тестване и валидиране на функционалността

Когато се тества функционалността на виртуалния ПОС терминал, има възможност за установяване на неизправности с хардуера или софтуера, свързващ крайните точки.

Проверяват се връзките между различните терминали, сървъри и бази данни, за да се потвърди, че всички зададени настройки функционират правилно. Този етап на тестване идва преди същинското тестване на транзакции.

По време на тези тестове се използват тестови карти и акаунти без реални транзакции, за да се потвърди, че устройството успява да разпознае платежния метод.

Валидирането потвърждава, че виртуалният ПОС терминал отговаря на всички изисквания и спецификации, както и че функционира коректно в реална среда. Крайното одобрение идва едва след отстраняването на неизправности и повторно тестване.

Тестови транзакции и платежни процеси

Преди пълноценно въвеждане в експлоатация се правят тестови транзакции за проследяване на платежните процеси от начало до край. На този етап от процеса все още има възможност да се открият грешки, които да трябва да бъдат отстранени.

Първо се подготвя тестовата среда. Това става посредством работа в реално време с твоя доставчик на ПОС терминали или с банката ти.

Извършват се симулации на транзакции, без обаче да се употребяват пари в оборот. За целта се използват предварително зададени парични стойности, които са единствено предвидени да помогнат с проверката. Прави се тестови акаунт за тестово плащане с определени видове платежни методи в различни валути.

Резултатите се анализират, за да се установи дали бързината на транзакциите отговаря на изискванията, дали съобщението за грешка при неуспешни транзакции излиза както трябва, както и цялостния отклик на системата в различни ситуации.

След това се прави проверка от страна на партньорите като банки и платежни шлюзове дали транзакцията се обработва и отчита успешно правилно във всички системи. При възникване на непредвидени проблеми те се коригират чрез актуализация или техническа намеса.

Обратната връзка от екипа по време на тестовия период позволява да се съберат мнения и да се направят подобрения, които да са подходящи за твоя конкретен бизнес.

Накрая се правят финални корекции и тестове, преди да започне да се използва ПОС терминалът за обслужване на клиенти в онлайн магазина ти.

Мониторинг и поддръжка

Дори и след успешното въвеждане в експлоатация трябва да следиш за всяка транзакция дали минава успешно, какво е времето за отговор и т.н.

Внедряването на система за аларми и известия, която автоматично уведомява отговорните лица при откриване на проблеми или необичайно поведение в системата е полезен метод.

Обучението на персонала спомага за това да има екип от хора, които може да реагира, когато възникне проблем. Освен работа с виртуалния ПОС терминал персоналът може да знае и какви стъпки да предприеме, ако се налага бързо отреагиране на спешна ситуация.

Актуализации и ъпгрейди

Редовните актуализации са важни за поддържането на най-новата версия на системата. Така се коригират бъгове, подобряват се функционалности и се укрепва системната сигурност.

Разработването на план за актуализации е добро начало. Постоянното обслужване на клиенти няма как да бъде прекъсвано всяка седмица за дълги периоди от време, дори и да има по-актуални версии, но и прекалено рядкото обновяване не е за предпочитане.

Добре е да се правят тестове на новите версии на софтуера в контролирана среда, в случай че изникнат непредвидени проблеми. По този начин можеш да подготвиш новата версия и да замениш старата, когато не очакваш да има технически затруднения.

Периодичното създаване на резервни копия (бекъп) на конфигурацията и данните на терминала също е от полза. Това дава доза спокойствие в редките моменти, когато системата се срине поради проблеми с една от всичките точки на комуникация при обработката на транзакция.

Ъпгрейдите на хардуера също не бива да се пренебрегват. В зависимост от доставчика на ПОС терминала съществуват варианти, в които можеш да подпишеш и договор за безплатни ъпгрейди с най-новата техника на всеки няколко години.

В края на краищата от значение е да се предоставя удобство за клиентите.
Наличието на виртуален ПОС терминал ти позволява да правиш това, като улесняваш начина, по който се извършват транзакциите. А когато работиш с и доверен доставчик, знаеш, че дори да имаш проблем, бързо ще получиш решение.

Често Задавани Въпроси

Как да избера подходящ доставчик на виртуален ПОС терминал?

Разгледай различните доставчици, техните условия, такси и функционалностите, които предлагат.

Как да конфигурирам виртуалния ПОС терминал след инсталация?

Следвай стъпките, предоставени от доставчика, или се допитай до техническо лице. При работа с NEXT BASKET инсталирането и конфигурацията са безплатни.