12 ползи от използването на ERP програма за бизнеса

Системите за ERP (Enterprise Resource Planning) представляват софтуер, който помага за оптимизиране и автоматизиране на бизнес процесите на едно предприятие.

Основната цел на тази статия е да разясни ползите, които ERP програмите дават, както в областта на електронната търговия, така и в общ план.

Същевременно обаче ще засегнем и някои от причините за внедряване на различните видове ERP решения и как те работят.

Освен това ще споменем и как внедряването на ERP може да намали разходите, да подобри управлението на инвентара, да повиши ефективността на клиентското обслужване и контрола на всички бизнес процеси на предприятието. 

Накрая ще посочим кога е подходящо да се внедри ERP системата и как да избереш правилната ERP програма за твоя бизнес.

ERP – решение за малки, средни и големи предприятия

Независимо от размера на фирмата, ERP дава възможност за управление на бизнеса чрез планиране на ресурсите в реално време и достигането до решения за гладкото изпълнение на съответните бизнес стратегии.

С помощта на тази система можеш да разчиташ на софтуерно решение с широк обхват, което да бъде адаптивно към постоянните промени в един растящ онлайн магазин.

В зависимост от нуждите на бизнеса ти можеш да се възползваш от високото ниво на персонализация на всеки аспект от избраната ERP програма:

• Малките предприятия обикновено имат нужда от базова функционалност като управление на инвентара, финансите и продажбите.

• Средните предприятия разчитат на по-сложни и гъвкави решения като управление на процесите за производителност, веригата за доставки и взаимоотношенията с клиентите (англ. CRM – Customer Relationship Management).

• Големите предприятия имат още по-голям мащаб на работа и изискват стабилна поддръжка на всички отдели, както и здрав контрол над непрестанния обмен на информация за успешно управление на бизнес процесите.

Какви са ползите от ERP програмата за бизнеса?

В рамките на един бизнес могат да се намерят много дупки за запълване, особено, когато предприятието започне да се разраства.

ERP програмата дава възможност да се запазят ключовите елементи, да се премахнат ненужните и да се добавят нови полезни такива, за да може компанията да функционира на пълни обороти.

Нека разгледаме какви ползи от внедряване на ERP система може да имаш за твоя електронен магазин.

Намаляване на разходите

Оперативните и административните разходи в организацията могат да спаднат драстично след интеграцията например на SAP ERP програма, чрез която да се автоматизират рутинни задачи и процеси, които иначе биха се извършвали от служителите.

По този начин ресурсите се разпределят по-добре и се спестява от стойността на работната ръка. Освен това, така могат да се избегнат дублиращи се работни процеси и грешки при работа с данни.

Чрез подробни анализи и отчети пък планирането и контролът на бюджета стават по-лесно изпълними. С тяхна помощ могат много по-бързо, лесно и нагледно да се видят областите на дейност на бизнеса, от които може да се спести.

Впрочем гореспоменатата SAP програма (System Analysis Program Development) е един от най-разпространените видове ERP системи. 

Компанията, носеща същото име е с история, датираща се от 1972 г. насам, като с времето се е наложила в индустрията и днес бива свързвана с висок стандарт и милиони доволни потребители.

Прозрачност, проследимост и контрол

Има и други ползи от ERP система, която позволява централизираното управление на данните. Събраните и сумираните данни от различните отдели дава прозрачност на информацията в организацията, правеща удобен за ръководителите пълния преглед на бизнес операциите.

Потокът на информация в ERP системите прави по-лесно проследими и контролируеми процесите, тъй като в нея се съдържат подробности относно действията и трансакциите.

Това на свой ред пък прави по-леко преминаването на проверка, защото се следи дали всички регулации биват спазвани.

Прецизност в планиране на процесите

Поради функцията за автоматизиране на процесите ERP програмите предоставят благоприятни условия за планиране с разбирането, че системата може да бъде персонализирана според нуждите на бизнеса. Редица инструменти с различни предназначения са от полза при вземането на внимателно обмислени решения относно пътя на компанията.

Някои от особеностите на ERP програмите са, че те позволяват управлението на производствените цикли, подбирането къде да отиват ресурсите и поддръжката на оптимални нива на запаси. За това помагат инструменти като MRP (англ. Manufacture Resource Planning).

ERP системите са и много точни в предоставянето на информация в реално време за продажбите и за всички други значими параметри, които могат да бъдат зададени.

Когато се налага да се задават количества и задачи при производството, това става с употребата на инструменти като PP (англ. Production Planning).

Подобрено управление на инвентара

Вече няколко пъти споменахме как ERP системите помагат относно управлението на инвентара, но какво точно значи това? Всъщност, това се изразява в няколко неща, но най-вече автоматизацията с модули за управление на материалите – MM (англ. Materials Management).

Машинното следене и обновяване на инвентара най-вероятно ще предотврати повечето видове грешки, особено тези при ръчно въвеждане на данни.

След настройка отчитането на запасите, контрола на разходите за инвентара и поддържането на баланс между наличност и търсене сами ще се “наглеждат”.

Така ситуациите, в които има прекомерни или недостатъчно запаси биха могли по-лесно да бъдат избегнати, а това на свой ред ще доведе до по-качествено информиране и обслужване на клиентите.

Ефективност в клиентското обслужване

Говорейки за обслужването на клиенти, това е следващата полза от използването на ERP програма за бизнеса ти. С интеграцията ѝ се сдобиваш с единна и консолидирана база данни, съдържаща всичко нужно за работа с клиенти.

Можеш да проследяваш поведението на потребителите и предпочитанията на клиентите си с модула за CRM, а с информация оттам можеш да създаваш персонализирани стратегии за обслужване и маркетинг.

Като цяло с ERP система удовлетворението на клиентите може да бъде постигнато без особено затруднение.

Автоматизирано управление на фактури

Целият процес на издаване, изпращане, пренасочване и редакция на фактури може да се автоматизира посредством програма за планиране на ресурсите на предприятието, и по-конкретно – модула AIM (англ. Automated Invoice Management).

Въз основа на поръчките се гарантират фактури автоматично, включвайки данните за продуктите, клиента, адреса на доставка и други. Същевременно, плащанията могат да се проследят в реално време, както и да се актуализират счетоводните записи и настройки.

От една страна, чрез автоматизация на счетоводните отчети има доза сигурност при преразглеждане на разходите и приходите. 

От друга – клиентите също могат да са по-доволни, защото получават достъп до фактурите си почти на момента. А от трета – няма притеснения относно точността на документите и съобразността им с активни законодателски правила и регламенти.

Бързина при обработка и изпълнение на поръчките

Още една полза на ERP системата е подобряването на ефективността на процесите при поръчка и дистрибуция с инструменти като SD (англ. Sales and Distribution). 

Това например могат да бъдат автоматизирани процеси като приемане на поръчки, управление на запасите или доставка в зависимост от продуктите или услугите, които се предлагат в магазина.

Служителите от своя страна могат по-бързо и лесно да реагират и подготвят доставките, когато се изискват допълнителни стъпки.

Възможна е и употребата на складова програма. ERP видовете са много и ако желаеш да научиш повече за тях, можеш да разгледаш статията ни, която навлиза по-дълбоко в темата.

Яснота за представянето на служители и партньори

Вградените инструменти за управление на човешки ресурси, какъвто е HCM (англ. Human Capital Management), правят подробен преглед на бизнес процесите, които служители и партньори извършват. 

Така ясно се вижда и може да се измери продуктивността на всеки член от всички екипи.

Освен за подобряване на работата на персонала и проследяване на отношенията със сътрудничещите организации, в модулите на ERP системите може да бъде предоставяна информация за индивидуалното представяне на всеки служител и да се определя  изпълнението на задачите според предварително зададени критерии.

Анализи, отчети и статистика в реално време

За създаването на детайлни статистики, провеждането на анализи и вписването на отчети има модули като този за бизнес интелигентност – BI (англ. Business Intelligence), и този за финансово счетоводство – FI (англ. Financial Accounting), каквито притежават SAP ERP и Microsoft Dynamics AX.

Няма особена разлика между ERP системите с такива модули, тъй като повечето си имат собствени, но под различни наименования.

Например SAP HANA (англ. High Performance Analytic Appliance) на SAP ERP и Oracle Financials Cloud на Oracle ERP Cloud са бази данни за аналитична информация в реално време.

Съответно те събират информация за маркетинговата и финансовата дейност, което позволява на отделите да разглеждат анализи и отчети без забавяне и да правят нужните промени на момента.

Сигурност и защита на данните

Както може да се предполага, ERP системите се грижат усърдно да осигурят множество защитни слоеве за личните и бизнес данните на своите клиенти. 

Целта на инструмента за контрол на достъпа, базиран на RBAC (англ. Role-Based Access Control)  и на инструмента за кодиране на данни Data Encryption е да позволяват потребителите да боравят с данни в системата според ролята им, като всяка роля има определено ниво на достъп. 

Така не е нужно друго, освен смяна на ролята, за да се даде или изгуби достъп до определена част от базата данни.

Облачните опции за защита като Oracle Data Safe на Oracle ERP Cloud притежават отделни характеристики като автоматично оценяване на рисковете и осигуряване на защита на данните според вида връзка, който е установен към системата.

Компании, избрали такъв вариант, често прибягват до ползването на фирмена техника, тъй като вече тя е предварително свързана към сървърите и се счита за защитена.

Скалируемост на бизнеса

Скалируемостта или мащабируемостта на един бизнес се определя от възможностите му за растеж, които не бива да бъдат ограничавани от техническите инструменти, с които се работи.

Повечето системи са създадени така, че лесно да се адаптират за всякакъв тип бизнес.

За да има достатъчна скалируемост една ERP програма, тя трябва да предлага широк набор от модули и функционалности, които да могат да бъдат задействани, щом настъпи моментът за разширяване на дейността. 

Все пак, никой клиент не би искал да прекъсне или забави бизнеса си заради актуализации или промени в системата.

SAP ERP е създаден да се адаптира лесно, Oracle ERP Cloud разчита на допълнителни модули за целта и мащабът на Microsoft Dynamics AX може да бъде настроен така, че да поддържа още по-голям брой потребители и функционалности.

Улеснена вътрешна колаборация

Организациите с повече служители имат нужда от пространствена платформа, която същевременно да не затлачва комуникацията и съвместната работа.

В днешно време почти всички ERP програми са наясно с това и подпомагат общуването чрез инструменти за оперативни дейности и качествено споделяне на информация и ресурси между отделите.

Алтернативите с повече клиенти, включващи такива функции са SAP ERP Operations на SAP ERP, Oracle Social Network на Oracle ERP Cloud и Microsoft Teams на Microsoft Dynamics AX. 

В България доста често се среща последният вид, който идва заедно с много други удобни инструменти и функционалности, доказали се като ефективни и почти безпроблемни.

Какви са възможностите на ERP програмата в NEXT BASKET?

Партньорите на NEXT BASKET имат различни възможности за внедряване на ERP програма към своя магазин. Без значение дали имаш само физически магазин или притежаваш и електронен, нашите планове ще покрият нуждите ти.

Платформата на NEXT BASKET има и собствено ERP решение, готово за използване със стартирането на е-магазина, включително при създаване на онлайн магазин към физически обект.

Планът ни NB PRO е подходящ за големи търговци в нужда от допълнителни софтуерни преработки към вече съществуващата им ERP система.

В случай, че вече притежаваш онлайн магазин и собствена ERP програма, но търсиш платформа с възможност за поддържане на огромно натоварване, каквото има покрай Черен петък, това е може би най-добрият вариант за теб.

За малките и средно големи електронни търговци можем да осигурим платформа и ERP софтуер, а за физически магазини, които искат да им помогнем с отварянето на онлайн магазин, това е задължително.

Ние ще инсталираме терминалите, които се заплащат еднократно и към тях безплатно ще прибавим POS терминал, фискализиран касов апарат и баркод четец.

Ако искаш да научиш повече, не се притеснявай да отправиш запитване към нашия екип.

Ние няма да сключим партньорство с теб, ако не сме уверени в способностите си да ти помогнем. Въпреки това обаче можем да ти гарантираме, че ще получиш информация, която да ти помогне да се ориентираш.