Използване на складов софтуер в електронната търговия

Електронната търговия продължава да се разраства и за да се справят с конкуренцията, онлайн бизнесите търсят нови начини да автоматизират и оптимизират съхранението и обработката на стоките си. 

Разрастването на онлайн търговията налага разширяване на складовите пространства и управлението на складовете, чрез модерни складови процеси и вградени складови програми в е-магазина.

В тази статия ще разбереш какви функции извършва един складов софтуер и как тези функции оптимизират складовите процеси.

Какво представлява складовият софтуер и какви функции изпълнява

Складовият софтуер е търговски софтуер, който помага на една фирма да наблюдава движението на стоките от момента, в който влязат в склада до момента на тяхното напускане. Това ти дава възможност да контролираш процесите в склада и да намалиш риска от допускане на човешки грешки.

Използването на складова програма е ключов компонент при създаване на ефективна верига за доставки, защото ти дава възможност да наблюдаваш в реално време целия стоков инвентар на фирмата.

Едно от предимствата на складовия софтуер е, че може да служи като складов и счетоводен софтуер, тъй като съдържа данните нужни за счетоводство на онлайн магазин. Програмата може да извежда консолидиран отчет във формата на CSV файл, който е удобен за работа и съхранение.

Роля на складовия софтуер в електронната търговия

Тук ще разгледаме подробно основните функции на една складова програма за онлайн магазин и тяхната роля при управлението на онлайн магазини и търговски обекти.

Проследяване на всички продажби и покупки в реално време

При получаването на нова стока, тя трябва да бъде отразена в складовия софтуер. Така ще можеш да обновяваш статуса на различните артикули автоматично, което ти дава точна представа за състоянието на поръчките.

Автоматичното актуализиране на данните не само улеснява управлението на складове, но и гарантира по-качествено обслужване на клиентите. 

Почти всеки складов и производствен софтуер ти позволява да свържеш базата си данни с програма за проследяване на поръчките, която автоматично да изпраща на клиента информация за прогреса на доставката.

Мониторинг и управление на финансите

Един счетоводен и складов софтуер може да извежда стокови разписки, както и отчети за приходи и разходи. Използвайки тази информация, счетоводителите могат да проследяват финансовите потоци и да изготвят нужната данъчна документация. 

Така се информира финансовото управление на бизнеса и се осигурява прозрачност и точност при разпределението на бюджет и оптимизацията на процесите и производството.

Обикновено, софтуерът дава възможност за създаване на дигитални и физически фактури.

Мониторинг и управление на наличностите

Основната функция на всеки онлайн складов софтуер е улесненото управление на складови наличности. 

Това включва точното актуализиране и следене на на количества и цени на продуктите в реално време, включително тези на склад и тези, които са в процес на доставяне. Тази система функционира с помощта на AIDC технология, като баркодове или RFID.

Тази информация може да бъде изведена под формата на електронна таблица или CSV файл, с цел извършване на одити и системни проверки или инвентаризации. Използвайки тези данни, фирмата може да нагласи наличностите и разходите си спрямо клиентското търсене.

Типичният софтуер за управление на наличностите позволява сортирането на стоки според срок на годност за да можеш да намалиш разходите от износени или развалени артикули. Ако това се случи обаче, функционалността на програмата може да улесни изготвянето на документи за данъчни облекчения.

Анализ и контрол

Всяко движение и изменение в наличностите бива регистрирано складовия софтуер и може да бъде изведено във формата на отчети, диаграми, графики и визуални презентации. 

Това дава възможност за работа с данни, разкриващи тенденции в продажбите и предпочитания на клиентите. Съответно, запасите могат да бъдат регулирани, което е отличен подход за превенцията на загуби.

От друга страна, аналитичните данни могат да бъдат полезни при съставянето на прогнози и предвиждане на стоки, които имат потенциал за успех в бъдещето.

Информирани бизнес процеси и решения

Същевременно, данните могат да отразят продуктивността и ефективността текущите процеси за складово управление. Ако, например, се наблюдава загуба на стока при транзит, аналитичните данни могат да ти помогнат да разкриеш източника на проблема. 

Складовият софтуер за магазин може да е източник на ключови открития, които ще ти помогнат да оптимизираш процесите и потока на работа в склада и извън него.

Как се интегрира складова програма в онлайн магазин

Съществуват различни видове складови програми и всяка от тях се интегрира към магазина ти по различен начин. 

Тук ще разгледаме типовете софтуери – какво представляват и как се различават в тяхното въвеждане към съществуващ електронен бизнес.

Самостоятелен складов софтуер

Този вид софтуер се инсталира на терен и фирмата използва собствен хардуер. Съответно, сигурността на данните е много висока, но опциите за персонализация са по-скъпи.

Самостоятелният софтуер е на по-висока продажна цена, но след като се закупи веднъж, фирмата я притежава завинаги и позволява обработката на неограничен брой поръчки. Това също значи, че инсталирането на нова версия на програмата се извършва ръчно.

За да се интегрира този вид складов софтуер, той трябва да поддържа API, който може да се свърже с базата данни на онлайн магазина. Така информацията се обновява в реално време и в двете платформи;

Складов софтуер в облак

Още известни като SaaS складови софтуери, тези програми са много по-достъпни и могат да бъдат активирани значително по-бързо. Обикновено, те са по-гъвкави, подлежащи на персонализация и предлагат обслужване на клиенти.

Тъй като тази програма се използва в облак, защитата на данните ти е отговорност на разработчиците на софтуера. Затова се препоръчва да се провеждат системни запазвания на данни.

Инсталацията обикновено е проста и може да бъде извършена от създателите на самия софтуер, стига магазинът ти да разполага с отворен API. Може да създадеш собствени автоматизирани процеси чрез потребителския интерфейс.

Една от ползите на SaaS решенията е, че можеш да обновяваш версията на програмата автоматично за да бъдеш в течение с иновативните складови практики.

Интегриран складов софтуер (ERP, SCM)

Складовият софтуер често представлява модул от вече съществуваща програма. Например, една ERP система (Enterprise Resource Planning) обикновено разполага с интегриран складов софтуер.

Предимството тук е, че складовият софтуер може да се свърже с други припокриващи се системи. Това могат да бъдат счетоводния модул, BI (Business Intelligence) модул, логистичен модул и модулите за управление на връзката с клиенти.

Ако въвеждаш ERP система към своя онлайн магазин, увери се, че тя е съвместима с платформата, която използваш за своя магазин. Тъй като ERP системите могат да представляват значителна инвестиция, повечето ERP фирми ще ти помогнат с инсталацията. Важно е да осигуриш достъп до API, както и да синхронизираш различните модули и нужната информация, като инвентар, продуктова информация, поръчки, детайли за доставка и други.

Обновявай всички промени във вътрешната база данни възможно най-скоро, тъй като всяка грешка ще бъде отразена не само в складовата програма, но и във всички свързани модули.

Всеки складов софтуер изисква достъп до API. Освен това, за да можеш да отразяваш приемането и изпращането на стока в програмата, трябва да установиш система за принтиране на баркодове с цел автоматизиране на инвентаризацията. 

Основните методи за маркиране на баркодове са RFID (Radio-Frequency Identification) и IoT (Internet-of-Things)

Ползи за бизнеса от използване на складова програма

Ефективната дигитална система за управление на склад е ключова за всеки онлайн бизнес със физически стоки. 

Ето и някои от ползите при използване на складова програма:

• Видимост на инвентара в реално време: Чрез използването на баркодове, RFID или други маркировъчни методи, складовите програми ти дават синтезиран поглед над текущите наличности, независимо от статуса и локацията на активните поръчки. С тази информация можеш да изграждаш стратегии и прогнози.
  
• Намалени загуби и разходи: Ако продаваш нетрайни стоки и ги въведеш в програмата, можеш да разбереш точно кои артикули трябва да бъдат рекламирани и изпратени първо за да се намалят загубите от развалени стоки. Програмата също ти позволява да позиционираш стоките си в правилните складове за да намалиш разходите и времето за транспорт.
  
• Подобрена ефикасност на процесите: Складовият софтуер автоматизира и оптимизира процесите и потоците на работа, като ти намалява риска от допускане на човешки грешки. Това ти позволява да поемаш по-голям обем поръчки и да дава информация, с която можеш да изграждаш стратегии за развитие на бизнеса на по-мащабно ниво.
  
• По-добра комуникация с партньори и клиенти: Ясната представа за състоянието на стоката води до по-бързи доставки и прозрачност при отговарянето на заявки – клиентски или тези на твоите бизнес партньори.
  
• Подобрено управление на труда: Софтуерът ти помага да създаваш прогнози спрямо търсенето на дадени продукти, като така можеш да изготвяш точно графици и да оптимизираш организацията на склада. Съответно, складовите ти служители ще бъда по-ориентирани и продуктивни.

Използването на дигитални инструменти е задължително във високо конкурентната среда на онлайн търговията. Складовият софтуер е отличен пример за система, която може значително да намали разходите ти, докато същевременно ти позволи да подобриш клиентското преживяване.